第一節(jié)  公文處理概述

一、公文處理的概念

公文處理就是對(duì)公文的創(chuàng)制、處理(置)和管理，其基本任務(wù)是及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地創(chuàng)制、傳遞、辦理、管理、處置公文。

二、公文處理活動(dòng)的地位

公文處理是公務(wù)活動(dòng)的組成部分，在公務(wù)活動(dòng)中占有重要地位。表現(xiàn)為：公文處理是機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)管理職能的必要條件；公文處理是國(guó)家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

三、公文處理的基本原則

公文處理是一項(xiàng)有著特定功用、特定方法程序、特定內(nèi)容與形式的活動(dòng)，為保證這項(xiàng)活動(dòng)有序有效，必須順應(yīng)其內(nèi)在的特殊規(guī)律，遵循下列原則：法制原則，實(shí)事求是原則，全面質(zhì)量原則，時(shí)效原則，集中統(tǒng)一原則，黨政分工原則，保密原則，簡(jiǎn)化原則。

第二節(jié)  公文收文處理程序與方法

一、收文處理的一般過程

收文處理是指對(duì)來自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)。收文處理的一般程序?yàn)椋汗暮炇?、公文登記、審核、分辦、公文摘編、擬辦、批辦、承辦、注辦、組織傳閱、催辦。上述環(huán)節(jié)完成后，進(jìn)入辦畢公文的處置階段。

上述環(huán)節(jié)，也可按辦理與管理兩個(gè)基本性質(zhì)，分為收文辦理與收文管理兩大類活動(dòng)。前者包括：擬辦、批辦、承辦、注辦；后者包括：簽收、登記、審核、分辦、公文摘編、組織傳閱、催辦。

二、收文辦理活動(dòng)的方法要點(diǎn)

(一)擬辦

擬辦是由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員對(duì)公文進(jìn)行閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(guān)(部門)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪。擬辦實(shí)為一項(xiàng)輔助決策活動(dòng)，目的在于為決策活動(dòng)提供可選擇的方案。并非所有公文都需經(jīng)過擬辦，擬辦公文時(shí)應(yīng)注意：

1．認(rèn)真研讀公文，真正弄清對(duì)方的意圖、問題的性質(zhì)與實(shí)際狀況。

2．意見要簡(jiǎn)明、具體、得體，擬辦意見是一種請(qǐng)示或建議，語氣應(yīng)與這種性質(zhì)保持一致。

3．同時(shí)提出兩個(gè)以上方案時(shí)，應(yīng)將傾向性意見放在前面。

4．意見應(yīng)工整、清晰地寫在《文件處理單》相應(yīng)的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期。

5．當(dāng)公文所涉及的問題較易處理，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)采納方案有把握時(shí)也可直接草擬復(fù)文稿供審核定奪，以加速辦理過程。

(二)批辦

批辦是由法定責(zé)任者履行法定的事務(wù)處置權(quán)的決策性活動(dòng)，它規(guī)定了對(duì)公文的處置方法、程序、具體承辦責(zé)任、承辦原則與要求等，對(duì)公文效用的實(shí)現(xiàn)具有決定性影響。批辦公文時(shí)應(yīng)注意：

1．不得越權(quán)批辦。

2．嚴(yán)格控制批辦范圍。

3．批辦意見須明確、肯定、具體、前后一致、切實(shí)可行。

4．采取有效措施監(jiān)督批辦意見的執(zhí)行結(jié)果。

5．如果自己無權(quán)或無法處置的，可將批辦改為擬辦，供上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者定奪。

6．將批辦意見工整、清晰地寫在《文件處理單》有關(guān)欄目?jī)?nèi)，并簽注批辦人姓名及年、月、日。

(三)承辦

承辦是有關(guān)人員按批辦意見具體承接處置公文所針對(duì)的事務(wù)和問題，由于公文只有經(jīng)過承辦才能產(chǎn)生切實(shí)的效用，因此，它是收文辦理中的中心環(huán)節(jié)。承辦公文時(shí)應(yīng)注意：

1．熟悉有關(guān)法律、法規(guī)、方針政策和上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)公文，熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的業(yè)務(wù)，明確領(lǐng)導(dǎo)者的意圖。

2．深入實(shí)際，調(diào)查研究。

3．加強(qiáng)協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方關(guān)系。

4．有效運(yùn)用各種承辦方式。

5．分清主次，分清緩急。

6．各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極參與承辦工作。

7．注意對(duì)承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。

(四)注辦

注辦是由承辦人隨手簽注公文承辦情況，以備待查。