一、經(jīng)理會(huì)議的基本特點(diǎn)

１。經(jīng)理會(huì)議就是具有經(jīng)理身份的人研究和決定企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理事宜的會(huì)議。

２。落實(shí)董事會(huì)已確定的企業(yè)目標(biāo)和方針，并通過具體的管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)體現(xiàn)出來。

３。經(jīng)理會(huì)議受董事會(huì)議的控制，在不違背董事會(huì)所確定的目標(biāo)和原則的前提下，有權(quán)決定和處理企業(yè)管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所遇到的一切問題。

４。一般由負(fù)責(zé)全面工作的經(jīng)理以例會(huì)的形式召集。也可由任何一名經(jīng)理或部門領(lǐng)導(dǎo)提議召開，研究決定公司的重要決策、工作部署、上報(bào)文件等重要工作。

二、需要注意的問題

與部門會(huì)議不同，經(jīng)理會(huì)議的參加者是各個(gè)部門的經(jīng)理，會(huì)議的內(nèi)容往往是討論、研究企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理方面的事務(wù)，是比部門會(huì)議高一個(gè)層次的會(huì)議，因此，提高經(jīng)理會(huì)議的效率就更為重要。實(shí)際上，在前面“如何提高部門會(huì)議的效率”中提到的一些問題，如：會(huì)議時(shí)間的選擇，會(huì)議沖突的化解等同樣適用于提高經(jīng)理會(huì)議的效率。當(dāng)然，會(huì)議的參加者不同，會(huì)議的內(nèi)容不同，提高會(huì)議效率的方法也就不同。

會(huì)前

會(huì)議的坐次：圓桌會(huì)議是解決問題并能讓所有人享有均等與會(huì)權(quán)利的最佳方式。所以，如果有可能，可以考慮采用圓桌方式。

如果參加會(huì)議的人較多（約9人～20人），可以使用u字形桌，這樣最方便與會(huì)者溝通。 對(duì)于不得不使用長(zhǎng)方形桌開會(huì)的人而言，主席最好坐在較長(zhǎng)一邊中間的位置。這樣使得主席能接觸到較多的人，也可使討論重心集中。要巧妙地控制“好發(fā)言者”的說話時(shí)間，可讓他們坐在主席兩側(cè)。讓他們有較少的機(jī)會(huì)直視主席，可以減少其發(fā)言時(shí)間，增加其他人的發(fā)言機(jī)會(huì)。主席也有機(jī)會(huì)多注意其他發(fā)言者。

２。開場(chǎng)白的準(zhǔn)備

好的開場(chǎng)白可以使會(huì)議很快步入軌道，是會(huì)議成功的基石。所以會(huì)議主席應(yīng)在開會(huì)之前準(zhǔn)備一個(gè)好的開場(chǎng)白。經(jīng)理會(huì)議通常要就某些問題進(jìn)行討論，開場(chǎng)白應(yīng)點(diǎn)明主題，主席可以根據(jù)下面的小知識(shí)來檢查自己所設(shè)計(jì)的開場(chǎng)白。

３。主席的開場(chǎng)白

（１）清楚地將問題、討論的目的與步驟向與會(huì)者陳述。

（２）為與會(huì)者提供下列資料。a．問題產(chǎn)生的背景因素；b．目前的情況；c.一般所認(rèn)為的起因；d．問題若無法解決則可能產(chǎn)生的后遺癥；

（３）尋求應(yīng)對(duì)之策的難處。a．問題所觸及的范圍；b．已知的難處；c．應(yīng)對(duì)之策所應(yīng)符合的標(biāo)準(zhǔn)（金錢、時(shí)間、資源、政策等）。

（４）指定會(huì)議記錄人。

（５）征求對(duì)議程安排的相關(guān)意見，使與會(huì)者對(duì)會(huì)議進(jìn)程無異議。

４。會(huì)議議程設(shè)計(jì)

好的會(huì)議議程設(shè)計(jì)有助于討論上軌道，也就是能在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)討論相關(guān)議案細(xì)節(jié)。同時(shí)，好的議程設(shè)計(jì)可以避免討論離題，系統(tǒng)地幫助與會(huì)者一步步達(dá)到目標(biāo)。

設(shè)計(jì)安排會(huì)議程首先要明確此次會(huì)議有多少個(gè)議題。如果是多個(gè)議題，要明確議題之間的相互關(guān)系，每個(gè)議題準(zhǔn)備通過哪幾個(gè)議程來實(shí)現(xiàn)；各議題在議程安排上是否有交叉重疊；各議程之間的轉(zhuǎn)換和銜接等。

總之，主席在開會(huì)之前，應(yīng)做好會(huì)議的議程設(shè)計(jì)，并在開會(huì)之初向與會(huì)者闡明，征求與會(huì)者意見，使與會(huì)者對(duì)會(huì)議議程無異議。

會(huì)中

除了在部門會(huì)議中提到的“扮黑臉”者的重要性及意見沖突的化解外，在經(jīng)理會(huì)議中還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

１。發(fā)言時(shí)間的分配

研究表明，造成小型會(huì)議溝通不良的關(guān)鍵，在于時(shí)間分配不當(dāng)。相反，效率較高的會(huì)議在時(shí)間分配上也較為均衡。

由于經(jīng)理會(huì)議是由各個(gè)部門的經(jīng)理參加，人數(shù)相對(duì)來說不是很多，所以下面給出一個(gè)理想的6人會(huì)議的發(fā)言時(shí)間分配比例，以供參考。

主席——25％；

會(huì)議記錄員——15％；

v成員甲——15％；

成員乙——15％；

成員丙——15％；

成員丁——15％。

２。會(huì)議進(jìn)度的掌握

會(huì)議進(jìn)度的掌握，向來被認(rèn)為是主席的重大責(zé)任。如果會(huì)議進(jìn)度掌握不好，則會(huì)議很難達(dá)到其預(yù)定目標(biāo)，會(huì)議也就很難起到其應(yīng)有的作用。如何有效地控制會(huì)議的進(jìn)度呢？

（１）控制發(fā)言時(shí)間。

有太多的“饒舌者”可能會(huì)使討論超過預(yù)定時(shí)間。這些人話雖多，內(nèi)容卻可能無關(guān)緊要或無重點(diǎn)。主席應(yīng)觀察哪些人有這種毛病，在請(qǐng)其發(fā)言時(shí)，要求盡可能簡(jiǎn)短扼要。

發(fā)言者如重復(fù)已經(jīng)說過的話，主席適當(dāng)提醒或制止，因?yàn)闀r(shí)間控制不當(dāng)，會(huì)降低會(huì)議效率。

（２）在會(huì)中盡量減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯與討論。

（３）可以采取有聲互動(dòng)法和無聲互動(dòng)法控制會(huì)議進(jìn)程。

有聲互動(dòng)法：

某些暗示性的話語或聲調(diào)，可以鼓勵(lì)發(fā)言者繼續(xù)發(fā)言或暗示其該閉嘴了。通常面帶微笑地說：“嗯”、“對(duì)！我了解”、“不錯(cuò)！繼續(xù)講”都是對(duì)發(fā)言者的正面回應(yīng)。相反，如果面無表情地?fù)u頭，或是說：“哦！是這樣嗎？”就暗示發(fā)言者應(yīng)該停下來，思考一下其論點(diǎn)。以上這些暗示性的話可以幫助主席巧妙地控制與會(huì)者的發(fā)言時(shí)間及內(nèi)容。

無聲互動(dòng)法：

無聲互動(dòng)也是掌握會(huì)議進(jìn)程的一種方法。主要包括：點(diǎn)頭、轉(zhuǎn)移視線、微笑、以目光暗示“繼續(xù)講”或“該閉嘴了”。

其他肢體動(dòng)作有：以手敲桌，暗示“說得好！”或“然后呢？” 而改變坐姿或蹺腿則可用以暗示“快失去耐心了”以及感到挫折。

適度地運(yùn)用無聲暗示法，對(duì)會(huì)議控制有顯著的功效。

３。結(jié)束會(huì)議

許多會(huì)議常常超過原定的結(jié)束時(shí)間，而在與會(huì)者不得不離席的情況下，才草草結(jié)束，這實(shí)際上降低了會(huì)議的效率。因此，我們應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（１）預(yù)留出足夠的時(shí)間做結(jié)語。

一般來說，1小時(shí)的會(huì)議結(jié)語時(shí)間約為5分鐘～7分鐘，用以歸納總結(jié)以達(dá)成的共識(shí)及哪些議題可以留待下次討論。之所以結(jié)語時(shí)間很重要，是要避免與會(huì)者忘記已討論的事項(xiàng)，使會(huì)議前功盡棄。

（２）準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議。

如果每次主席都能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議，久而久之，與會(huì)者自然能在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成討論的議案。

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