會議接待的各項工作
來源:易賢網(wǎng) 閱讀:708 次 日期:2014-12-25 13:32:00
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【一】前期工作

1、會場預約

專人協(xié)助您的實地考察工作。吃、住、行、游、購、娛。根據(jù)要求預定酒店,會議(會展)場地。車輛等。我們將根據(jù)您的需要,為您具體分析各種情況做出最完美的策劃;我們將根據(jù)會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求,為您確定具體舉辦地點,我們將根據(jù)會議的具體情況,確定是否將會議劃分為幾個分會場,選擇分會場的地點,并提前為您預約。

2、負責會場的布局,設備安裝調(diào)試

我們將根據(jù)會議的具體情況,為您設計并安排會場的布局,細致周到地設計好所有的細節(jié);我們將根據(jù)您的需要,為你你提供會議所需要的所有設備,并提前安放在指定位置;我們將根據(jù)您的需要,提前為您調(diào)試好設備,確保會議的順利進行。

3、印刷材料的設計制作

我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產(chǎn)一條龍服務;我們將根據(jù)會議的具體需求,設計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷;我們將根據(jù)您的需要,提前把印刷品送到會場或指定位置。

4、準備會務用品:

代表證、會徽、紀念品等。

5、提供公關(guān)禮儀、文秘、翻譯服務,代租會務所需設備。

6、及時準確提供機票、火車票、酒店信息。

7、代訂會議所需的音響、燈光、攝影等設備。

8、提供平面立體、vi設計。

【二】會前準備

1、接站:

我們將根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員,把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。我們?yōu)槟鷾蕚涞能囕v每個座位都有保險。

a、提供優(yōu)秀導游協(xié)助會務組舉牌機場接站。

b、提供接、送機(站)時所需的各類型豪華空調(diào)車。

2、營造氣氛

a、酒店大堂內(nèi)歡迎水牌,門外或會場橫幅等;會議(會展)場所的布置:歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設備測試等。

b、彩旗、氫氣造型氣球、歌舞表演等。

3、報道

a、酒店大堂內(nèi)免費提供簽到臺(桌)及提示牌;

b、專職人員協(xié)助會務組負責簽到、分房、等有關(guān)事宜;安客戶需要安排接送與會賓客,協(xié)助會務組辦理賓客簽到等工作。

4、會場服務

a、根據(jù)會務組要求,策劃、制作會場背景;

b、根據(jù)會務組要求,專職人員負責會場的桌、椅擺放,負責與酒店方協(xié)調(diào)會場茶水、紙、筆供應及燈光、音響設備調(diào)試情況等。

5、禮品制作

向會務組人員介紹黑龍江的特色紀念品,并陪同選購或根據(jù)會務組要求制作會議紀念品。

6、返程票務

a、會議報道期間提供專職票務人員負責返程票務登記;

b、代訂哈爾濱飛往全國各地的最優(yōu)惠折扣機票。

【三】會中服務

1、提供專業(yè)外語翻譯,攝像、禮儀公關(guān)和文秘服務。

2、免費提供經(jīng)驗豐富的接待人員全天協(xié)助會務工作。

3、會議期間可為vip客人提供特殊照顧和服務。

4、向參會人員提供全市范圍內(nèi)機場、火車站接送服務。

5、提供會議期間以及后勤保障工作和外圍的協(xié)調(diào)服務。

6、參會者的餐飲:我們將根據(jù)參會人員的喜好,為您預定各種形式的參會:西餐、中餐、

自助餐、宴會等等;我們將根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻飯店的地點,為您推薦不同的用餐地點。

【四】會后旅游考察服務

一次成功的旅行考察在整個會議中的效果又豈止點睛之筆,除了跟您和您的朋友一個放松和調(diào)節(jié)的時間,而在這良好和熱烈的氛圍下,有怎能不再結(jié)識多一些朋友、給您的事業(yè)創(chuàng)造新的機遇和意想不到的驚喜呢。只要您提出,我們就為您貼身打造合適的線路和報價。景點景區(qū)、旅游空調(diào)用車、旅游保險、優(yōu)秀會議導游服務,一應俱全。

【五】會后總結(jié)

1、對參會代表的會后旅游考察工作進行合理安排。

2、協(xié)助會議人員處理會后事宜,進行會議期間的工作總結(jié)。

【六】會議及會展的預算

1、交通費用

交通費用可以細分為:

(1)、出發(fā)地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

2、會議室/廳費用

具體可細分為:

(1)、會議場地租金——通常而言,場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術(shù)支持與維護費用。值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通??上?qū)I(yè)的會議服務公司咨詢,以便獲得最適宜的性價比),否則可能影響會議的進行。另外,這些會議設施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求,可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時性質(zhì),如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話,其成本費用可能比市場行價要高,如果讓專業(yè)會議服務商代理,將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持。

對于這些單項服務支持,主辦方應盡可能細化各項要求,并單獨簽訂服務協(xié)議。

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格,而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言,住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關(guān)外,還與客房內(nèi)開放的服務項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務是否開放有關(guān)。會議主辦方應明確酒店應當關(guān)閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐,當然也可以采取圍桌式就餐,費用按人數(shù)計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備,所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15%,否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預定人數(shù)收取費用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數(shù)預算——自助餐形式,按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數(shù)量的服務費用。((3)、酒水及服務費

通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數(shù)預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能需要而外的預算。通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會/舞會

事實上,聯(lián)誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜,宴會只要設定好餐標與規(guī)模,預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節(jié)目支持,其預算可能需要比較長的時間確認。

5、視聽設備

除非在室外進行,否則視聽設備的費用通??梢院雎?。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括:

●設備本身的租賃費用,通常按天計算

●設備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用,可讓會展服務商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理

c、演員及節(jié)目

通??梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。

d、其他——點心、水果及調(diào)制色酒

6、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃,通??梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

那么,展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢?

展覽預算與會議預算有相同的地方,也有不同的地方——

相同的地方:住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。

不同的地方:展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。

展覽場地租賃:如果展覽在固定的展覽場地進行,那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mx3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設備可供租賃:展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。

如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等),那么場地租賃的預算就很難預測了——通常面議,按日計算,價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關(guān)。

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