一、部門會(huì)議的基本特點(diǎn)

1。部門會(huì)議是公司或企業(yè)各個(gè)部門內(nèi)部召開的會(huì)議

2。通常是由部門主管召集，由部門的成員參加，有時(shí)邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)列席

3。會(huì)議的內(nèi)容多是總結(jié)上一階段本部門的工作，并圍繞整個(gè)公司的規(guī)劃與總體計(jì)劃對(duì)下一階段的工作進(jìn)行安排

二、如何提高部門會(huì)議的效率

1。會(huì)前

確定會(huì)議的目的并盡早告知參會(huì)人員。讓參會(huì)人員盡早知道會(huì)議目的，使其對(duì)會(huì)議所要討論的內(nèi)容有所準(zhǔn)備，可以提高會(huì)議的有效性。選擇合適的開會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)會(huì)起到意想不到的作用。

會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)的恰當(dāng)選擇往往是常被忽視的一個(gè)前置作業(yè)，會(huì)議召集人不能隨意制定一個(gè)開會(huì)的時(shí)間與地點(diǎn)，就要與所有的人配合，否則，“因故不能出席”的理由就會(huì)接踵而來。

選擇合適的會(huì)議方式也是提高會(huì)議成效的手段。部門會(huì)議采取的會(huì)議方式通常是集思廣益式會(huì)議。這是最常見的一種會(huì)議方式。

2。會(huì)中

一個(gè)好的開場(chǎng)白，往往不僅有畫龍點(diǎn)睛的作用，也能引發(fā)討論，也可以說是成功會(huì)議的基石。開場(chǎng)白是一段系統(tǒng)、簡潔、審慎、有明確宗旨的3分鐘～5分鐘的講話。其內(nèi)容應(yīng)包括開會(huì)目的、已知的重要資料及其議事方式。

好的開場(chǎng)白應(yīng)符合的條件：

（1）讓與會(huì)者清楚地知道開會(huì)的目的及程序。

（2）讓與會(huì)者知道為何請(qǐng)他們來開會(huì)。

（3）預(yù)先提示，避免討論和主題不相關(guān)的內(nèi)容。

（4）取得與會(huì)者對(duì)會(huì)議進(jìn)行方式的認(rèn)可。

會(huì)中最好有“扮黑臉”者。為了提高議事質(zhì)量，主席可以指定一人在會(huì)中“扮黑臉”。其主要任務(wù)是提出反對(duì)意見，以幫助發(fā)言者修正其觀點(diǎn)。之所以在會(huì)中有人“扮黑臉”很重要，是因?yàn)樵S多下屬不敢提出跟上司相反的意見，甚至以為多說多錯(cuò)，所以，把所有的問題都合理化，不加選擇地接受多數(shù)人的意見。尤有甚者，還會(huì)給其他提意見或建議的人帶上不肯合作的帽子，如此只會(huì)造成議事質(zhì)量低的惡性循環(huán)。

“扮黑臉”者的秘訣

（1）可以在批評(píng)之前，讓大家知道其角色定位。例如：

“如大家所知，我的工作是適時(shí)提出問題。我相信任何觀察力敏銳的與會(huì)者都會(huì)發(fā)現(xiàn)，“秘書工作”的發(fā)言缺乏證據(jù)。我不是在反對(duì)大家的意見，可是我們卻又不能忽視……”

（2）通過一個(gè)有權(quán)威的與會(huì)者道出自己的批評(píng)。

（3）常用“我們”而非“我”來陳述意見。

注意化解意見沖突。與會(huì)者本身若能自行化解意見沖突，則創(chuàng)造高效率的會(huì)議就不會(huì)是件難事。必要時(shí)，主席應(yīng)公開處理互相沖突的意見，但要極力避免和與會(huì)者的對(duì)立。以下介紹幾種避免和化解意見沖突的辦法：

第一，闡明開會(huì)期望。

沖突的發(fā)生通常是有兩個(gè)或兩個(gè)以上的意見太過迥異，提議人都會(huì)視對(duì)方為其主張的障礙。其實(shí)這種情況的發(fā)生常是由于雙方對(duì)彼此意見一知半解所致；另外，這也與主席不當(dāng)?shù)臅?huì)議主持方式有關(guān)，也就是僅聽取單方面意見，如此自然會(huì)造成不同意見者的反感。為避免此種情況，有以下幾點(diǎn)建議：

請(qǐng)發(fā)言者再簡短清楚地陳述一遍意見。

找出不同意見的相通點(diǎn)。

將會(huì)議期望再明確說一遍，看何種意見更比較符合此期望。

指出最不符合此期望的意見為哪一條。

第二，要求發(fā)言者提供更有力的佐證。

這是化解沖突的另一個(gè)辦法。主席可以將意見抵觸的部分整理出來，并要求發(fā)言者提供更有力的佐證。例如，向持反對(duì)意見的與會(huì)者要求：“你可以提出足夠的證據(jù)說明這個(gè)意見不合適嗎？”這樣的問題不僅有助于緩解緊張的氣氛，也能幫助與會(huì)者提出更具體的意見。

第三，就事論事，不要就人論事。

v避免將沖突發(fā)生的原因歸咎到人的因素，而是要找出使意見僵持不下的環(huán)境因素。主席對(duì)不同的意見以及可能對(duì)立的雙方都要適時(shí)安撫及協(xié)調(diào)。

第四，尋求其他解決方法。

盡可能找出其他解決方案，是化解沖突的一個(gè)辦法。在此，提供一個(gè)可能的方法，即把意見抵觸的部分，分解成幾個(gè)小沖突，再分別找出其解決辦法或折中方法。

第五，轉(zhuǎn)移話題或暫時(shí)休息。

會(huì)議因沖突而不得不停下來時(shí)，可以適時(shí)轉(zhuǎn)換話題。例如：主席再解釋一次會(huì)議的期望和已經(jīng)達(dá)成的共識(shí)，或暫時(shí)休息讓大家再好好想一想，也可以請(qǐng)第三者來調(diào)停沖突，但千萬不要賭氣地獨(dú)斷專行作決定。

第六，會(huì)前預(yù)先排除沖突。

當(dāng)主席知道會(huì)中可能發(fā)生意見相左且意見雙方不可能讓步時(shí)，有必要在會(huì)前與這些人進(jìn)行溝通。假如還是無法化解不同意見，主席有必要表達(dá)對(duì)兩者皆不滿意的態(tài)度，請(qǐng)大家再好好思考一下。但同時(shí)也要避免讓與會(huì)者覺得，不滿意的態(tài)度是沖著某一個(gè)人而來的。

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