采購部門的采購備用金、收銀部門的找零備用金等都被稱為備用金，備用金是單位現(xiàn)金的特殊形式，其現(xiàn)金不由出納人員保管和收支，而由各部門人員在規(guī)定的額度內(nèi)按照規(guī)定的范圍使用，以便于靈活地開展業(yè)務(wù)，提高工作效率。出納人員應(yīng)當(dāng)了解本單位的備用金保管和使用情況，按照規(guī)定辦理預(yù)借和報(bào)銷手續(xù)，保證備用金的安全與完整。

1、備用金借支管理

(1)由企業(yè)各部門填制“備用金借款單”，一方面財(cái)務(wù)部門應(yīng)管理需要核定各零星開支，另一方面則憑此單據(jù)支給現(xiàn)金。

(2)各部門零星備用空一般不得超過規(guī)定數(shù)額，若遇特殊情況，應(yīng)由管理部門經(jīng)理核準(zhǔn)。

(3)各部門借支零星備用金時(shí)，應(yīng)將取得的正式發(fā)票定期送到備用金管理人員(出納人員)手中，沖轉(zhuǎn)借支款或補(bǔ)充備用全。

2、備用金保管

(1)備用金收支應(yīng)設(shè)置“備用金”賬戶，并編制“收、支日?qǐng)?bào)表”遞交財(cái)務(wù)經(jīng)理。

(2)備用金應(yīng)根據(jù)取得的發(fā)票定瑚編制備用金支出一覽表，及時(shí)反映備用金支出情況。

(3)備用金賬戶應(yīng)做到逐月結(jié)清。

(4)出納人員應(yīng)妥善保管與備用金相關(guān)的各種票據(jù)。

3、備用金的預(yù)借

(1)備用鑫管理一般有定額管理和非定額管理兩種方法。定額管理是根據(jù)各部門的實(shí)際需要和單位的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)能力核定并報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的備用金定額;非定額管理是按每次業(yè)務(wù)所需備用金管理額預(yù)借并按報(bào)銷壘頓核銷的備用金。

(2)財(cái)會(huì)部門應(yīng)會(huì)同單位有關(guān)部門制定備用金的使用范圍，開支權(quán)限，領(lǐng)款、報(bào)精手續(xù)及報(bào)銷期限，并在預(yù)借時(shí)向?qū)ｉT負(fù)責(zé)人予以書面說明。

(3)領(lǐng)用備用金時(shí)，應(yīng)借記“其他應(yīng)收款-A部門(××個(gè)人)備用金”科目，貸記“庫存現(xiàn)金”科目。

4、備用金的報(bào)銷

(1)定額備用金的報(bào)銷。各部門在使用備用金后要到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，報(bào)銷期限至少每月一次，報(bào)鋪時(shí)出納員接審核無誤的報(bào)銷單據(jù)支付現(xiàn)金給備用壘管理人，補(bǔ)足其原定額。只有等到期末終了、撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時(shí)才全部交田備用金。

(2)非定額備用金的報(bào)銷。非定額備用金一般系根據(jù)特定業(yè)務(wù)的需要而預(yù)借，因此并非長期保留項(xiàng)目，而是在業(yè)務(wù)辦理完后憑有關(guān)票據(jù)到財(cái)務(wù)部門一班性報(bào)銷，多退少補(bǔ)，一次結(jié)清，下次再用時(shí)則重新辦理手續(xù)，管理上與差旅費(fèi)的預(yù)借和報(bào)銷十分類似。

【例】月末生產(chǎn)部門備用金保管員小劉報(bào)銷辦公用品支出300元。編制會(huì)計(jì)分錄如下：

借：制造費(fèi)用 300

貸：庫存現(xiàn)金 300

【例5-3】年度終了，收回生產(chǎn)部門備用金1 000元，待重新核定后再設(shè)立備用金。編制會(huì)計(jì)分錄如下：

借：庫存現(xiàn)金 1 000

貸：其他應(yīng)收款——生產(chǎn)部門備用金 1 000。