備用金(國際上也稱暫定金額)是企業(yè)、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織等撥付給非獨(dú)立核算的內(nèi)部單位或工作人員備作差旅費(fèi)、零星采購、零星開支等用的款項。

備用金應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，按照規(guī)定用途使用，不得轉(zhuǎn)借給他人或挪作他用。預(yù)支備作差旅費(fèi)、零星采購等用的備作金，一般按估計需用數(shù)額領(lǐng)取，支用后一次報銷，多退少補(bǔ)。前帳未清，不得繼續(xù)預(yù)支。

對于零星開支用的備用金，可實行定額備用金制度，即由指定的備用金負(fù)責(zé)人按照規(guī)定的數(shù)額領(lǐng)取，支用后按規(guī)定手續(xù)報銷，補(bǔ)足原定額。實行定額備用金制度的單位，備用金領(lǐng)用部門支用備用金后，應(yīng)根據(jù)各種費(fèi)用憑證編制費(fèi)用明細(xì)表，定期向財會部門報銷，領(lǐng)回所支用的備用金。對于預(yù)支的備用金，撥付時可記入“備用金”(或“其他應(yīng)收款”)科目的借方;報銷和收回余款時記入該科目的貸方。

在實行定額備用金制度的單位，除撥付、增加或減少備用金定額時通過“備用金”科目核算外，日常支用報銷補(bǔ)足定額時，都毋須通過該科目而將支用數(shù)直接記入有關(guān)成本類科目、費(fèi)用類科目。

備用金的核定

預(yù)算單位為辦理日常零星開支，需要保持一定數(shù)量的庫存?zhèn)溆媒?，一般不超過3——5天零星支付所需現(xiàn)金。各預(yù)算單位應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)量、規(guī)模大小及零星開支情況提出備用金額度申請，支付中心依據(jù)預(yù)算單位的申請及具體業(yè)務(wù)情況審定備用金額度，并簽訂備用金管理責(zé)任書。

備用金的使用

備用金主要用于小額零星報銷費(fèi)用支出，其使用范圍為：除工資統(tǒng)發(fā)項目外的國家規(guī)定對個人的其他支出;出差人員必須隨身攜帶的差旅費(fèi);其他確需支付現(xiàn)金的支出等。

備用金的管理

各預(yù)算單位領(lǐng)取的備用金應(yīng)按國務(wù)院頒發(fā)的《現(xiàn)金管理條例》進(jìn)行管理，單位所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來，除規(guī)定的范圍可使用現(xiàn)金外，其他應(yīng)通過銀行進(jìn)行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。

備用金管理包括借支管理和保管管理。

備用金借支管理

1、企業(yè)各部門填制“備用金借款單”，一方面財務(wù)部門核定其零星開支便于管理;另一方面，憑此單據(jù)支給現(xiàn)金。

2、各部門零星備用金，一般不得超過規(guī)定數(shù)額，若遇特殊需要應(yīng)由企業(yè)部門經(jīng)理核準(zhǔn)。

3、各部門零星備用金借支應(yīng)將取得的正式發(fā)票定期送到財務(wù)部門備用金管理人員(出納員)手中，沖轉(zhuǎn)借支款或補(bǔ)充備用金。

備用金保管

1、備用金收支應(yīng)設(shè)置“備用金”賬戶，并編制“收、支日報表”送經(jīng)理。

2、備用金定期根據(jù)取得的發(fā)票編制備用金支出一覽表，及時反映備用金支出情況。

3、備用金賬戶應(yīng)做到逐月結(jié)清。

4、出納人員應(yīng)妥善保管各種與備用金相關(guān)的各種票據(jù)。

備用金的管理不論采用何種辦法，都應(yīng)嚴(yán)格備用金的預(yù)借、使用和報銷的手續(xù)制度。

定額備用金管理制度設(shè)計

1.設(shè)置批準(zhǔn)制度

對哪些部門、哪些業(yè)務(wù)實施備用金管理，應(yīng)建立一個規(guī)范的申請、批準(zhǔn)制度。

2.定額管理制度

對批準(zhǔn)使用備用金的部門，必須根據(jù)需要事先核定一個科學(xué)合理的備用金定額。

3.日常管理責(zé)任制度

使用部門必須對備用金指定專人管理，并明確管理人員必須執(zhí)行的現(xiàn)金管理制度、按規(guī)定的使用范圍和開支權(quán)限使用、接受財會部門的管理及定期報帳等各項責(zé)任制度。

4.清查盤點(diǎn)制度

財會部門必須對備用金建立定期與不定期相結(jié)合的清查盤點(diǎn)，防止挪用或濫用，保證備用金的安全完整。

5.審查入帳制度

對備用金使用部門報銷的所有票據(jù)，財會部門都要象對其他原始憑證一樣，進(jìn)行嚴(yán)格的審核后方能付款記帳。

未到期責(zé)任備用金

未到期責(zé)任備用金是指在會計年度決算時，將保險責(zé)任尚未滿期的，應(yīng)屬于下一年度的部分保險費(fèi)提存出來所形成的準(zhǔn)備金。未到期責(zé)任準(zhǔn)備金應(yīng)在會計年度決算時一次計算提取，提取的計算方法有年平均估算法、季平均估算法和月平均估算法?！侗ｋU法》規(guī)定，除人壽保險業(yè)務(wù)外，未到期責(zé)任準(zhǔn)備金應(yīng)當(dāng)從當(dāng)年自留保險費(fèi)中提取;提取和結(jié)轉(zhuǎn)的數(shù)額，應(yīng)當(dāng)相當(dāng)于當(dāng)年自留保費(fèi)的50%，人壽保險業(yè)務(wù)的未到期責(zé)任準(zhǔn)備金應(yīng)當(dāng)按照有效的人壽保險單的全部凈值提取。