起草匯報(bào)材料，是各級(jí)機(jī)關(guān)文字秘書(shū)經(jīng)常遇到的任務(wù)。

由于上級(jí)檢查重點(diǎn)的不同，匯報(bào)內(nèi)容也各有側(cè)重。從類別上分有業(yè)務(wù)工作的專題匯報(bào)，也有政治工作或后勤工作方面的；從性質(zhì)上分有軍事訓(xùn)練方面的，有部隊(duì)管理教育的，也有部隊(duì)政治思想教育或文化宣傳的，還有車輛、裝備、財(cái)務(wù)、給養(yǎng)等；從時(shí)間上分，有半年、一年或更長(zhǎng)時(shí)間的；從范圍上分，有全總隊(duì)的、也有各支隊(duì)、邊防檢查站的等等。一般說(shuō)來(lái)，各單位的領(lǐng)導(dǎo)比較重視這類材料，要求也很高。既強(qiáng)調(diào)文字簡(jiǎn)潔、篇幅短小，又要求盡量全面反映工作情況；既強(qiáng)調(diào)突出重點(diǎn)，又要求周到得體。準(zhǔn)備這類稿件時(shí)往往有一定難度，結(jié)合多年從事秘書(shū)工作的經(jīng)驗(yàn)，我覺(jué)得要特別注意把握五個(gè)問(wèn)題。

第一，不要給人講道理。通常情況下，聽(tīng)匯報(bào)者多為上級(jí)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)或部門領(lǐng)導(dǎo)，匯報(bào)人則是下級(jí)機(jī)關(guān)、部門或單位的負(fù)責(zé)人。這種差異決定了匯報(bào)工作的人必須擺正自己的位置，不能出現(xiàn)錯(cuò)位。體現(xiàn)在匯報(bào)材料上就是不要給聽(tīng)匯報(bào)者講道理。聽(tīng)匯報(bào)者的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)中，多是參與某些政策制定或某項(xiàng)工作決策，了解的情況多，理論政策水平比較高的。到基層來(lái)，他們主要目的是想掌握更多的情況。如果在匯報(bào)工作時(shí)總是講開(kāi)展某項(xiàng)工作或?qū)嵭心稠?xiàng)政策的重大意義、理論依據(jù)，大段闡述道理，就像在給領(lǐng)導(dǎo)人上課。這種角色上出現(xiàn)的錯(cuò)位，于情于理都說(shuō)不過(guò)去。但是，如果上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下來(lái)主要是了解某項(xiàng)政策實(shí)施后基層的反應(yīng)，或是為制定新的政策而進(jìn)行調(diào)查研究，匯報(bào)時(shí)就得有必要的理論思考。不過(guò)，這種情況下最好用探討問(wèn)題的口氣，將基層廣大官兵在實(shí)踐中形成的一些觀點(diǎn)和看法加以提煉概括。

第二，不宜面面俱到。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)去一個(gè)單位，多是檢查某項(xiàng)工作或了解某方面的情況，而且往往與他自己的工作分工密切相關(guān)，所以，秘書(shū)人員或?qū)憛R報(bào)材料的同志應(yīng)當(dāng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的身份、主管或分管的工作來(lái)確定匯報(bào)的主要內(nèi)容（或者是核心內(nèi)容）。起草時(shí)要按一定的邏輯順序籌劃匯報(bào)稿件的結(jié)構(gòu)，既考慮整個(gè)匯報(bào)的主線和邏輯關(guān)系，又要將一個(gè)時(shí)期或某方面的工作重點(diǎn)凸現(xiàn)出來(lái)。如果是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)核心層的主要領(lǐng)導(dǎo)，那就應(yīng)當(dāng)全面匯報(bào)本單位或本部門的工作情況以及最近一個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)工作的開(kāi)展或完成情況。如果是主管或分管領(lǐng)導(dǎo)，那就應(yīng)當(dāng)在簡(jiǎn)要介紹整體工作情況后，再集中匯報(bào)與領(lǐng)導(dǎo)分工密切相關(guān)的工作。這樣考慮詳略得當(dāng)，便于控制字?jǐn)?shù)，有利于節(jié)約時(shí)間，讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在基本掌握一個(gè)單位或部門總體工作情況的同時(shí)，對(duì)自己關(guān)心的事情有更為詳盡、具體的了解。尤其要注意的是該領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)多次來(lái)過(guò)的地方，千萬(wàn)不能每次都把基本情況、優(yōu)劣勢(shì)分析等重復(fù)匯報(bào)，這樣容易讓人產(chǎn)生反感情緒。

第三，不必齊頭并進(jìn)。一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位、一個(gè)部門，無(wú)論是總隊(duì)機(jī)關(guān)，還是邊防支隊(duì)、邊防檢查站，或者是邊防大隊(duì)、派出所、工作站等，涉及的事情盡管談不上千頭萬(wàn)緒，但總有若干個(gè)方面。一項(xiàng)工作，哪怕是當(dāng)前最為重要的任務(wù)，在不同地方、部門和單位的工作重點(diǎn)也不相同，比如開(kāi)展先進(jìn)性教育分為兩個(gè)階段，上半年是支隊(duì)以上機(jī)關(guān)，下半年是各大隊(duì)、所站，同樣是一個(gè)內(nèi)容在時(shí)間上就不同；再比如全國(guó)邊防部隊(duì)開(kāi)展“三訪四見(jiàn)”活動(dòng)，派出所就要全力以赴深入群眾中進(jìn)行走訪，堅(jiān)持“四必到”，幫撫弱勢(shì)群體等；邊防檢查站則以開(kāi)展“四心兩滿意”為主，積極為過(guò)往旅客提供良好的服務(wù)等等。

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