任何一場大型會(huì)議活動(dòng)，其會(huì)議管理都可分為五大步驟：會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行，會(huì)議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行。常言道，會(huì)務(wù)管理是核心，活動(dòng)管理是目標(biāo)。因此，要想成功舉辦一場大型的會(huì)議活動(dòng)，前期的會(huì)議策劃是關(guān)鍵。

所謂會(huì)議策劃，它是一種資源的整合與配置過程，都是在控制會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，使會(huì)議效果最佳。要想會(huì)議開得好，風(fēng)險(xiǎn)控制早做到。大凡一場會(huì)議活動(dòng)最可能出現(xiàn)的失誤，在不同的會(huì)議階段有不同的表現(xiàn)。比如：

1、會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議主題和日程及任務(wù)分配不明確，參會(huì)人員毫無針對性，參會(huì)人員也準(zhǔn)備得不充分。

2、會(huì)議開始：會(huì)議程序太過繁復(fù)冗長，主持人能力有限，主題變動(dòng)隨意，而且參會(huì)人員的層次參差不齊。

3、會(huì)議進(jìn)行：會(huì)議討論消極沉悶，甚至超出議題范圍，會(huì)議過程拖沓，常常表現(xiàn)為議而不決。

4、會(huì)議總結(jié)：會(huì)議效果不明顯，工作安排沒有針對性，也沒有條理清晰的會(huì)議總結(jié)。

5、跟蹤執(zhí)行：經(jīng)常是那完那了，根本沒有及時(shí)有效的后續(xù)工作跟進(jìn)和信息反饋。

會(huì)議本身是一個(gè)很重要的管理工具和手段，通過會(huì)議策劃，可以很好地對會(huì)議中的各個(gè)細(xì)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。猶如項(xiàng)目管理一樣，需要進(jìn)行不斷地監(jiān)控、不斷地調(diào)整、不斷地跟進(jìn)，以確保項(xiàng)目及時(shí)、出色地完成。比如會(huì)議準(zhǔn)備方面的策劃，涉及到會(huì)議目標(biāo)的設(shè)立、與會(huì)者的選擇、會(huì)議時(shí)間的選擇、會(huì)議地點(diǎn)的選擇、會(huì)議議程的擬定、會(huì)議通知的派發(fā)等等。

不僅如此，會(huì)場布置檢查的重點(diǎn)、預(yù)訂會(huì)議地點(diǎn)的重點(diǎn)考慮項(xiàng)目、簽訂書面合同時(shí)的注意事項(xiàng)、烘托良好的會(huì)議氛圍的技巧、會(huì)務(wù)管理人員分組、與會(huì)人員分組需注意的事項(xiàng)、會(huì)議證件的制作、會(huì)議紀(jì)念品、獎(jiǎng)品的制備、會(huì)議名冊的編制、開會(huì)前24小時(shí)的驗(yàn)收項(xiàng)目、開會(huì)前12小時(shí)的檢查工作細(xì)則，以及會(huì)務(wù)物品準(zhǔn)備的名細(xì)等等，都非常重要。

日前，我參與了一項(xiàng)“中國人口健康援助工程”系列活動(dòng)的項(xiàng)目策劃。作為該項(xiàng)目的主要策劃人和執(zhí)行督導(dǎo)，我深深感到，要成功舉辦大型的會(huì)議活動(dòng)，必須讓全體工作人員和與會(huì)代表明確該項(xiàng)活動(dòng)的目的和意義。于是，我對本次會(huì)議的活動(dòng)主題、活動(dòng)宗旨、活動(dòng)目的及活動(dòng)目標(biāo)都進(jìn)行了反復(fù)提煉，現(xiàn)分享如下：

活動(dòng)主題：

主標(biāo)題：“中國人口健康援助工程”系列活動(dòng)

副標(biāo)題：《擁抱健康時(shí)代》專題講座暨“援助工程”啟動(dòng)儀式

橫幅：了百姓心愿圓人類夢想

關(guān)愛時(shí)時(shí)有援助處處在

為天下家庭減輕負(fù)擔(dān)讓天下百姓快樂健康

活動(dòng)宗旨：

為天下家庭減輕負(fù)擔(dān)，讓天下百姓快樂健康。

活動(dòng)目的：

讓各級計(jì)生與衛(wèi)生系統(tǒng)充分了解“中國人口健康援助工程”，了解其獨(dú)特的宣導(dǎo)和服務(wù)，以消除百姓對“援助工程”的陌生感及對高昂醫(yī)療費(fèi)的恐懼心理。樹立“關(guān)愛時(shí)時(shí)有，援助處處在”的服務(wù)人口健康事業(yè)的品牌形象，從而促進(jìn)“援助工程”的全面推進(jìn)。

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