一、接受會(huì)議指令

辦公室工作人員在接到會(huì)議指令時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議召開的各項(xiàng)要求，全面掌握有關(guān)情況，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議方案制訂

根據(jù)接到會(huì)議的指令和領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)要求，制訂會(huì)議方案，內(nèi)容主要包括：會(huì)議名稱、主辦單位、協(xié)辦單位、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、出席領(lǐng)導(dǎo)、參加人員、列席人員、擬邀請(qǐng)人員、會(huì)議文件資料準(zhǔn)備、會(huì)場布置、安全、衛(wèi)生、新聞報(bào)道、典型發(fā)言、頒獎(jiǎng)、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及其它特殊要求。

三、會(huì)議方案審批

將擬定的會(huì)議方案報(bào)發(fā)指令領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審批。

四、會(huì)前籌備

（一）會(huì)議通知

1、會(huì)議一般應(yīng)發(fā)書面或網(wǎng)上通知。電話通知的，應(yīng)擬定簡明扼要的通知稿，以傳真為主。

2、通知內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容和會(huì)期注意事項(xiàng)、聯(lián)系電話等。

3、通知范圍：參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、其他參會(huì)人員、本單位列席人員、媒體記者及相關(guān)單位，確定報(bào)名日期，要求在報(bào)名截至日期之前反饋參會(huì)人員的姓名、性別、單位、職務(wù)和聯(lián)系方式。

4、通知下發(fā)后，應(yīng)掌握應(yīng)到會(huì)人員擬出席、請(qǐng)假情況并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

5、邀請(qǐng)省部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，要以文件形式向領(lǐng)導(dǎo)人或者有關(guān)部門發(fā)邀請(qǐng)函。

（二）會(huì)議文件準(zhǔn)備

由相關(guān)單位負(fù)責(zé)會(huì)議文件的準(zhǔn)備，對(duì)需向大會(huì)提交的文件資料，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集和分發(fā)，并與會(huì)務(wù)承辦部門做好協(xié)調(diào)工作。會(huì)議文件主要有：

1、會(huì)議主體文件，包括主持辭、主題報(bào)告、專題報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話等。

2、會(huì)議程序文件，包括議程文件、日程安排、選舉程序、表決程序等。

3、會(huì)議管理文件，包括會(huì)議須知、保密規(guī)定、作息時(shí)間等。

（三）會(huì)場布置

布置會(huì)場應(yīng)體現(xiàn)會(huì)議的性質(zhì)和需要，烘托會(huì)場氣氛。

1、會(huì)場裝飾

（1）黨代表大會(huì)和黨代表會(huì)議，背景布置黨徽和紅旗。

（2）根據(jù)會(huì)議需要在主席臺(tái)懸掛會(huì)標(biāo)、擺放花卉。

（3）根據(jù)會(huì)議需要懸掛標(biāo)語、擺放花壇等。

2、會(huì)場座次排列

（1）主席臺(tái)人員座次的排列。會(huì)議主席臺(tái)座次排列順序，一般按職務(wù)高低排列，以主席臺(tái)座位為準(zhǔn)，無論人數(shù)單、雙，均以最高領(lǐng)導(dǎo)為中心，然后依先左后右次序排列。如領(lǐng)導(dǎo)對(duì)座次安排有特殊交待，按領(lǐng)導(dǎo)意見辦。

（2）標(biāo)識(shí)座次的方法，采用在主席臺(tái)或會(huì)議桌上擺放座簽、在與會(huì)人員入場券上注明座次等方法。

（3）重大會(huì)議，印制座位圖表，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后發(fā)給代表和有關(guān)人員。

（4）有一定級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)人參加的會(huì)議，要在主會(huì)場旁邊準(zhǔn)備休息間，以準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)人提前來了有休息的地方。

3、其他要求

（1）會(huì)場要考慮制冷、取暖、通風(fēng)和消毒等事項(xiàng)。

（2）會(huì)場桌椅擺放應(yīng)整齊劃一，橫成行、豎成列。鋪有臺(tái)布的桌面應(yīng)干凈整齊、顏色統(tǒng)一。

（3）座位牌要統(tǒng)一、規(guī)范、醒目，擺放要整齊。

（4）會(huì)場內(nèi)音響、話筒、燈具等應(yīng)提前2小時(shí)調(diào)試，會(huì)前10分鐘重試，確保正常使用。同時(shí)準(zhǔn)備備用品，隨時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。

4.特殊要求

（1）對(duì)表彰類會(huì)議，根據(jù)需要安排禮儀人員、音樂等。要求上述人員著裝整齊，守紀(jì)律、聽指揮。

（2）黨代表大會(huì)和黨代表會(huì)議等會(huì)議，根據(jù)需要安排工作人員宣讀文件。

（3）對(duì)出席重要會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和其他參會(huì)人員有著裝要求的，應(yīng)提前通知。

（4）涉密會(huì)議，應(yīng)按有關(guān)保密規(guī)定和通知要求辦理。

（5）重要會(huì)議會(huì)場應(yīng)提醒與會(huì)人員關(guān)閉移動(dòng)通訊工具。

（四）住宿、就餐安排

1、住宿。提前統(tǒng)計(jì)好住宿人數(shù)、性別、民族、預(yù)訂客房、檔次和房間數(shù)量，擬定房間分配方案，安排賓館值班等。由會(huì)務(wù)人員提出要求，督促所在賓館落實(shí)。

2、就餐。掌握就餐人員情況，包括少數(shù)民族人員及不同飲食習(xí)慣，提前2天確定就餐地點(diǎn)、食譜，安排衛(wèi)生防疫，制作餐證等。由會(huì)務(wù)人員提出要求，督促餐廳、防疫部門落實(shí)。

（五）會(huì)議用品準(zhǔn)備

提前制定周密方案或者開列用品準(zhǔn)備清單，將所用物品的名稱和數(shù)量詳細(xì)列出。主要包括：

1、制作證牌。包括：座位牌、出席證（列席證）、工作證、車輛通行證、獎(jiǎng)狀、證書、文件袋等。

2、印制會(huì)務(wù)手冊(cè)。包括：議程、日程、參會(huì)人員名單、房號(hào)、電話號(hào)、就餐安排、乘車安排等。

3、特殊會(huì)議，如召開選舉性會(huì)議，應(yīng)準(zhǔn)備選票、選票箱、封條等，并準(zhǔn)備填寫選票用筆等物品。

（六）會(huì)議車輛安排

明確專人負(fù)責(zé)提前確定會(huì)議所需車輛，會(huì)議需要多輛車時(shí)應(yīng)將車輛編號(hào)、排序。

（七）信訪安全保衛(wèi)工作

由會(huì)務(wù)人員協(xié)調(diào)院保衛(wèi)處制定、落實(shí)預(yù)案。

（八）新聞報(bào)道工作

根據(jù)會(huì)議需要，院黨委宣傳部做好新聞報(bào)道工作或與新聞單位聯(lián)系協(xié)助做好會(huì)議新聞報(bào)道工作，會(huì)議新聞稿件應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

（九）衛(wèi)生醫(yī)療、防疫工作

根據(jù)會(huì)議需要，院后勤管理部門制定或與醫(yī)院和防疫部門聯(lián)系，安排衛(wèi)生防疫人員駐會(huì)并制定應(yīng)急預(yù)案。

（十）會(huì)議經(jīng)費(fèi)編制

根據(jù)會(huì)議需要，編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)，報(bào)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門審批。

五、會(huì)前檢查

會(huì)議召開前，由辦公室領(lǐng)導(dǎo)牽頭對(duì)上述會(huì)議準(zhǔn)備工作進(jìn)行檢查、調(diào)度，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。對(duì)未完成的任務(wù)，明確專人限時(shí)完成，確保大會(huì)按時(shí)順利召開。

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