辦公室工作無小事。辦公室起著上傳下達(dá)，協(xié)調(diào)各方的作用，接聽電話是辦公室的一項(xiàng)重要工作。接聽電話看似簡單，如果工作不細(xì)心，出了差錯(cuò)，就會(huì)影響工作，影響機(jī)關(guān)形象。

在接聽電話時(shí)，首先要說，“您好，這里是某某單位，請問您有什么事？請問您找誰？”。接到的電話主要有以下三種情形。

一是上級(jí)或有關(guān)單位下達(dá)通知。接電話人員必須認(rèn)真聆聽，并做好記錄。如果是會(huì)議通知，要將“會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人員、下發(fā)通知的單位和人員”等六要素記錄清楚，缺一不可，有模糊不清的，要及時(shí)詢問，記錄清楚后要及時(shí)向辦公室主任匯報(bào)。

二是群眾咨詢政策或反映問題。對群眾咨詢的政策，能夠當(dāng)即予以解答的，要認(rèn)真給予解答，對有關(guān)政策掌握不準(zhǔn)的，要告知不能解答的原因，不能信口開河?？梢愿嬷罕娪嘘P(guān)業(yè)務(wù)科室的電話，為群眾進(jìn)行進(jìn)一步的解答。對群眾反映問題的，要認(rèn)真進(jìn)行記錄，并記清楚群眾的姓名和聯(lián)系方式。群眾反映問題報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或科室解決后，要及時(shí)對群眾進(jìn)行信息反饋。

三是接聽找領(lǐng)導(dǎo)的電話。辦公室經(jīng)常接到找領(lǐng)導(dǎo)的電話，特別是長途電話，這些電話一般就是問，您這兒局長是誰？或是某某嗎？他在不在?。克謾C(jī)號(hào)是多少??？這樣的電話必須慎重處理，要先用“請問您怎么稱呼？、您有什么事嗎？”問清對方的姓名及單位，先后說“您稍等，我看看領(lǐng)導(dǎo)在不在”之類的話，去請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，看看領(lǐng)導(dǎo)是否接聽電話，如果領(lǐng)導(dǎo)不便接聽，可以用“我們領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)，我們領(lǐng)導(dǎo)出差了”來婉拒，如果對方還要領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)號(hào)碼的話，可以用“對不起，領(lǐng)導(dǎo)的電話不方便告訴您，有事您就打辦公室電話吧”來推辭。貿(mào)然然將領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)情況告知陌生人，可能會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)造成被動(dòng)。特別是推銷產(chǎn)品的，如果經(jīng)常給領(lǐng)導(dǎo)打電話，就會(huì)浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)很多的時(shí)間，讓領(lǐng)導(dǎo)煩感。

總結(jié)接電話必須做到：認(rèn)真仔細(xì)、謙遜禮貌、機(jī)敏靈活。

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