年會是企業(yè)激勵員工、展示業(yè)績、聯(lián)系客戶的重要手段。通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗。

年會的組織大致分為七個環(huán)節(jié)：

（1）確定活動立項

（2）制定預算

（3）選定會務代理

（4）確定方案

（5）確認實施細節(jié)

（6）結算

（7）總結

年會的組織有五個要素：

（1）預算

（2）人數(shù)

（3）參會人員組成

（4）會議主要議題

（5）會議時間

這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐標、禮品、活動安排等一系列決策。

在制定預算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費、禮品，有的年會還要加上會后的旅游預算。

選定會務代理是組織年會便捷可靠的方法：

第一，可以節(jié)省預算，花同樣的錢可以辦更多的事。一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務公司報價高

第二，可以節(jié)省時間、簡化操作流程。專業(yè)的會展代理對酒店場地及提供的服務都比較熟悉，它們可以按照要求很快找到合適的地點和報出初步的預算。

第三，更好地協(xié)調(diào)酒店關系，以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務過程，它是一個需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會務代理公司的操作經(jīng)驗以及和會務酒店良的好合作關系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規(guī)定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季。如果您的會務活動人數(shù)眾多(比如用房數(shù)在100間以上),而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店后無法入住的情況,這時候就需要會務代理公司動用人脈和酒店各部門(前臺、禮賓部、客房部等)進行協(xié)調(diào),以解決入住問題。另外，在會場搭建時的提前進場時間也需要和酒店工程部、宴會廳及保安部進行協(xié)調(diào),如果沒有會務公司的協(xié)作,組織者會增加很大的難度。

在確定方案環(huán)節(jié),首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當中。主會場、舞臺及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。

接下來是重要的確認實施細節(jié)了。首先，要創(chuàng)建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個方面：

a邀請的貴賓及確認其成行；

b舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成；

c文書工作、會議資料的準備；

d房間分配表；

e用餐（餐標、菜單、主桌、臺卡）；

f交通安排；

g各項工作的負責人及聯(lián)絡方式；

h支付各項定金的時間表；

j表演者的邀請及確認；

k禮品、胸花、指示牌、胸卡；

l會務照片及錄像資料的制作和贈送。

在檢查準備工作的時候，關鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出。

在結算環(huán)節(jié)，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網(wǎng)費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項預定都有保證人數(shù)的要求，在預計人數(shù)的5-10％以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。

總結報告的內(nèi)容應該包括此次活動是否達到了預期目的，預算執(zhí)行情況、對會務代理的服務評價、不足和建議。

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