辦公室有各種各樣，不同行業(yè)、不同層次的辦公室的人才結(jié)構(gòu)，自然要求不盡相同。這里主要針對(duì)縣一級(jí)的黨政機(jī)關(guān)，以及一般事業(yè)單位如學(xué)校、醫(yī)院、科研部門的辦公室而言。在人員配備上應(yīng)當(dāng)考慮七個(gè)問(wèn)題。

一、年齡結(jié)構(gòu)，也就是老中青的結(jié)構(gòu)。任何單位都應(yīng)當(dāng)老中青相結(jié)合，這既是中央的方針，也是實(shí)際的需要。一般說(shuō)來(lái)老中青以2:：4：4的比例為宜。老年秘書經(jīng)驗(yàn)豐富，辦事老練，代表領(lǐng)導(dǎo)出面或講話時(shí)易為接受。中年秘書是骨干，經(jīng)驗(yàn)也較豐富，又正精力方剛，辦公室事務(wù)繁多，急需他們頂杠。青年一般指二十來(lái)歲的新秘書，則是未來(lái)的希望，保持著辦公室業(yè)務(wù)與傳統(tǒng)的連續(xù)性，也是未來(lái)的接班人。關(guān)于老中青結(jié)合的道理，大家都懂，這里也就無(wú)需多談。

二、性別結(jié)構(gòu)。這是比較無(wú)定數(shù)的問(wèn)題。辦公室究竟男女比例多少才算合適呢？需要視具體情況決定。以我自己的經(jīng)驗(yàn)，我做大學(xué)辦公室主任時(shí)，女同志秘書不少，因?yàn)閷W(xué)校的女教師、女職工和女學(xué)生都很多，女性的工作細(xì)致，待人接物和藹等優(yōu)點(diǎn)，有利于工作；但是當(dāng)時(shí)黨政兩辦合一，管著保衛(wèi)、汽車等科室，就盡量不安排女同志。之前在某工業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作時(shí)，辦公室也盡量少用女性，因?yàn)橄聦購(gòu)S礦幾乎都在郊區(qū)，那時(shí)文革剛結(jié)束，機(jī)關(guān)汽車很少，而郊區(qū)又存在安全問(wèn)題，曾有女職工受害。今天情況不同了，應(yīng)當(dāng)實(shí)事求是地根據(jù)部門特點(diǎn)，決定女性秘書的比例。并注意哪些部門如野外工作部門、以及某些特殊部門，女性宜少。

三、知識(shí)結(jié)構(gòu)。這里需要注意的是兩個(gè)方面的問(wèn)題：一是注意學(xué)歷，學(xué)歷是反映知識(shí)的一個(gè)標(biāo)志。一般而言，高學(xué)歷應(yīng)當(dāng)比低學(xué)歷的知識(shí)較高，特別是有些部門必須高學(xué)歷的人從事，比如計(jì)算機(jī)與信息部門，還有如金融、科研、教育部門的辦公室，都需要較高學(xué)歷的秘書。但是另一方面，也不要“唯學(xué)歷論”，我國(guó)自學(xué)成才的專家學(xué)者都不少，秘書部門辦事、辦會(huì)，首要的是能力與經(jīng)驗(yàn)，而不是學(xué)歷。這也是老生常談，人所皆知的道理。

四、能力結(jié)構(gòu)。前已提及，秘書部門辦事辦會(huì)都需要秘書具有熟練的能力，而辦事辦會(huì)乃是辦公室最大量的也是最繁雜的工作任務(wù)。另外還有幾種能力十分重要，一是使用各種工具（包括多種工具書、報(bào)刊等）研究問(wèn)題輔助決策的能力；二是處理上下左右復(fù)雜關(guān)系搞好公關(guān)的能力；三是外語(yǔ)能力，如今世界越來(lái)越小，許多單位都有涉外事務(wù)；四是精通電腦包括簡(jiǎn)單設(shè)計(jì)和修理的能力。此外，文字能力、信息處理能力，自不待言。

五、“型”的結(jié)構(gòu)。按照秘書“型”的原理，秘書有文字型、技術(shù)型、參謀型、財(cái)經(jīng)型、辦事型、公關(guān)型、法律型、涉外型等八九種型，辦公室在配備人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮到各型人才的比例。一般二三十人的縣級(jí)辦公室，文字任務(wù)不會(huì)很重，文字型的秘書通常有兩三個(gè)即可；辦公室主任應(yīng)為參謀型或多型兼具；現(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)都得管理經(jīng)濟(jì)事務(wù)，辦公室有一兩位財(cái)經(jīng)型秘書十分必要；然而最大量的應(yīng)是事務(wù)型秘書，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理機(jī)關(guān)的行政事務(wù)與后勤事務(wù)。當(dāng)然，也要從具體的實(shí)際出發(fā)。

六、專業(yè)結(jié)構(gòu)。在地質(zhì)部門，就需要懂得地質(zhì)方面的專業(yè)知識(shí)；在醫(yī)院就必須具備醫(yī)學(xué)知識(shí)，否則寫文章、處理醫(yī)患糾紛都沒有發(fā)言權(quán)。

七、思維結(jié)構(gòu)。最后還要談?wù)勊季S問(wèn)題，辦公室具備多元思維結(jié)構(gòu)的人才十分重要，才能應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的各種情況。當(dāng)前我國(guó)進(jìn)入了各種思潮多元化的時(shí)代，影響著各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。單純的邏輯思維已經(jīng)不足以應(yīng)付多變的時(shí)代及其問(wèn)題。比如領(lǐng)導(dǎo)人的思想究竟傾向于新左派還是新自由主義？工作中究竟喜歡加油激進(jìn)，還是主張適當(dāng)放慢腳步；是gdp第一，還是維穩(wěn)第一，或者其他什么第一等等。只有具有多元思維的人才，才能提出不同的意見，從而發(fā)揮參謀作用，幫助領(lǐng)導(dǎo)開啟思路，克服錯(cuò)誤，其意義是極大的。要知道任何領(lǐng)導(dǎo)都不可能永遠(yuǎn)絕對(duì)正確，任何決策也不可能絕對(duì)地不出問(wèn)題，而決策的錯(cuò)誤乃是最大的錯(cuò)誤，常常會(huì)給所領(lǐng)導(dǎo)管轄的地域造成很難扭轉(zhuǎn)的重大損失。秘書不是諫客，我國(guó)體制中也沒有專事諫諍的機(jī)制，這是我們一些決策錯(cuò)誤難以被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正的原因，建國(guó)六十多年的實(shí)踐充分說(shuō)明了這一問(wèn)題。要輔助領(lǐng)導(dǎo)避免決策性錯(cuò)誤，就必須具有多元思維能力，辦公室有一兩個(gè)專事逆向思維，專門給領(lǐng)導(dǎo)決策提出相反意見的秘書，有益無(wú)害，益多害少，而這恰恰是今天辦公室缺乏的。

總之辦公室人才結(jié)構(gòu)是個(gè)重要問(wèn)題，切不可任人唯親，搞一刀切，清一色。

作者:成都大學(xué)教授，四川秘書學(xué)會(huì)名譽(yù)會(huì)長(zhǎng)。

地址：成都市金魚街7號(hào)2-1-28郵編;某031電話：13689069365

更多信息請(qǐng)查看文秘知識(shí)