字的書寫要規(guī)范。不用錯字、別字、異體字，包括不用胡亂簡化的字，一切以國家語言文字工作委員會頒布的漢字簡化表為主。這就是公文的書寫規(guī)范。
詞，不要生造詞頭，注意正確運用現(xiàn)代高科技新術語；用書面語，不用口語；用現(xiàn)代漢語，除已通用的個別文言詞（如“其、之、者、所”、廣泛使用的成語之外，不要文白夾雜，故意簡古。這也是文風問題。重疊式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“開開心心”。
遣詞造句，也要規(guī)范。除“值此……之際”等已經(jīng)通用的句式外，一般不用文言句式。重視“約定俗成”的習慣，不用“好好看”、“我緊張你”、“特科長”等世俗新語。
標點符號要使用正確。常用的16種標點符號，要以國家語言文字工作委員會所頒布的《標點符號用法》（自1996年6月1日起實施）為標準。
要做到字詞規(guī)范，標點正確，只有靠平時多讀、多寫、多留心、多查閱、多商量，多增加一點責任心。因為責任心才是寫作公文的動力，正如激情是產(chǎn)生文學作品的動力一樣。此外，還要明確以什么為標準。
“我有一言應記取，文章得失不由天”（魯迅：《別諸第三首》）。廣大秘書工作者要樹立信心，勤學苦練，相信一定會在貫徹新《辦法》的實踐中寫出篇幅簡短、信息量大、有實用價值、提高行政效率的好公文。
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