會(huì)議不同階段的效果評(píng)估

會(huì)議是在具體的時(shí)間和空間舉行的，各種因素對(duì)會(huì)議效果的影響是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程。要舉行成功的會(huì)議，從會(huì)議開(kāi)始前到會(huì)議結(jié)束后都應(yīng)注意各種因素的影響。為了更好的保護(hù)積極因素，排除消極因素，有必要對(duì)影響會(huì)議效果的各種因素加以評(píng)估，從而建立取舍標(biāo)準(zhǔn)，也可避免將時(shí)間浪費(fèi)在不值得討論的議案上。

一、會(huì)前效果評(píng)估

在會(huì)議舉行前，以下因素會(huì)影響會(huì)議效果:

◆欠缺目標(biāo)或目標(biāo)不準(zhǔn)確

◆欠缺議程

◆與會(huì)者人選不當(dāng)，或者與會(huì)者人數(shù)太多或太少

◆會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)不當(dāng)

◆開(kāi)會(huì)的通知時(shí)間不當(dāng)

◆開(kāi)會(huì)通知的內(nèi)容欠周詳

◆會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備欠佳

◆與會(huì)者沒(méi)有作充分準(zhǔn)備

◆未定明會(huì)議的終止時(shí)間以及每一項(xiàng)議題的時(shí)間分配

◆會(huì)議不準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始

◆以前的會(huì)議太多，使與會(huì)者一聽(tīng)說(shuō)要開(kāi)會(huì)，都感到厭煩

◆開(kāi)會(huì)次數(shù)太少，使每次會(huì)議的議題過(guò)多

二、會(huì)中效果評(píng)估

在會(huì)議進(jìn)行中，影響會(huì)議效果的有如下因素：

◆在會(huì)中的交誼活動(dòng)

◆外界的干擾

◆與會(huì)者離題

◆主持人離題

◆讓沒(méi)有必要留在會(huì)場(chǎng)的與會(huì)者留在現(xiàn)場(chǎng)

◆資料不充足，決策偏頗

◆少數(shù)人壟斷會(huì)議

◆與會(huì)者之間交頭接耳

◆與會(huì)者不表明真正的感受或意見(jiàn)

◆與會(huì)者之間爭(zhēng)論

◆與會(huì)者與主席爭(zhēng)論

◆視聽(tīng)器材發(fā)生故障

◆與會(huì)者欠缺熱心

◆會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間

◆主持人未能總結(jié)會(huì)議的成果。

三、會(huì)后效果評(píng)估

會(huì)議結(jié)束后，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)以下情況，應(yīng)注意避免：

◆欠缺會(huì)議記錄

◆對(duì)決議落實(shí)不力

◆不對(duì)會(huì)議的成敗得失進(jìn)行總結(jié)

◆不解散已完成任務(wù)的委員會(huì)或工作小組

◆與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿

會(huì)后效果評(píng)估表

（一）目標(biāo)

1、此次會(huì)議的目標(biāo)是什么？

2、會(huì)議目標(biāo)是否達(dá)成？

是□否□部分達(dá)成□

3、哪些目標(biāo)沒(méi)有完全達(dá)成？為什么沒(méi)有完全達(dá)成？（確切理由）

（二）時(shí)間

1、會(huì)議目標(biāo)是否是最短時(shí)間內(nèi)達(dá)成？

是□否□不能確定□

2、倘若目標(biāo)并非在最短時(shí)間內(nèi)達(dá)成，為什么沒(méi)有在最短時(shí)間內(nèi)達(dá)成？（確切理由）

（三）與會(huì)者

1、列舉每一位與會(huì)者的姓名并評(píng)估會(huì)議結(jié)束后他們的滿意程度。

2、為“不滿意”或“極不滿意”的與會(huì)者找出使他們“不滿意”或“極不滿意”的原因。

（四）假如再主持同樣的會(huì)議，下表中哪些事項(xiàng)將繼續(xù)維持？哪些事項(xiàng)將有新的舉措？

會(huì)議不同角度的效果評(píng)估

任何會(huì)議的舉行，都有以下共同屬性：一是會(huì)議期間，必須付出一定的代價(jià)；二是會(huì)議應(yīng)有一定的目的；三是會(huì)議結(jié)束后，無(wú)論成功與否，或多或少都能給人以啟示，使人獲得一定的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。會(huì)議效率的高低，不是一個(gè)一成不變的概念，需要從不同角度加以評(píng)估。以下對(duì)此作一簡(jiǎn)要介紹。

一、從付出代價(jià)的角度評(píng)估

會(huì)議實(shí)際支出了多少費(fèi)用是很容易算出來(lái)的。計(jì)算會(huì)議成本的方法是：會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的3倍×2×開(kāi)會(huì)人數(shù)×?xí)h時(shí)間（小時(shí)）。當(dāng)然會(huì)議實(shí)際費(fèi)用還要加上會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)、資料費(fèi)、水電費(fèi)等等。會(huì)議評(píng)估要力求科學(xué)，可以采用以下公式：

這一公式中的c是指每一個(gè)與會(huì)者為會(huì)議所作貢獻(xiàn)的費(fèi)用；t是指車旅費(fèi)；a是指食宿費(fèi)用；p是指籌辦費(fèi)用，包括地點(diǎn)、設(shè)備的租賃費(fèi)，幻燈片和錄影帶等輔助資料的制作費(fèi)等。把以上的數(shù)目加起來(lái)除以d——與會(huì)者人數(shù)，就可以得到一個(gè)cd值，也就是相當(dāng)于在每位與會(huì)者身上所花的費(fèi)用。

在這些費(fèi)用中，與會(huì)者作貢獻(xiàn)的費(fèi)用c，很可能被低估。這方面的原因很多，在此不多作說(shuō)明。

在弄明白為每位與會(huì)者花了多少錢之后，還應(yīng)當(dāng)明白錢是否都花在了刀刃上。目的在于調(diào)整員工工作狀態(tài)的會(huì)議，比較容易評(píng)估效果。比如，會(huì)后員工們賣出的汽車是否增多？等等。如果達(dá)到效果，企業(yè)獲得的額外利潤(rùn)就應(yīng)歸功于會(huì)議了。

如果會(huì)議的目的是為提高士氣，向企業(yè)員工通報(bào)情況，或者對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，就不能立即從財(cái)務(wù)上顯示出利潤(rùn)來(lái)。在這種情況下，最好把會(huì)議看成是員工在職訓(xùn)練計(jì)劃的一個(gè)部分，看成是對(duì)企業(yè)前途的投資，并盡可能從中挖掘價(jià)值。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，投入一定的人力、財(cái)力，絕對(duì)是值得的。如果采取另外的辦法，比如取消會(huì)議，那么結(jié)果必然是士氣低落、無(wú)法接受變動(dòng)或生產(chǎn)效率下降等。

在傳統(tǒng)上，許多會(huì)議的舉行是不太在乎開(kāi)銷的，一般持這樣的觀點(diǎn)：所謂好主意就是把經(jīng)過(guò)精挑細(xì)選的部門經(jīng)理和員工送到一家五星級(jí)飯店，讓他們聽(tīng)取富有創(chuàng)意的報(bào)告……這樣的會(huì)議被普通人認(rèn)為是讓與會(huì)者去度假。而現(xiàn)在，人們?cè)诮?jīng)過(guò)了每次重大會(huì)議后，習(xí)慣反省一個(gè)問(wèn)題：“這個(gè)會(huì)議的舉行值得嗎？”作為會(huì)議決策者，對(duì)這個(gè)問(wèn)題必須引起重視。

評(píng)估會(huì)議是否值得舉行，不能僅僅局限在付出的代價(jià)的角度，而應(yīng)考慮會(huì)議是否管用，也就是會(huì)議是否達(dá)到了預(yù)期的目的。

二、從會(huì)議品質(zhì)的角度評(píng)估

為了提高會(huì)議效果，可以分開(kāi)評(píng)估會(huì)議的各個(gè)部分，并就其作出判斷。下面提供了一份評(píng)估會(huì)議質(zhì)量的清單，可以作為評(píng)估時(shí)的參考。

在清單一開(kāi)頭，簡(jiǎn)要地提一下既定的會(huì)議目的。在完成這一評(píng)估報(bào)告時(shí)，不要忘記這一點(diǎn)。

印刷品

對(duì)設(shè)計(jì)和版面是否滿意？?jī)?nèi)容是否正確或者表述清楚？印刷品是否及時(shí)提供？所花的費(fèi)用是否值得？

地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)的位置是否適當(dāng)？大小是否合適？住宿、飲食和服務(wù)的等級(jí)如何？設(shè)施是否適用？工作人員是否肯幫忙？與會(huì)者的意見(jiàn)如何？

交通

車輛是否保養(yǎng)得很好？車輛是否準(zhǔn)時(shí)？機(jī)動(dòng)性是否很高？司機(jī)是否客氣和肯幫忙？

會(huì)場(chǎng)布置

標(biāo)志、布景、照明和會(huì)議地點(diǎn)的裝飾水平如何？會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)的各個(gè)項(xiàng)目是否及時(shí)提供和安裝？與會(huì)者對(duì)設(shè)計(jì)布置有什么意見(jiàn)？

器材設(shè)備

提供器材設(shè)備的單位工作完成得如何？安裝和操作設(shè)備的人員工作效果如何？有無(wú)設(shè)備故障？原因是什么？

發(fā)言者

發(fā)言內(nèi)容是否打動(dòng)人心？講稿的風(fēng)格是否合適？?jī)?nèi)容是否明了？講稿是如何提供的？輔助設(shè)備的資料是否派上用場(chǎng)？

與會(huì)者的意見(jiàn)

會(huì)議采用的風(fēng)格是否合適？場(chǎng)地設(shè)計(jì)、音樂(lè)是否合適？會(huì)議時(shí)間是否合適？所花的費(fèi)用是否值得？

三、從經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的角度評(píng)估

對(duì)剛剛結(jié)束的會(huì)議作出評(píng)估，促使下一次會(huì)議開(kāi)得更有成效，費(fèi)用更少。如果不得不跳過(guò)評(píng)估階段，或者是第一次策劃籌辦會(huì)議，下面的幾個(gè)辦法，可以在會(huì)議上少花錢，且獲得最大的價(jià)值上提供幫助。

◆會(huì)議要開(kāi)得短。如果預(yù)計(jì)開(kāi)一天的會(huì)議，可以只開(kāi)半天，這樣只需一夜的住宿。

◆安排較多的活動(dòng)，使會(huì)議獲得最大限度的價(jià)值。應(yīng)多安排自助餐而減少正式午宴。多開(kāi)小會(huì)，以使與會(huì)者能增加參與度。如果有可能也利用晚間開(kāi)會(huì)。

◆特別注意選擇地點(diǎn)。會(huì)議地點(diǎn)的技術(shù)設(shè)施都在改進(jìn)，有良好設(shè)施的會(huì)場(chǎng)利用價(jià)值更大，因?yàn)榭梢怨?jié)省設(shè)備的租賃費(fèi)用。

◆對(duì)與會(huì)者的名單要精益求精。把與會(huì)者限于最有可能為會(huì)議作出貢獻(xiàn)的人。人數(shù)少意味著會(huì)議場(chǎng)地小，可節(jié)省場(chǎng)地租賃，住宿和餐飲費(fèi)。

◆如果請(qǐng)公關(guān)公司籌辦會(huì)議，應(yīng)多看多問(wèn)。有的企業(yè)提供價(jià)格低的全套特價(jià)服務(wù)，包括現(xiàn)成的布景和可挑選的器材設(shè)備。

◆如果對(duì)于某會(huì)議承辦公司的工作感到滿意，可考慮與其長(zhǎng)期合作。保持合作關(guān)系，可促使他們減少收費(fèi)。

◆討價(jià)還價(jià)。應(yīng)先確定自己的價(jià)位，并努力找到能獲得與它最接近的價(jià)格的辦法。

上面提到的經(jīng)驗(yàn)，有助于會(huì)議舉辦者參考。如果動(dòng)用企業(yè)內(nèi)部資源籌辦下一次會(huì)議，應(yīng)首先明確：什么應(yīng)當(dāng)做，什么應(yīng)當(dāng)避免。如果是由公關(guān)公司代為籌辦，可以先問(wèn)問(wèn)他們是否有某種形式的評(píng)估，他們也許會(huì)很樂(lè)意滿足這一要求。多數(shù)會(huì)議承辦公司知道，客戶越來(lái)越不重視會(huì)議表面的熱鬧和氣派，而在乎會(huì)議是否能做更有效的變動(dòng)。因此，這一方面的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)正在加強(qiáng)。

關(guān)于會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)包括：會(huì)議開(kāi)得是否有效；會(huì)議有什么失敗的地方；有哪些需要改進(jìn)的地方；與會(huì)者的立場(chǎng)觀點(diǎn)。發(fā)言者的表現(xiàn)如何；向所有人表明會(huì)議開(kāi)得是否成功。

如果策劃和組織一次會(huì)議，經(jīng)過(guò)排練加上具有說(shuō)服力的發(fā)言者，以及有力而又恰到好處的技術(shù)支持，對(duì)于籌辦人、參與者以及所有相關(guān)人員來(lái)說(shuō)，可能是一次令人真正滿意的經(jīng)歷。

不同人員對(duì)會(huì)議效果的評(píng)估

評(píng)估會(huì)議有三個(gè)主要來(lái)源：一是會(huì)議主持人，二是訓(xùn)練有素的會(huì)議專業(yè)人士，三是與會(huì)者。

專業(yè)人士和與會(huì)者對(duì)會(huì)議所做的評(píng)估，視野比較開(kāi)闊，也比較客觀。

（一）會(huì)議主持人的評(píng)估

會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)該這樣征求意見(jiàn)：“我主持得怎么樣？”“哪些議題進(jìn)行得非常順利？為什么？”“哪些部分有問(wèn)題？”等等。

這是主持人最起碼要思考的問(wèn)題?；〞r(shí)間對(duì)這些細(xì)節(jié)深入思考，自我評(píng)估是有助益的。

（二）訓(xùn)練有素的會(huì)議專業(yè)人士的評(píng)估

一個(gè)訓(xùn)練有素的會(huì)議專業(yè)人士對(duì)于有效會(huì)議的成份、客觀評(píng)估的技巧以及給予評(píng)估的回應(yīng)都是相當(dāng)熟悉的。會(huì)議專業(yè)人士通常坐在會(huì)議室的后面，并且以評(píng)估表格來(lái)做記錄。評(píng)估的表格一般是按照會(huì)議進(jìn)行的先后次序而設(shè)計(jì)的。

會(huì)議結(jié)束之后，會(huì)議專業(yè)人士可以將他觀察到的事情向全體與會(huì)者報(bào)告，并邀請(qǐng)他們共同討論如何改進(jìn)下一次會(huì)議；也可以私下同會(huì)議主持人交換看法，并討論需要改進(jìn)的地方。

（三）與會(huì)者的評(píng)估

與會(huì)者是評(píng)估會(huì)議的最佳人選。他們對(duì)于會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議中發(fā)生的事情以及主持人的表現(xiàn)都有所感受與反應(yīng)。會(huì)議中公開(kāi)討論通常是得到與會(huì)者反饋信息的最佳方案。 雖然會(huì)議中與會(huì)者的直接反應(yīng)對(duì)于評(píng)估會(huì)議有一定的價(jià)值，但這種反應(yīng)勢(shì)必帶有迎合會(huì)議氣氛的色彩，要獲得與會(huì)者對(duì)會(huì)議的印象及自己的想法，可以在會(huì)議結(jié)束后幾天之內(nèi)，請(qǐng)他們填寫一份問(wèn)卷。問(wèn)卷要簡(jiǎn)單，最好采取只提少數(shù)相關(guān)問(wèn)題的辦法，測(cè)驗(yàn)會(huì)議的主要意圖是否已被接受和理解。

除了這些有關(guān)的問(wèn)題，問(wèn)卷還應(yīng)設(shè)法發(fā)現(xiàn)與會(huì)者對(duì)以下問(wèn)題的看法：

◆地點(diǎn)——位置是否適當(dāng)？是否容易到達(dá)？是否有足夠的停車場(chǎng)？是否舒適？服務(wù)和飲食是否良好？工作人員的服務(wù)如何？

◆會(huì)議的組織——是否在開(kāi)會(huì)前就對(duì)會(huì)議內(nèi)容已有所知？旅行安排的效果如何？座位安排是否滿意？日程表、選票、簡(jiǎn)報(bào)等輔助資料是否做得很好？

◆會(huì)議——會(huì)議是否籌辦得很好？在會(huì)上能否看清楚、聽(tīng)清楚？發(fā)言者是否給人深刻印象？輔助器材是否良好？有沒(méi)有足夠的時(shí)間提問(wèn)？與會(huì)者是否覺(jué)得充分參與了會(huì)議？從會(huì)議中學(xué)到了什么？

◆后續(xù)行動(dòng)——是否有正式的后續(xù)行動(dòng)？如果沒(méi)有，是否應(yīng)當(dāng)有這樣的行動(dòng)？會(huì)議的直接結(jié)果是什么？是否打算采取進(jìn)一步的行動(dòng)？

籌辦人最好在確定了會(huì)議目的的前期策劃階段，就設(shè)計(jì)出一份問(wèn)卷。對(duì)會(huì)議的策劃越投入，本來(lái)模糊的想法越有可能變得清晰。

要讓與會(huì)者填一份問(wèn)卷可能有一定困難，因?yàn)樵跁?huì)議結(jié)束之后，每個(gè)人都將忙于工作。解決這個(gè)問(wèn)題的方法是：或者帶著小型錄音機(jī)登門拜訪；或者舉辦填寫問(wèn)卷有獎(jiǎng)比賽；或者不斷地催促，這當(dāng)然要注意避免與會(huì)者的反感情緒。

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