（一）相關(guān)知識(shí)

1.會(huì)議籌備方案的內(nèi)容

（1）確定會(huì)議的主題與議題

會(huì)議的主題是指關(guān)于會(huì)議要研究的問題、要達(dá)到的目的。

確定會(huì)議主題的要素有3點(diǎn)：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。

例：()的會(huì)議堅(jiān)決不開

a.條件不成熟b.目的不明確c.議題過多d.地點(diǎn)

答案：b

解析：明確的目的是開會(huì)的重點(diǎn)和關(guān)鍵

例：會(huì)議主題的確定應(yīng)做到（）

a.有切實(shí)依據(jù)b.能結(jié)合本單位的實(shí)際c.主題盡量細(xì)化d.有明確的目的

答案：abd

解析：確定會(huì)議主題的要素有3點(diǎn)：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。

（2）確定會(huì)議的名稱

（3）確定會(huì)議的流程：根據(jù)到會(huì)的主要領(lǐng)導(dǎo)，安排會(huì)議主持人；根據(jù)會(huì)議的主題，確定會(huì)議發(fā)言人；

（4）確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)

會(huì)議時(shí)間包括實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過程中的體會(huì)時(shí)間。會(huì)議的最佳時(shí)間要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席而定，確定會(huì)議的長短

會(huì)議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會(huì)場大小適中、地點(diǎn)適中。環(huán)境適中。交通方便，會(huì)議設(shè)施齊全

（5）確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具

（6）確定會(huì)議文件的范圍并做好文件的印制工作

（7）確定會(huì)議代表的組成

（8）確定會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算

（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排

（10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工

例：秘書人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議籌備方案的內(nèi)容，做好會(huì)前的（）

a.分工協(xié)作b.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)c.統(tǒng)一匯報(bào)d.綜合檢查

答案：abd

2.會(huì)議籌備方案的作用

（1）確保會(huì)議的周密組織

（2）確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位

（3）確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行。

3.電話會(huì)議及視頻會(huì)議

（1）電話會(huì)議

電話會(huì)議是利用程控電話的“會(huì)議電話”功能召集不同地方的人員舉行會(huì)議。

1）電話會(huì)議的交流的特點(diǎn)

a．電話會(huì)議方便靈活準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速，是電子通信會(huì)議中花費(fèi)最少的。

b．電話會(huì)議缺少身體語言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流，而且缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。

c．為了提高電話會(huì)議的效率可以搭配使用其他通信方式，增進(jìn)信息的傳輸與交流。

d．電話會(huì)議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)

2）電話會(huì)議信息工作的要求

a．準(zhǔn)確發(fā)出開會(huì)信息

b．認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書面信息材料

c．合理安排會(huì)場信息傳輸設(shè)備

d．按時(shí)接通電話

e．互相通報(bào)出席情況。

f．做好會(huì)議記錄。（用錄音電話系統(tǒng)記錄會(huì)議信息）

（2）視頻會(huì)議視頻會(huì)議是利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像和聲音信號(hào)的一種現(xiàn)代化會(huì)議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定

1）視頻會(huì)議的特點(diǎn)（視頻會(huì)議屬于同步會(huì)議）

a.實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時(shí)傳遞

b.打破了空間的限制

c.節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。

d.交流效果較好

e.視頻會(huì)議局限，準(zhǔn)備時(shí)間較長，投入成本高，交流不夠深入廣泛

2）視頻會(huì)議信息工作的要求

a.發(fā)出開會(huì)信息

b.分發(fā)文件信息資料

c.布置會(huì)場

d.設(shè)置與檢查會(huì)場信息傳輸設(shè)備

e.做好會(huì)議信息準(zhǔn)備

f.采用先集中后分散的形式。

g.匯總情況信息

4.遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)

（1）遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢，與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音的形式做永久記錄，交流更加直接與簡短的優(yōu)點(diǎn)。

（2）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)先預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)要求，并提前將開會(huì)內(nèi)容告知電信公司。

（3）會(huì)議材料‘程序必須盡量寄給與會(huì)人員

（4）要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備

例：1.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會(huì)議是建立在高科技的基礎(chǔ)上的。（）

2.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會(huì)議可以使傳統(tǒng)的會(huì)議記錄方式不復(fù)存在。（）

3.遠(yuǎn)程會(huì)議實(shí)現(xiàn)了（）進(jìn)行會(huì)議的交流和溝通。

a.異時(shí)b.異種c.異地d.異向e.異常

答案：ac

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