委員會指的是各單位為完成一定的任務(wù)而設(shè)立的專門組織。
作為一個秘書,熟悉委員會的程序是十分重要的。地方政府是按委員會結(jié)構(gòu)運(yùn)行,由常務(wù)委員會負(fù)責(zé)各自的事物(例如住宅、財政、社會服務(wù)和教育),委員會成員的產(chǎn)生將根據(jù)情況要么指定要么選出,甚至有可能兩種方式結(jié)合。例如在成立一個以磋商為目的的委員會時,管理人員是被指定的,因?yàn)樗麄冇袑iT的技術(shù)和在組織中的地位。而工人代表則是由勞方選出。委員會間的區(qū)別在于他們具有各自的權(quán)威性。一些委員會有執(zhí)行權(quán),特別是在地方政府。
1、執(zhí)行委員會:
執(zhí)行委員會可以對某一組織進(jìn)行實(shí)際管理,并在作出決定和在組織行為上行使其自身的優(yōu)先權(quán)。一個有限公司的董事會就是一個執(zhí)行委員會。
2、常務(wù)委員會:
常務(wù)委員會應(yīng)長期關(guān)注政策的細(xì)節(jié),解決周期性出現(xiàn)的事務(wù),例如財政。在地方議會里,日復(fù)一日的工作由常務(wù)委員會處理(諸如住宅、健康、財政和就業(yè)等事務(wù))。這樣的委員會將在他們被賦予的權(quán)力的框架內(nèi)行使其優(yōu)先權(quán),并最終向執(zhí)行委員會報告。
3、顧問委員會:
顧問委員會的責(zé)任是向執(zhí)行委員會提出建議,它有權(quán)組成直接向上級匯報的下屬委員會,將下屬委員會的建議反映給執(zhí)行委員會。
4、附屬委員會:
如果權(quán)限所及,上一級的委員會就可以在它的成員中指定一個附屬委員會,以研究和討論特定的事務(wù)。這樣的附屬委員會也可以形成一個常務(wù)委員會,如果它可以減輕上級委員會的常務(wù)工作,也可以形成一個ad hoc委員會來進(jìn)行專項調(diào)查。但是這兩種附屬委員會都無權(quán)采取行動,除非它向上級委員會報告并征得同意。
5、ad hoc委員會:
ad hoc委員會只是為一個專門的目的而存在的,從字面上理解,ad hoc是“對這個”或“為這個”目的的意思。例如計劃一個專門的工作項目或?qū)m椪{(diào)查等。這種委員會存在的時間相對較短,并且完成該項工作后即被解散。
6、協(xié)商委員會:
協(xié)商委員會的作用較為寬泛,概括起來說,是為了促進(jìn)溝通并使勞方獲得制定政策和管理決策的依據(jù)。其召開會議的目的是交流思想,解決問題,發(fā)表不同意見,消除誤解和規(guī)劃前景。這樣的會議帶有建設(shè)性,但有可能導(dǎo)致對抗和僵持.這需要在對有些問題能夠謀求一致時再召開會議。 7、定期委員會議
它覆蓋范圍較廣泛,常常被冠以其他名稱.如總經(jīng)理會議、董事會議等等,并需要提前準(zhǔn)備。它們也是一種常設(shè)會議,而非僅僅承擔(dān)臨時的角色。因此,這些會議趨向于考慮典型的業(yè)務(wù)問題,但也例外地處理一些臨時性問題。
8、特別委員會議
它與臨時性的會議有些相似,雖然它常常有更多既定事項需要考慮,如議事日程和會議準(zhǔn)備時間等。這種會議趨于非正式,但可能成果累累。
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