1．確定會(huì)議的規(guī)模

1)效率

會(huì)議的規(guī)模直接制約會(huì)議的效率。也就是說，會(huì)議人數(shù)越少，會(huì)議所花的時(shí)間就越少，會(huì)議效率就越高；反之，會(huì)議人數(shù)越多，意見越不容易集中，會(huì)議時(shí)間也越長，效率就越低。所以必須注意一點(diǎn)，人數(shù)越多就可能出現(xiàn)懶于思維者。因此，除了發(fā)布性會(huì)議和必須舉行的大規(guī)模會(huì)議之外，要盡可能地控制與會(huì)人數(shù)。

2)成本

會(huì)議規(guī)模與會(huì)議成本兩者構(gòu)成正比關(guān)系，規(guī)模越大，動(dòng)用的人力、物力、財(cái)力就越多，會(huì)議成本也就越高。在確定會(huì)議規(guī)模時(shí)，先要考慮清楚預(yù)計(jì)的會(huì)議成本，做到量力而行。除了考慮會(huì)議的顯性成本外，還要預(yù)算一下隱性成本。

3)效果

會(huì)議的規(guī)模與會(huì)議的效果密切相關(guān)。有的會(huì)議保密性較強(qiáng)，必須嚴(yán)格控制與會(huì)人數(shù)和會(huì)務(wù)人員，以防會(huì)議內(nèi)容的擴(kuò)散。有的會(huì)議要求造成聲勢(shì)，擴(kuò)大影響，需要達(dá)到一定的規(guī)

模才能產(chǎn)生效果。需要加強(qiáng)注意的是，盲目追求規(guī)模定會(huì)產(chǎn)生不良影響和效果。

4)場(chǎng)地

一般來說，規(guī)模決定場(chǎng)地，但由于場(chǎng)地的限制，規(guī)模必然受到相應(yīng)的限制。因此，決定會(huì)議規(guī)模之前應(yīng)當(dāng)先考察場(chǎng)地條件。

2．確定會(huì)議的時(shí)間

1)需要把握的原則

會(huì)議的時(shí)間問題首先是一個(gè)準(zhǔn)確把握會(huì)議召開時(shí)機(jī)的問題，具體包含3方面含義。

(1)時(shí)機(jī)必須成熟。如果說會(huì)議的目的是為了解決問題，那么解決這些問題的時(shí)機(jī)成熟與否，則是會(huì)議的組織者在確定會(huì)議時(shí)間時(shí)，不得不首先考慮的因素。只有當(dāng)解決問題的條件充分具備，時(shí)機(jī)完全成熟時(shí)，適時(shí)召開會(huì)議，才能水到渠成，瓜熟蒂落。時(shí)機(jī)未到，條件不具備，寧可推遲會(huì)議，否則，會(huì)議的效果就得不到保證，甚至還會(huì)適得其反。

(2)及時(shí)召開。當(dāng)問題迫切需要解決，條件也已具備，時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟時(shí)，會(huì)議應(yīng)及時(shí)召開。拖而不議，則會(huì)錯(cuò)失良機(jī)，貽誤工作。

(3)會(huì)議時(shí)間要合理。合適的會(huì)議時(shí)間一是指會(huì)議召開的時(shí)間富有意義，能烘托會(huì)議的主題。例如，紀(jì)念性會(huì)議放在紀(jì)念日舉行最能突出其主題；慶祝性、招待性會(huì)議安排在相關(guān)節(jié)日前夕召開效果最佳。二是指會(huì)議召開的時(shí)間有利于推動(dòng)工作。例如，總結(jié)工作、安排計(jì)劃的會(huì)議應(yīng)當(dāng)在工作完成之后、計(jì)劃開始之前舉行；工作性例會(huì)，如黨委、廠長經(jīng)理辦公會(huì)等，一般安排在周一或周五。三是指舉行會(huì)議的具體時(shí)間應(yīng)當(dāng)符合人的生理和心理規(guī)律，注意勞逸結(jié)合。

2)需要注意的問題

(1)會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)人、嘉賓、報(bào)告人是否能在這一時(shí)間參加會(huì)議。

(2)會(huì)議的各項(xiàng)組織和準(zhǔn)備工作是否能夠完成。

(3)學(xué)術(shù)性會(huì)議、招標(biāo)性會(huì)議、論證會(huì)、聽證會(huì)等與會(huì)者是否有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備提交相關(guān)文件或發(fā)言材料。

(4)會(huì)議的具體日期一定要考慮周到，是否同與會(huì)者的民族風(fēng)俗不符或有可能傷害與會(huì)者的宗教感情。由法律法規(guī)、組織章程或議事規(guī)則明確規(guī)定會(huì)期的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按規(guī)定的會(huì)期召開，非特殊情況不得提前或推遲。

3．確定會(huì)議的長度和注意的問題

會(huì)期的長短要依據(jù)會(huì)議的實(shí)際需要來確定。會(huì)議的實(shí)際需要一般應(yīng)考慮這樣幾個(gè)問題。

(1)會(huì)議的各項(xiàng)議程是否能夠完成。

(2)會(huì)議的發(fā)言是否充分，與會(huì)者能否充分表達(dá)意見。

(3)會(huì)議中是否會(huì)有臨時(shí)動(dòng)議提出，如果提出動(dòng)議，大致需要花多少時(shí)間進(jìn)行討論和表決。

(4)是否需要留出一定的機(jī)動(dòng)時(shí)間，以應(yīng)不測(cè)。

會(huì)議時(shí)間的長短除與會(huì)議的實(shí)際需要有關(guān)外，還與會(huì)議的成本和效率密切相關(guān)，一般情況下，會(huì)議的時(shí)間越簡短，成本越低，效率越高。因此，在滿足需要原則的前提下，適當(dāng)、合理地壓縮會(huì)議的時(shí)間，是降低會(huì)議成本、提高會(huì)議效率的有效手段。

4．確定會(huì)議地點(diǎn)的考慮因素

自己的辦公地點(diǎn)可能是最自然也是最易于利用的地點(diǎn)，但它不一定最有助于達(dá)到會(huì)議的目的。理想的會(huì)址對(duì)絕大多數(shù)與會(huì)者來說，不僅是旅程最短的，而且也應(yīng)該沒有噪聲和其他使人分心的因素，同時(shí)，最好能夠安排在遠(yuǎn)離辦公室的地方，以擺脫日常事務(wù)，達(dá)到集中注意力于會(huì)議的目的。

選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)考慮如下因素。

1)與會(huì)者與會(huì)場(chǎng)的距離

會(huì)議有全國性和地方性之分。一些協(xié)會(huì)組織每年都會(huì)在國內(nèi)的不同地方主辦會(huì)議，因?yàn)樗麄冎烙行?huì)員沒有足夠的時(shí)間或財(cái)力到其他國家參加會(huì)議。通過變換會(huì)議地點(diǎn)，他們每年都能吸收一些新的與會(huì)者，同時(shí)也對(duì)國內(nèi)各個(gè)地區(qū)表現(xiàn)出了一視同仁的立場(chǎng)。

也有一些會(huì)議主辦者喜歡每年在同一個(gè)城市舉行會(huì)議，這樣就可以使與會(huì)者能夠相應(yīng)地安排時(shí)間和預(yù)算。

2)與會(huì)者下榻酒店與會(huì)場(chǎng)間的距離

如果選定的會(huì)議地點(diǎn)既有會(huì)議場(chǎng)所，又有客房，會(huì)議承辦者就不必考慮這個(gè)問題了，但是如果會(huì)議在某個(gè)會(huì)議中心舉行，這個(gè)問題就十分重要。與會(huì)者下榻酒店和會(huì)場(chǎng)之間交通所需的時(shí)間比實(shí)際的距離更為重要，這就需要考慮與會(huì)者在兩地之間進(jìn)行往返平均需要多長時(shí)間?根據(jù)與會(huì)者的具體情況和天氣條件，考慮這段路程遠(yuǎn)近是否適合?是否有高效的公共交通工具?還是必須由會(huì)議提供往返交通?

3)與會(huì)議前后旅行的關(guān)系

會(huì)議前后的旅行通常不在會(huì)議承辦者的考慮范圍之內(nèi)，因此，很容易在選擇會(huì)議地點(diǎn)的時(shí)候被忽略，重要的問題在于是否要讓與會(huì)者進(jìn)行旅行。如果考慮這一因素，會(huì)議地點(diǎn)就應(yīng)該臨近主要火車站、機(jī)場(chǎng)，會(huì)前旅行應(yīng)該安排得舒適合理。如果大部分與會(huì)者都要從外地到會(huì)議地點(diǎn)，那么相關(guān)的安排就必須在會(huì)議策劃中有所體現(xiàn)。這樣最大的優(yōu)點(diǎn)就是與會(huì)者一般不會(huì)中途退出，通常會(huì)堅(jiān)持到會(huì)議結(jié)束。最好把會(huì)議地點(diǎn)選擇在可以讓與會(huì)者直達(dá)，而不用轉(zhuǎn)機(jī)的城市。有時(shí)候，中途轉(zhuǎn)機(jī)是不可避免的，在這種情況下，旅程的安排就要取決于與會(huì)者的靈活程度和接受額外困難的信心。

4)是否曾在此舉辦過會(huì)議

這里所涉及的是會(huì)議承辦者，如果你是外部承辦者，可能再次使用從前為這個(gè)或其他主辦者選擇的會(huì)議地點(diǎn)。這樣你會(huì)對(duì)該會(huì)議地點(diǎn)十分熟悉，甚至認(rèn)識(shí)其中的一些工作人員。不過，不要對(duì)這種優(yōu)勢(shì)寄予過高的希望，因?yàn)樵谠S多會(huì)議地點(diǎn)，工作人員的流動(dòng)是很頻繁的。不論內(nèi)部承辦者還是外部承辦者，都應(yīng)該清楚會(huì)議的主辦者以前是否使用過這個(gè)會(huì)議地點(diǎn)。如果曾經(jīng)用過，那么過去的經(jīng)歷如何?主辦者對(duì)其是否滿意?與會(huì)者是否就該會(huì)議地點(diǎn)有過任何反饋?該會(huì)議地點(diǎn)自該主辦者上一次使用后有何變化?

即使你或會(huì)議的主辦者從前使用過某個(gè)會(huì)議地點(diǎn)，征求一下他人的意見即詢問一下他人是否在此舉辦過會(huì)議也是有好處的。你在該會(huì)議地點(diǎn)的經(jīng)歷是愉快，還是不盡如人意，并不能僅憑一個(gè)人的意見確定。如果你曾不止一次地使用過該會(huì)議地點(diǎn)，也可以不必征求他人的意見。

他人的意見對(duì)你的判斷有幫助，但不能被當(dāng)作精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)來參考。他們的經(jīng)歷無論好壞都可能反映出個(gè)人的特點(diǎn)、具體的會(huì)議策劃和其他一些類似的因素，這些可能與你的情況并不相同。一直處于使用狀態(tài)的會(huì)議地點(diǎn)也許能夠出具滿意客戶的證明，或者至少提供這些客戶的名字、地址和電話號(hào)碼。

5)是否有汽車租賃服務(wù)

雖然與會(huì)者在參加會(huì)議的過程中一般不需要開車，但是總有一些與會(huì)者希望能夠有汽車租賃服務(wù)，以備不時(shí)之需。汽車租賃公司可以在會(huì)議當(dāng)?shù)氐臋C(jī)場(chǎng)或其他地方設(shè)立辦公室來承接業(yè)務(wù)，但是一定要明確在哪里可以提到車。在會(huì)議前后的旅行中，汽車租賃是非常重要的，因?yàn)闀?huì)議地點(diǎn)可能坐落在一些國家公園或歷史名勝附近。

6)提供哪些娛樂活動(dòng)

與會(huì)者對(duì)娛樂活動(dòng)的興趣不斷增長，因此，會(huì)議在策劃過程中也更多地注意將娛樂時(shí)間納入日程。在會(huì)議日程安排上，這段時(shí)間對(duì)應(yīng)的活動(dòng)往往是用空白表示。如果選擇某個(gè)會(huì)議地點(diǎn)是出于對(duì)其娛樂設(shè)施的興趣，就應(yīng)該充分利用它們。一些大型的酒店和會(huì)議中心往往配備有大量的室內(nèi)娛樂設(shè)施，如網(wǎng)球和保齡球等，以供與會(huì)者在天氣不好的時(shí)候進(jìn)行娛樂。

并不是所有的娛樂活動(dòng)都要在會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行。舉辦者也可以選擇會(huì)場(chǎng)附近的高爾夫球場(chǎng)作為與會(huì)者的娛樂場(chǎng)所，為與會(huì)者安排一些優(yōu)惠措施并使具享受交通的便利。

對(duì)特殊的娛樂活動(dòng)可能需要收費(fèi)，但是一般來說，對(duì)與會(huì)者可以免除這些費(fèi)用。在會(huì)議過程中，承辦者宣布某些酒店的游泳池可以免費(fèi)使用，這樣就會(huì)給與會(huì)者一個(gè)印象，即無論下榻在哪個(gè)酒店，他們都可以免費(fèi)使用承辦者宣布的這些游泳池。許多與會(huì)者去使用這些游泳池的時(shí)候被服務(wù)人員要求出示客房鑰匙，落得尷尬的結(jié)局，這樣將是很難堪的，因此，承辦者應(yīng)考慮到類似這樣的細(xì)節(jié)問題。

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