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什么是秘書

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《英漢詞典》：秘書緣于拉丁文secretarius，意即“可靠的職員”。

《現(xiàn)代漢語詞典》：秘書是掌管文書并協(xié)助機關(guān)或部門負責人處理日常工作的人員。

1998年5月，國家勞動部（現(xiàn)勞動和社會保障部）在其新頒布的《秘書職業(yè)技能標準》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領導處理財務及日常事務，并為領導決策及實施服務的人員。目前我國秘書從業(yè)人員約達2300萬人。

秘書節(jié)的由來

1952年春天，兩位美國的資深秘書共同向美國商業(yè)部部長提出創(chuàng)立秘書周的計劃，其主要宗旨是肯定秘書人員的工作技能、忠誠及工作效率以及給予政府及各企業(yè)的貢獻，并且通過有效的宣傳，引起人們重視秘書工作者在工作中發(fā)揮無限潛能。經(jīng)過兩人在華盛頓各界友人的協(xié)助，這個夢想終于在同年達成。

美國商業(yè)部長宣布，1952年的6月1日至7日為美國第一個秘書周，6月4日為秘書日。到了1955年，美國的秘書協(xié)會將秘書周改為四月份的最后一個星期，而這周的星期三為秘書日，并一直沿用至今。

1981年美國秘書協(xié)會更名為“國際專業(yè)秘書協(xié)會”又于1998年更名為“國際專業(yè)行政人員協(xié)會”，簡稱IAAP。

三種秘書職業(yè)資格證書

在中國，有三種國家承認的秘書職業(yè)資格證書，它們分別是由勞動和社會保障部推出的全國秘書證書，它是在國內(nèi)從事秘書職業(yè)的資格準入證明；由英國劍橋大學考試委員會和教育部考試中心中英中心推出的劍橋秘書證書，獲得此證書之后，學生可以選擇就業(yè)或繼續(xù)深造；還有英國倫敦工商會考試局推出的LCCIEB秘書證書，這是國際認可的職業(yè)資格證書，獲得學員可繼續(xù)進修專業(yè)資格文憑或到國外大學進一步深造，世界上許多大學都承認LCCIEB的證書為入學條件之一。

目前，這三種秘書職業(yè)證都分初、中、高三個級別。

我國外企秘書的劃分

一般來說，初級秘書應包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務助理等，他們的職責一般比較單一，事件技術(shù)含量較低，薪金相對低一些。

中級秘書包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書，他們的權(quán)力和責任相對大一些，外語水平和計算機應用水平較高，能用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。具有很好的協(xié)調(diào)能力，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在25～35歲左右，他們不輕易跳槽，更關(guān)心發(fā)展機會。

高級秘書則包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書等。這是處于高級領導層的要職，他們的領導能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉，因此年齡偏大，35～45歲，能起草重要的合同文本、懂法律、稅務知識，有應急處理能力。這是秘書職位的頂點，到此時才能真正領悟秘書工作的全部內(nèi)涵，而具備這些條件的女性鳳毛麟角。

八成秘書需補課

有調(diào)查顯示，目前在我國年營業(yè)額5000萬元以上的企業(yè)中，約有80%的企業(yè)總裁秘書早期所受的專業(yè)教育都是中文、外語等，缺乏從公司的戰(zhàn)略高度整合商務管理問題的理論基礎和實際經(jīng)驗。

具有一定素質(zhì)的秘書助理人員應該是具備優(yōu)秀商務人員素質(zhì)的行業(yè)精英，懂得國際商務禮儀、人際關(guān)系與溝通技巧、壓力管理、財務的精算與操作等。而企業(yè)高級秘書或助理人員，應該十分了解秘書與企業(yè)戰(zhàn)略的關(guān)系，知道如何有效地處理商務事件，協(xié)助總裁完成上下級的溝通，并在任何場合下保持良好的心態(tài)、優(yōu)雅的風度、冷靜的頭腦。

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