本文講述的是日常工作會(huì)議主要流程之二：會(huì)中工作。提到了會(huì)中工作所要注意的幾個(gè)事項(xiàng)，詳請(qǐng)請(qǐng)閱讀本文。1．會(huì)議簽到

按會(huì)議簽到工作的基本要求完成會(huì)議的簽到工作。

為了隨時(shí)掌握?qǐng)?bào)到人數(shù)，要認(rèn)真做好簽到工作。

秘書(shū)人員在會(huì)議召開(kāi)前應(yīng)準(zhǔn)備好簽到所需的用品。目前，簽到的方式主要有兩種。

1)簿式簽到

簿式簽到是指與會(huì)人員到會(huì)時(shí)，在簽到簿上簽上自己的姓名、單位、職務(wù)等內(nèi)容，以表示到會(huì)。簿式簽到方式簡(jiǎn)便易行，但容易在會(huì)場(chǎng)門口造成擁擠現(xiàn)象。因此，簿式簽到方式比較適合于小型會(huì)議或慶典性會(huì)議。

2)卡片式簽到

卡片式簽到又可以分為兩種：一種是將預(yù)先印制好的卡片(相當(dāng)于入場(chǎng)券)提前發(fā)給與會(huì)者，入場(chǎng)時(shí)，交出一張即可；另一種是磁卡簽到，即與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，手持事先領(lǐng)取的磁卡，送進(jìn)電子簽到機(jī)里，簽到機(jī)便即時(shí)將其姓名、號(hào)碼等內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)，與會(huì)者入場(chǎng)完畢后，簽到情況便立即在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示出來(lái)?？ㄆ胶灥椒绞竭m用于較大型會(huì)議。

2．協(xié)助正確使用會(huì)場(chǎng)設(shè)備并發(fā)放會(huì)議用品

會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)會(huì)使用錄音、攝像等設(shè)備，秘書(shū)人員還應(yīng)提供會(huì)場(chǎng)用品，包括發(fā)放會(huì)議所需文具，隨時(shí)提供主席臺(tái)與會(huì)場(chǎng)人員飲用的茶水、飲料等。

3．協(xié)助完成與會(huì)人員的食宿安排

與會(huì)者食宿問(wèn)題是會(huì)議召開(kāi)期間會(huì)場(chǎng)外服務(wù)工作中最重要的工作，因此必須非常重視。雖然在會(huì)議召開(kāi)前食宿工作都已準(zhǔn)備就緒，但與會(huì)人員到會(huì)后，仍然會(huì)對(duì)食宿問(wèn)題提出一些具體的要求和意見(jiàn)，秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)虛心聽(tīng)取這些意見(jiàn)，盡可能滿足與會(huì)者的要求，做到主動(dòng)熱情服務(wù)。例如，有的與會(huì)者由于種種原因提出調(diào)整房間的要求，秘書(shū)人員應(yīng)盡量給以調(diào)換，實(shí)在做不到的，也應(yīng)耐心給予解釋，并表示歉意；有的與會(huì)者可能對(duì)飲食不習(xí)慣而提出意見(jiàn)，也應(yīng)盡量改進(jìn)。總之，應(yīng)盡量采納合理的意見(jiàn)要求，并給以滿足。

4．會(huì)議記錄

1)為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作

作為一個(gè)秘書(shū)，應(yīng)在會(huì)議期間做好記錄和筆記，擔(dān)任好會(huì)議的記錄員。會(huì)議記錄員應(yīng)協(xié)助主持人進(jìn)行會(huì)議的籌劃和安排工作。正式會(huì)議的記錄是會(huì)議進(jìn)程的原始記錄，是具有法律效力的檔案，因此，務(wù)必準(zhǔn)確、完整和條理清楚。

(1)準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。

(2)準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶來(lái)補(bǔ)充手工記錄。

(3)要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料文件，需要核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)時(shí)隨時(shí)使用。

(4)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，了解與會(huì)人員的座位圖，便于識(shí)別會(huì)議上的發(fā)言者。

(5)在利用錄音機(jī)的同時(shí)必須手工記錄，這樣可以防止錄音機(jī)中途出故障。

2)會(huì)議記錄的內(nèi)容

(1)會(huì)議描述。包括會(huì)議類型、時(shí)間、日期、地點(diǎn)。

(2)與會(huì)者姓名。主席的名字在最前面，記錄員的名字在最后。

(3)會(huì)議過(guò)程。宣讀上次會(huì)議記錄、在會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題、通信情況、一般事務(wù)，決議應(yīng)包括會(huì)議上的確切措辭、其他事務(wù)——按在會(huì)上進(jìn)行的順序記錄、下次會(huì)議日期。

(4)主席、記錄員簽名。

3)會(huì)議記錄的方法

(1)會(huì)議記錄的重點(diǎn)應(yīng)將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來(lái)，而其他的內(nèi)容可簡(jiǎn)要概括地記錄。

(2)漏記的內(nèi)容可事先做出記號(hào)，然后對(duì)照錄音磁帶修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語(yǔ)做出簡(jiǎn)要的解釋。

(3)與會(huì)者提出的意見(jiàn)、建議，要把人名記錄下來(lái)。

4)會(huì)議記錄的修改

(1)在定稿打字之前，通常向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。

(2)如果某一成員指出會(huì)議記錄中的一個(gè)錯(cuò)誤，經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，主席或秘書(shū)可以在會(huì)議記錄中改正這一錯(cuò)誤。

(3)會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再做改動(dòng)。

5)會(huì)議記錄的要求

(1)真實(shí)。正式的會(huì)議記錄具有法律效力，要確保內(nèi)容的真實(shí)可信，準(zhǔn)確無(wú)誤，一旦會(huì)議主席簽名和全體成員通過(guò)，就不得再改動(dòng)。

(2)完整。會(huì)議記錄必須體現(xiàn)會(huì)議的實(shí)際進(jìn)程，要將所有要點(diǎn)完整地記錄下來(lái)，不能遺漏。

(3)簡(jiǎn)潔。會(huì)議記錄不同于一份詳細(xì)報(bào)告，而是將會(huì)議進(jìn)程以簡(jiǎn)明扼要的形式表達(dá)出來(lái)。

(4)準(zhǔn)確。會(huì)議記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表述要準(zhǔn)確無(wú)誤，不能含糊，不能有任何內(nèi)容錯(cuò)誤。

6)會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法

會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

(1)標(biāo)題。

①會(huì)議名稱+文種，如““秘書(shū)工作”集團(tuán)公司第三屆董事會(huì)會(huì)議記錄”。

②文種，如“會(huì)議記錄”。

(2)正文。

正文的結(jié)構(gòu)是：首部+主體+結(jié)尾。

①首部。會(huì)議概況，包括會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席(主持人)；會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人簽名等。以上6項(xiàng)應(yīng)在主持人宣布開(kāi)會(huì)前填寫(xiě)好。

②主體。會(huì)議內(nèi)容，包括以下內(nèi)容。

(a)會(huì)議議題如果有多個(gè)議題，可以在議題前分別加上序號(hào)。

(b)發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容。記錄每人的發(fā)言時(shí)都要另起一行，寫(xiě)明發(fā)言人的姓名，然后加冒號(hào)。

(c)會(huì)議決議。決議事項(xiàng)應(yīng)分條列出。有表決程序的要記錄表決的方式和結(jié)果。

③結(jié)尾。另起一行，寫(xiě)明“散會(huì)”，并注明散會(huì)時(shí)間。

(3)尾部。

右下方寫(xiě)明“主持人：(簽字)”、“記錄人：(簽字)”。

例文

天地公司項(xiàng)目會(huì)議記錄

時(shí)間：6月10日上午9:00

地點(diǎn)：公司第一會(huì)議室

出席人：各分公司與直屬部門經(jīng)理

主持人：趙亮(集團(tuán)公司副總裁)

記錄：董晴(總經(jīng)理室秘書(shū))

一、主持人講話：今天主要討論一下前期工作的問(wèn)題。(略)

二、發(fā)言：“美廉娛樂(lè)城”的興建立項(xiàng)以及如何開(kāi)

第一分公司齊總：該項(xiàng)目的選址應(yīng)定位在亞運(yùn)村以北，清河以南……(略)

第二分公司劉總：該項(xiàng)目應(yīng)以體育健身為龍頭，帶動(dòng)其他餐飲娛樂(lè)項(xiàng)目。(略)

市場(chǎng)部郭總：匯報(bào)市場(chǎng)調(diào)查與預(yù)測(cè)的結(jié)果。(略)

財(cái)務(wù)部黃總：匯報(bào)公司的資金狀況。(略)

技術(shù)部王總：匯報(bào)建筑項(xiàng)目投、招標(biāo)情況。(略)

三、決議：

(一)～(四)(略)

四、散會(huì)(上午12:00)

5．編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)反映會(huì)議進(jìn)程、動(dòng)態(tài)和主要問(wèn)題，旨在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握會(huì)議的全局和主要信息，以便及時(shí)指導(dǎo)，開(kāi)好會(huì)議。寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要做到簡(jiǎn)要明確，迅速及時(shí)。

簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)是：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾。

1)報(bào)頭

報(bào)頭設(shè)在第一頁(yè)的上方，與正文部分隔開(kāi)。約占全頁(yè)三分之一的位置，下邊用橫線。報(bào)頭有如下內(nèi)容。

(1)簡(jiǎn)報(bào)名稱。一般用套紅印刷的大號(hào)字體，如有特殊內(nèi)容而又不必另出一期簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，就在名稱或期數(shù)下面注明“增刊”或“××?？弊謽印Ｃ孛艿燃?jí)寫(xiě)在左上角，也有的寫(xiě)“內(nèi)部文件”或“內(nèi)部資料，注意保存”等字樣。

(2)期號(hào)。寫(xiě)在名稱下一行，用括號(hào)標(biāo)注。

(3)編印單位。在期號(hào)下、間隔線上居左書(shū)寫(xiě)。

(4)印發(fā)日期。寫(xiě)在與編印單位平行的右側(cè)。

再下面，用間隔橫線將報(bào)頭與報(bào)核隔開(kāi)。

2)報(bào)核

即簡(jiǎn)報(bào)的中間部分，主要結(jié)構(gòu)是：(按語(yǔ))+標(biāo)題+導(dǎo)語(yǔ)+主體+結(jié)尾。

(1)按語(yǔ)。部分簡(jiǎn)報(bào)在標(biāo)題上端加注編者“按語(yǔ)”，以說(shuō)明編發(fā)這份簡(jiǎn)報(bào)的目的，或?qū)ξ闹兴惺马?xiàng)進(jìn)行評(píng)價(jià)。

(2)標(biāo)題。簡(jiǎn)報(bào)的標(biāo)題類似新聞的標(biāo)題，要揭示主題，簡(jiǎn)短醒目。

(3)導(dǎo)語(yǔ)。簡(jiǎn)報(bào)的導(dǎo)語(yǔ)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地概括全文的主旨或主要內(nèi)容，給讀者一個(gè)總的印象。導(dǎo)語(yǔ)一般有4種寫(xiě)法：提問(wèn)式、結(jié)論式、描寫(xiě)式、敘述式等。導(dǎo)語(yǔ)一般要交代清楚誰(shuí)(某人或某單位)、什么時(shí)間、干什么(事件)、結(jié)果怎樣等內(nèi)容。

(4)主體。即簡(jiǎn)報(bào)的主要內(nèi)容。用足夠的、典型的、有說(shuō)服力的材料將導(dǎo)語(yǔ)的內(nèi)容加以具體化。

(5)結(jié)尾?；?qū)χ黧w部分進(jìn)行歸納和概括，或提出希望及今后的打算。

3)報(bào)尾

在簡(jiǎn)報(bào)最后一頁(yè)下部，用間隔橫線與報(bào)核隔開(kāi)，橫線下居左寫(xiě)明發(fā)送范圍，最后在間隔橫線下居右的括弧內(nèi)注明共印多少份。

例文

鐵通公司××分公司

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

第(8)期

鐵通××分公司辦公室

編者按：6月13日，鐵通公司總部召開(kāi)了貫徹信息產(chǎn)業(yè)部精神文明建設(shè)及行風(fēng)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議精神的電視電話會(huì)議，這是鐵通公司成立以來(lái)召開(kāi)的精神文明建設(shè)和行風(fēng)建設(shè)的第一次電話會(huì)議，會(huì)議內(nèi)容很重要。本期《情況簡(jiǎn)報(bào)》轉(zhuǎn)發(fā)“秘書(shū)工作”副書(shū)記的講話要點(diǎn)，望各單位接到《情況簡(jiǎn)報(bào)》后立即著手這方面的工作，待公司總部正式發(fā)文后，分公司再根據(jù)實(shí)際情況做出具體安排。

會(huì)上鐵通公司副總經(jīng)理“秘書(shū)工作”傳達(dá)了會(huì)議精神及信息產(chǎn)業(yè)部精神文明建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和行風(fēng)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組下發(fā)的關(guān)于規(guī)范市場(chǎng)秩序，深化創(chuàng)建活動(dòng)的文件。鐵通公司黨委副書(shū)記“秘書(shū)工作”就如何貫徹會(huì)議精神做了重要講話，他提出4點(diǎn)意見(jiàn)。

一、提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，把精神文明建設(shè)當(dāng)作企業(yè)的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓。

二、結(jié)合實(shí)際，突出重點(diǎn)，抓好當(dāng)前精神文明建設(shè)的重要任務(wù)。

三、運(yùn)用媒體，抓住典型，把精神文明創(chuàng)建活動(dòng)引向深入。

四、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，形成機(jī)制，把精神文明建設(shè)落到實(shí)處。

最后再次強(qiáng)調(diào)，開(kāi)展這項(xiàng)活動(dòng)，一定要和建黨80周年活動(dòng)以及公司上下正在開(kāi)展的主題活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，統(tǒng)一起來(lái)。在通信工作會(huì)議上已經(jīng)形成了這樣的共識(shí)，即鐵通公司的思想政治工作要緊密地圍繞企業(yè)效益最大化來(lái)展開(kāi)，所以，凡屬政治工作的內(nèi)容，都要緊密地結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)與管理活動(dòng)，避免“兩張皮”，克服“假、大、空”。

送：××辦公室、公司各部(共印30份)

6．做好會(huì)議值班、保衛(wèi)工作

(1)會(huì)議值班制度要健全，人員要堅(jiān)守崗位。中大型會(huì)議一般要有會(huì)務(wù)秘書(shū)堅(jiān)持24小時(shí)值守，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。

①在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況，整理文件和資料，傳遞各種信息。

②要控制與會(huì)議無(wú)關(guān)人員隨便出入會(huì)場(chǎng)，特別是保密性較強(qiáng)的會(huì)議，更不能讓外人隨意進(jìn)出。

③手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問(wèn)題時(shí)，及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

④要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

⑤要堅(jiān)守崗位，人不離崗，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。

⑥必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者提供各項(xiàng)具體的服務(wù)。

⑦做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

⑧必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

2)會(huì)議保衛(wèi)工作。會(huì)議安全保衛(wèi)應(yīng)包括如下內(nèi)容。

①與會(huì)的重要人員人身的安全保衛(wèi)。

②會(huì)議重要文件的保衛(wèi)。

③會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)。

④會(huì)議的各種設(shè)備用品的保衛(wèi)。

⑤與會(huì)者私人貴重物品的保衛(wèi)。

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