怎樣訓練“出謀劃策，當好助手”的職業(yè)秘書呢？我個人認為，現(xiàn)代職業(yè)化秘書的訓練必須著重訓練兩個方面素質(zhì)，那就是職業(yè)秘書人員的“做人”和“做事”。秘書“做人”，指的是秘書人員的人品（職業(yè)道德）和人樣（職業(yè)形象）；秘書“做事”，指的是職業(yè)秘書人員必須具備的五種能力，即創(chuàng)新能力、執(zhí)行能力、溝通能力、商業(yè)能力和寫作能力，并且要能夠做到五力合一，形成合力。

第一，做人。是職業(yè)秘書從業(yè)的前提和基礎條件做人，強調(diào)兩個方面，分別是人品和人樣。

所謂人品，就是人的品質(zhì)和道德修養(yǎng)。俗話說，做事先學會做人，而在職場上所強調(diào)的“做人”的關鍵環(huán)節(jié)是職業(yè)道德。秘書職業(yè)道德顯得尤其重要，秘書是公司領導服務的辦公室人員，關鍵要要以公司為榮，為公司效力，要為公司盡力，就所謂秘書人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”。有了這個態(tài)度，就決定秘書在本職崗位上將會是兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨。享有國際聲譽的方法學家、思維學家吳甘霖先生在一次北大總裁班上作了一項調(diào)查，請公司老總說出自己所喜歡的員工和最不受歡迎的員標準是什么。結(jié)果五類員工列入最受歡迎的員工，分別是：第一類，自動自發(fā)的員工；第二類，找辦法提升業(yè)績的員工；第三類，從不抱怨的員工；第四類，執(zhí)行力很強的員工；第五類，能提建設性意見的員工。而最不受歡迎的員工也有5種，分別是：第一種，找借口的員工；第二種，損公肥私的員工；第三種，斤斤計較的員工；第四種，華而不實的員工；第五種，受不得委屈的員工。而最受歡迎的員工的標準，也恰在恰恰道出了現(xiàn)代企業(yè)公司所需要秘書人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”的職業(yè)道德。

所謂人樣，就是職場禮儀。職場禮儀主要是強調(diào)儀容、儀表、儀態(tài)。

儀容。強調(diào)職場的化妝和配飾。秘書人員的化妝不同于演員、模特和婚紗照，把自己本來的面目都用粉底給掩飾了。秘書人員強調(diào)的是淡妝，強調(diào)的是職場化妝，比如，據(jù)調(diào)查了解，中國移動公司、中國銀行窗口服務人員的化妝就非常接近職場形象，給人留下一種舒服清秀、富有親和力的優(yōu)雅效果。

儀表。強調(diào)職場的著裝。秘書往往是以上司代表和企業(yè)發(fā)言人的身份外界接觸，秘書的整體形象也就象征了企業(yè)的形象，因此塑造一個良好的職業(yè)形象，不僅能給人以好感，也有助于你的工作。秘書職業(yè)服裝應該是簡單線條加上剪裁大方的組合性套裝，最好選用70％純羊毛和30％化纖的混紡面料，就不容易起皺，也不會產(chǎn)生極光，一旦熨燙定型后會有相當穩(wěn)定的造型和線條感，能夠恰當?shù)匾r托出職業(yè)秘書的社會身份。并且服裝著色選用上，最適宜的色彩就屬灰色系列，中國銀行的員工制服就是選用這個色系。

儀態(tài)。強調(diào)坐姿、站姿和走姿的習慣。要做到站有站相，坐有坐相，行有風度。姿態(tài)是一個人下意識的顯露，也是一個與眾不同的風情，美麗的姿態(tài)能增加一個人的魅力。職業(yè)秘書的站姿，一定要能夠在保持頭部挺拔的同時，很自然地做到挺胸收腹提臀，這樣，整個人的精神狀態(tài)就出來了，顯得相當有精神，顯的神采飛揚。秘書從業(yè)人員的站立訓練最常用的就是“五紙貼墻站立”。職業(yè)秘書的坐姿，在保持上身姿態(tài)的基礎上，不管在何種坐態(tài)，女性職業(yè)秘書的膝蓋始終是靠攏的，這是女人與男人的最大區(qū)別。職業(yè)秘書的行姿，女性職業(yè)秘書走路盡量走成一條直線，膝蓋內(nèi)側(cè)似乎可以有些摩擦，但不是模特兒在T型臺上的貓步，那就顯的過于夸張。

第二，做事。職業(yè)秘書要著力訓練五個方面的能力，即創(chuàng)新能力、執(zhí)行能力、溝通能力、商業(yè)能力和寫作能力，并且能夠做到五力合一，形成合力。

一是創(chuàng)新能力?，F(xiàn)代中國十分重視創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和推廣，不斷提出“創(chuàng)新中國”和“創(chuàng)新是動力”等概念。而秘書作為企業(yè)、公司重要的一分子，培養(yǎng)創(chuàng)新能力顯的尤其重要，職業(yè)秘書的創(chuàng)新能力就是要求熟悉公司情況后，敢于突破傳統(tǒng)思維能力，突破條條框框，提出富有創(chuàng)意的思路。只要平時多動腦筋，就會有思考的習慣；有思考，就會有點子，有點子，有會有業(yè)績。美國是個創(chuàng)新意識相當強的國家，有這么一篇短文，就非常形象地描述著創(chuàng)新的例子。1979年6月，中國曾派一個訪問團赴美國考察初級教育，對美國的初級教育提出四點意見：1、學生無論能力高低，無不趾高氣揚、躊躇滿志，大有“我均不同凡響”意味；2、小學二年級學生，大字不識一斗，加減乘除還在數(shù)手指頭，就整天奢談發(fā)明創(chuàng)造；3、重音、體、美，而輕數(shù)理化；4、課堂幾乎處于失控狀態(tài)。學生或擠眉弄眼，或談天說地，更有甚者，如逛街一般，在教室里搖來晃去。最后，中國考察團作出考察預言：美國的初級教育已經(jīng)病入膏肓，再用二十年的時間，中國的科技和文化必將趕上和超過所謂的超級大國。在同一年，作為互訪，美國也派了一個考察團來中國，他們在考察了北京、上海、西安的幾報學校后，也寫出四個考察意見：1、中國小學生上課時喜歡把手端在胸前，幼兒園的學生喜歡將手背在后面，除非老師發(fā)問，否則不輕易改變；2、中國的學生喜歡早起，并且喜歡邊走路邊用早點；3、中國學生有一種作業(yè)叫“家庭作業(yè)”，據(jù)老師解釋，是學校作業(yè)在家庭的延續(xù)；4、中國把考試分數(shù)最高的學生稱為學生最優(yōu)秀的學生。因此美國的考察團也作出考察預言：中國學生是世界上最勤奮，起得最早，睡得最晚的；他們的學習成績在世界上任何一個國家的同年級學生比較，都是最好的。可以預測，中國在科技和文化方面，必將把美國遠遠地甩到后面。25年過去了，美國“病入膏肓”的教育制度共培養(yǎng)了五十六位諾貝爾獲得者和近二百位知識型的億萬富豪，而中國還沒有一所學校培養(yǎng)出一名這樣的人才。兩家的預言都錯了。上述例子說明什么問題，恰恰是民族的創(chuàng)新問題，一個國家需要創(chuàng)新，一個人更需要創(chuàng)新意識，多思考，多研究，多想象，充分發(fā)揮自身的潛能。美國的一位資深企業(yè)管理研究者說過，企業(yè)員工的創(chuàng)新意識就跟員工要準時上下班一樣重要，作為員工的一種職業(yè)習慣，企業(yè)才有生機勃勃的生機和巨大的潛力。因此，培養(yǎng)職業(yè)秘書的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，是現(xiàn)代中國秘書訓練的重要課程。

二是執(zhí)行能力。組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作，構(gòu)成執(zhí)行能力的關鍵要點。職業(yè)秘書如何沒有很強的組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作能力，作為他們的上司，將會累死職場。職業(yè)秘書的執(zhí)行能力主要表現(xiàn)在，公司或領導的指明發(fā)展方向后，能夠牽頭制定出完成這個項目具體實施方案。上司注重的目標管理、業(yè)績管理和結(jié)果導向，不太注重項目執(zhí)行的過程。例如，比較規(guī)范和上規(guī)模的公司，每年都會召開年度會議，提出公司的年度目標計劃。這個時候，職業(yè)秘書作為上司的左右手，就要協(xié)助上司做好目標任務執(zhí)行過程中的監(jiān)控，并隨時掌握目標任務完成情況，以供上司實時調(diào)整決策部署。在監(jiān)控過程中，職業(yè)秘書需要進行大量組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作工作，與客戶的協(xié)調(diào)，與部門的協(xié)作，形成一支善于戰(zhàn)斗的團隊，才能夠順利公司或領導指出的目標任務。因此，訓練是職業(yè)秘書的執(zhí)行力是最棘手課程，職業(yè)秘書需要經(jīng)過長期的訓練和升華，才能達到很強執(zhí)行力的境界。

三是溝通能力。做生意就是做朋友，做朋友關鍵是在溝通，秘書溝通的主要有電話、網(wǎng)絡、面對面交談等溝通方式。作為現(xiàn)代型的企業(yè)公司，大量的溝通工作是與客戶的溝通，而且大量的工作是由職業(yè)秘書完成的，職業(yè)秘書溝通不專業(yè)，客戶就無法信任你；職業(yè)秘書溝通不熱情，客戶只會冷落你；職業(yè)秘書溝通時不擇機，客戶只會煩著你；我一直認為，在商言商，在職言職，秘書要努力去掉口頭禪，去年不良的習慣的言語，千萬不要婆婆媽媽，喋喋不休。職業(yè)秘書人員電話溝通?？词呛芎唵蔚膭幼?，規(guī)范起來就比較難了，接電話的職業(yè)用語，很大程度上體現(xiàn)了一個公司的整體形象，因此，很多的企業(yè)公司要求指定一個前臺文員接聽電話，職場規(guī)范電話接聽模式是“自報家門”，這就猶如航空港的播音員小姐，無論是誰在播音，我們聽見幾乎完全是同一個人在講話，企業(yè)公司的秘書人員能夠做到這一點，那么效果會出奇的好，因此，我們始終要保持接電話時的職業(yè)語調(diào)與規(guī)范用語，這是秘書的首要基本功。再如，電話在兩聲與三聲之間接聽，也是職業(yè)秘書非常專業(yè)的電話接聽技巧。職業(yè)秘書面對面溝通，就比電話溝通艱難的多，因為面對面溝通需要的是形象和語言配合，面對面溝通給人的第一印象更重要是形象，其次才是語言技巧，包括口腔語言、肢體語言等。面對面溝通是個最為復雜的溝通過程，需要反復地實踐演練，才能得心就手。

四是商業(yè)能力。公司業(yè)務是公司發(fā)展壯大的基礎，沒有業(yè)務，公司就沒有效益可言，公司也就沒有發(fā)展可言。因此，職業(yè)秘書要具備很強商業(yè)運作能力，能夠為公司出業(yè)績，出效益。職業(yè)要提高商業(yè)運作能力，一定要遵循“一個原則”；做好“三類事情”；做到“五個是否”。遵循“一個原則”就是商業(yè)游戲規(guī)則。要記住自己是秘書身份，更注重的是商人身份，要能夠很好的遵循“成本+利潤=報價”的商業(yè)游戲規(guī)則，做好每一次業(yè)務的談判。職業(yè)秘書每天做好“三類事情”。第一類事情是能夠為公司帶來新生意、增加營業(yè)額的事情；第二類事情是能夠維持現(xiàn)有狀況及鞏固已有客戶的事情；第三類事情必須要做但對企業(yè)沒有直接利益的事情。在第一類事情沒有做好之前，決不做第二類事情。職業(yè)秘書做到“五個是否”。是否提供滿意的服務；是否向客戶索取電話、名字，取得進一步聯(lián)系的理由意愿；是否在客戶拒絕后繼續(xù)用其他辦法保持聯(lián)系；是否清楚、準確地表達客戶的要求；是否能讓客戶為你介紹新的業(yè)務或新的客戶。同時，職業(yè)秘書要具備商業(yè)敏感性，判斷項目的真?zhèn)位蚩尚行?，現(xiàn)在信息社會，個人信息和社會信息很容易被公開，一些不法分子會借助公司或個人急于做業(yè)務的心理，用業(yè)務為晃子，引導你上當受騙，我們常說“無奸不商”，通常就要求自身加強判斷能力，不要輕易上當受騙，給公司帶來損失。要能夠從當前的業(yè)務中挖掘、引伸出類似新的業(yè)務，做到觸類旁通，舉一反三，為公司帶來源源不斷的業(yè)務。

五是寫作能力?？?試大/職業(yè)秘書不會寫作，在任何時候、任何場合都說不過去。職業(yè)秘書的寫作又不同于作家的詩情畫意，而注重的是實用性文書，因為，公司文書具有很強的專業(yè)性和實用性，說它專業(yè)，是因為其涉及的內(nèi)容既和企業(yè)運作有關，又和具體事項有關，如果沒有對這些內(nèi)容完整充分的熟悉及對這界限分寸的把握，根本只可能是泛泛而談，沒有什么具體的內(nèi)容。說它實用，是因為其表現(xiàn)表現(xiàn)形式完全都根據(jù)內(nèi)容給予相應的格式表達，操作程序與操作標準都非常明確，實效性相當強。

秘書文書寫作關鍵要善于歸納總結(jié)，層次分明；很多的秘書人員在作書面匯報的時候，喜歡記流水賬，擔心上司不明白文稿意思，就喜歡把今日或今周的事件按時間順序一字不漏地寫了下來，今日上午九點到了哪個地方，路上使用什么交通工具，寫了一大堆過程，最后總結(jié)一句“沒有找到人，事情沒有完成”。見到這樣的文章，上司真是哭笑不得。秘書人員離被炒魷魚的日子也就不長了。因為上司根本不在乎過程，而在乎你的結(jié)果，你的目標結(jié)果沒有達到，講過程又有何用呢？因此，秘書人員文書匯報時，一定要注意歸納總結(jié)，言簡意賅。讓上司一看就知道事情完成還是沒有完成。

職業(yè)秘書寫作注重職場語言，讓人耳目一新，職業(yè)流行語言的使用，比如簡單的“報告”和“請示”，好多的秘書人員弄不清為何物。再比如，在會議紀要或會議中，還會出現(xiàn)第三人稱“他”，這是非常不規(guī)范的文書寫作，職業(yè)秘書不是在寫散文，更不是在編寫故事，而在作公司的實用性文書。

職業(yè)秘書寫作要通俗易懂，注重實用性。秘書人員的女性偏多，可能是女性天生的敏感和細致，還是情書接觸過多，動不動就來一段“詩情畫意”的文句，猶如作家的職業(yè)風范。

職業(yè)秘書寫作要注重時效性。職業(yè)秘書人員接觸的大部分均是會議記錄、簡報、請示、新聞等，都具有很強的時效性，事過境遷，就沒有使用價值，比如會議記錄，上司要求其中的一項事情由部門明天內(nèi)完成，而秘書人員的會議記錄在后天才能夠拿了出來，等你會議記錄出來后，這個事件就已經(jīng)完成，會議記錄就失去指導工作的本來意義。再比如上傳新聞稿，這樣的時效性更強，需要在第一時間上傳到指定媒介，如果秘書人員還在為新聞稿咬文嚼字的話，那還有什么時效性可言呢？因此，職業(yè)秘書經(jīng)常會加班加點，通宵達旦，就是要保證文書的時效性。

總而言之，職業(yè)秘書是商業(yè)業(yè)社會急需的一種職業(yè)，企業(yè)的老板和職業(yè)經(jīng)理人已經(jīng)日益認識到社會分工的重要性，只有依靠秘書的協(xié)助，自己才能更有效地從事經(jīng)營和管理。而社會仍然缺乏行之有效的秘書訓練體系，本應承擔這個責任的來建立與實施這套體系的高等院校和職業(yè)學院，卻因為幾十年來積重難返的體制而無法跟上時代的發(fā)展和適應這種經(jīng)濟轉(zhuǎn)型的變化，導師教學生死記硬背，學生畢業(yè)當了導師還是照樣復制。導師為了提高自己的學問價值，始終還在做文字游戲，結(jié)果秘書教育越走距離越遠，什么原理、定義、原則，即使考了一百分，也依然不知道自己究竟如何做秘書。因為，呼吁全社會關注職業(yè)秘書角色定位，全社會關注職業(yè)秘書的訓練，相信，在不久將來，職業(yè)秘書就會象高級會計師、律師一樣出現(xiàn)在企業(yè)公司的重要角落，扮演著“出謀劃策，當好助手”的重要角色。

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