秘書在日常工作中常常會遇到這種情況：客人按預(yù)約的時間來訪，可上司一時還離不開，要么是與前面的客人沒談完，要么是在打一個長途，需要讓客人等一會兒。在這個時候，你就得替上司招待客人。在客人等待的時候，你讓客人干等是很不禮貌的。如果客人有幾位，他們自己可能會聊點什么；如果只有一位客人，你讓他干等，他就會越等越急躁。因此，秘書在這個時候應(yīng)該跟客人聊點什么。在這種情況下，客人一般會主動提一些話題，范圍則可能從克隆人到世界杯。這時，秘書應(yīng)根據(jù)客人提起的話題與他進(jìn)行交談。如果能與客人進(jìn)行這種交流，客人不僅不會焦急，而且會對你本人產(chǎn)生一種信任感。

作為秘書，與客人交談是一項很重要的日常工作。作為一個優(yōu)秀的秘書，你不僅在與客人的交流時能聽懂客人說話的內(nèi)容，而且還應(yīng)能根據(jù)客人的興趣，進(jìn)行深入的交流，不是只會說“真的嗎”或者“是的”這幾個字。如果你老是說這幾個字，就會讓客人感到興趣索然。

又比如，你陪上司外出辦事，上司年紀(jì)大了，突然心臟病發(fā)作，或者出現(xiàn)腦溢血等緊急情況，在這種緊急情況下，你應(yīng)該是掏出手機(jī)，憑直覺就撥120電話。如果你把急救電話號碼忘了，還要問旁邊的人，或者查效率手冊什么的，浪費了寶貴的搶救時間，別說幾分鐘，就是幾秒鐘，都可以說是你的失職。

當(dāng)然，在秘書的日常工作中，像這種危險的突發(fā)性事件很少出現(xiàn)，但是，有大量的特殊情況需要秘書憑直覺來處理。比方說上午十一點鐘，上司正在會見客人，一個客戶公司的秘書電話說，原定于今天下午兩點他們的老總到公司來會談，由于種種原因，他們的老總脫不開身，希望你到他們公司去談。下午能不能過去，請馬上答復(fù)他們。在這種情況下，就要求秘書在向上司匯報之前，憑直覺拿出自己的腹案，因為給上司考慮的時間也不多，而且在這種情況下去請示上司，上司的腦筋也不一定一下子就轉(zhuǎn)得過彎來，也會感到左右為難。要在很短的時間內(nèi)作出判斷，只能憑直覺了。

秘書在工作中常常要憑直覺辦事。秘書的直覺從哪里來？當(dāng)然，首先要有豐富的經(jīng)驗，再有就是豐富的常識。因此，作為秘書，必須具備豐富的知識，特別是要具備豐富的社會常識，這類常識包括身材比較豐滿的最好注意少穿顏色較淺的衣服，患有糖尿病的人注意少喝灑，出現(xiàn)火情馬上打119報警，等等。如果秘書平時對上司工作的職責(zé)、負(fù)責(zé)的范圍、思考問題的方法和為人處世的態(tài)度有比較多的了解的話，就能很快作出判斷，向上司提出自己的想法。沒有豐富的常識和經(jīng)驗作儲備，你就產(chǎn)生不了正確的直覺，一遇到特別一點的情況，你就只能把矛盾上交，讓領(lǐng)導(dǎo)自己一個人去為難。考試大編輯整理

作為企業(yè)內(nèi)外一個信息交流樞紐，秘書每天都在與企業(yè)內(nèi)外各式各樣的人物打交道，所以，秘書不一定要具有某一方面的專長，但一定要是個“雜家”，上知天文地理，下懂風(fēng)土民情，前三百年能說出個甲乙丙丁，后五百年也能道出個ABCD。每一種社會職業(yè)都有自己的特長，銷售部的人會做買賣，開發(fā)部的人會搞科研，而秘書部門的人特長是什么？秘書的特長應(yīng)該就是有非常豐富的常識，特別是一些常識要非常淵博，這也可以說是秘書這種社會職業(yè)的特點。一個優(yōu)秀的秘書，可以說是一個偉大的常識家。具有非常豐富的常識是秘書的職業(yè)特征。常識是直覺的鄰居。

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