秘書工作的方法多種多樣。辦事、辦文、辦會雖然有許多程序性的做法，但同一類事務(wù)因不同環(huán)境、不同領(lǐng)導(dǎo)要求、不同性質(zhì)的機關(guān)單位，甚至不同個性的秘書會有不同的做法。比如寫文件，有的人喜歡先寫提綱，再打草稿，有的人喜歡先打腹稿，再一揮而就；又如接待客人，有的先說親切友好的客氣話然后再談?wù)?；有的則喜歡開門見山，直接進人問題核心，很難說哪種方法對或不對。秘書工作中的許多具體方法是靠長期實踐、通過經(jīng)驗積累而產(chǎn)生的，不是單靠書本所能教會的。何更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)角度，著重談?wù)勛龊妹貢ぷ鞯姆椒ā?/P>

1、思想上的“三個意識”

秘書要做好工作，要樹立“三個意識”，即組織文化意識、全局意識、責(zé)任意識。

(1)組織文化意識

沒有組織文化的融合性就沒有思想和行動上的統(tǒng)一性。組織內(nèi)部的每個成員都要深人學(xué)習(xí)組織文化，把組織文化深人滲透到每一項工作中，落實到實際行動上。領(lǐng)導(dǎo)的思想就是組織文化的重要組成，領(lǐng)導(dǎo)的命令都必須不折不扣地貫徹執(zhí)行。

(2)全局意識

服從、服務(wù)于全局是做好秘書工作的基本要求。每個秘書人員都要時刻以大局為重，牢牢把握大局，要善于從大局的角度思考問題。如果大局意識不強，就很容易陷入本位主義和小團體主義，工作就不可能做好。辦公室的每個成員都要正確處理大局和小局、全局利益和局部利益的關(guān)系，服從、服務(wù)于中心工作。

(3)責(zé)任意識

創(chuàng)造一流的工作業(yè)績的關(guān)鍵，就在于是否有強烈的事業(yè)心、責(zé)任感。要不斷加深對秘書工作性質(zhì)、地位、作用的認識.發(fā)揚高度負責(zé)的精神，自覺做到在標準上求高、措施上求嚴、工作上求實，盡心盡力、盡職盡責(zé)、扎扎實實、創(chuàng)造性地開展工作。

2.工作上的“三個滿意”

即讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，讓員工滿意，讓客戶滿意。讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，就是在工作中準確領(lǐng)會和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，使領(lǐng)導(dǎo)感到得心應(yīng)手。秘書應(yīng)當(dāng)做一個有心人，仔細觀察、認真了解領(lǐng)導(dǎo)的思想方法、工作方法和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)在為領(lǐng)導(dǎo)出主意、當(dāng)參謀方面，堅持超前性，把握準確性，注意針對性，講求實效性，做到問題準、內(nèi)容新、層次深、來源廣、傳遞快，想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急、供領(lǐng)導(dǎo)之所需，最大限度地滿足領(lǐng)導(dǎo)的要求。讓員工滿意，就是要從大局出發(fā)，從員工實際悄況和部門實際利益出發(fā)，充分發(fā)揮秘書部門的橋梁和樞紐作用，加強領(lǐng)導(dǎo)與下級部門的聯(lián)系，讓領(lǐng)導(dǎo)了解員工的情況，把下級部門的呼聲、要求及時傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。同時及時向下級部門通報組織一個階段、一個時期的重要工作，定期或不定期地征求他們的意見和建議。對下級部門的請示匯報，要分清輕重級急，及時辦理。讓客戶滿意，就是對來賓要做到進有迎聲，走有送聲，問有答聲，熱悄、禮貌、周到，杜絕門難進、臉難看、話難聽、事難辦的衙門作風(fēng)。讓客戶滿意與讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓員工滿意是相互聯(lián)系，相輔相成的，是一個密不可分的統(tǒng)一整體。讓領(lǐng)導(dǎo)有更多的精力和時間考慮大事、考慮全局、考慮內(nèi)部員工，讓員工滿意是更好地調(diào)動員工的積極性，共同為領(lǐng)導(dǎo)、為客戶做好服務(wù)工作，齊心協(xié)力把工作做好，讓客戶滿意是讓領(lǐng)導(dǎo)、讓員工滿意的落腳點，只有最終讓客戶滿意，才是最好地讓領(lǐng)導(dǎo)、讓員工滿意，才是秘書工作的根本目的。

3.為領(lǐng)導(dǎo)做好事前準備

秘書工作中的很多業(yè)務(wù)活動都是為領(lǐng)導(dǎo)的工作做鋪墊的。如領(lǐng)導(dǎo)決策前的信息收集與加工處理，領(lǐng)導(dǎo)召開會議前的籌備工作。領(lǐng)導(dǎo)出差前的出差事務(wù)準備，傾導(dǎo)批閱文件前的文件擬辦等等。這些鋪墊性工作的效率與效果直接影響領(lǐng)導(dǎo)工作的進程，秘書做好鋪墊工作應(yīng)注憊以下幾點。

(1)準確把握領(lǐng)導(dǎo)工作目標

既要準確把握領(lǐng)導(dǎo)整體工作的目標，又要準確把握即將開展的具體工作的目標，并將兩者結(jié)合起來。整體月標不明確，工作就會顧此失彼，具體目標不明確，工作就會失去針對性和有效性。

(2)明確領(lǐng)導(dǎo)工作進程與各個環(huán)節(jié)

主要包括：各個環(huán)節(jié)的任務(wù)要求，各個環(huán)節(jié)的時間進度，各個環(huán)節(jié)與相關(guān)方面的關(guān)系，各個環(huán)節(jié)的人員組織、政策決策等，在頂導(dǎo)決策中秘書要積極主動地進行協(xié)調(diào)，秘書部門是綜合協(xié)調(diào)部門，要按照領(lǐng)導(dǎo)要求和“有理、有節(jié)、有度”的原則及時解決依法行政中出現(xiàn)的矛盾和問題，避免“雞毛”擋車和其他扯皮現(xiàn)象，促進各項決策和工作部署的落實，明確了這些，秘書的鋪墊性工作才能主動而有序地進行。

(3)做好事前準備工作

比如領(lǐng)導(dǎo)要實地考察，秘書就應(yīng)事前安排好考察路線與交通工具。領(lǐng)導(dǎo)在考察中如需電視直播，秘書就需要事先與電視臺聯(lián)系落實。

(4)加強與領(lǐng)導(dǎo)的溝通

隨時把握動態(tài)。對可能發(fā)生的情況要有應(yīng)對措施秘書的鋪墊性工作方法可以歸納為：以領(lǐng)導(dǎo)的工作目標為指導(dǎo)，按鎖導(dǎo)工作進程和將要采取的措施與要求探作與領(lǐng)導(dǎo)密切溝通，確保鋪墊工作的有效性。在領(lǐng)導(dǎo)決策后.秘書要及時仔察反該。在督察程序上，根據(jù)領(lǐng)分的工作部署，及時提出有察建議，排出晉察單子，擬訂計劃方案，加大力度開展多種形式的督查活動。及時向領(lǐng)導(dǎo)反切決策的落實情況。

4.對領(lǐng)導(dǎo)決策的工作付諸行動

領(lǐng)導(dǎo)作出決策以后，秘書就要開展一系列的拓展延伸：草擬決策文件，提出執(zhí)行方案，發(fā)送文件和收集來自組織外部及內(nèi)部的反饋，領(lǐng)導(dǎo)召開的會議結(jié)束后，秘書要做好文件的立卷歸檔、會后的落實催辦。領(lǐng)導(dǎo)出差回來后，秘書要整理有關(guān)材料，了解出差效果，辦理出差經(jīng)費報銷等后續(xù)事務(wù)。秘書要做好拓展延伸工作應(yīng)注意以下幾點。

(1)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作預(yù)期的效果

通過拓展與延伸努力擴大領(lǐng)導(dǎo)工作的效果，這是拓展延伸工作的目的。反之，如果因秘書工作疏忽而影響目標的實現(xiàn)，比如信息傳輸不完整，問題沒有及時反饋，就

會造成損失.

(2)把握后續(xù)事務(wù)的具體要求

如領(lǐng)導(dǎo)召開重要會議后秘書不僅要件件催辦。而且要了解誰在辦理、怎樣辦理、何時完成、反響如何，稍有疏忽就可能影響全局工作。

(3)注意工作的整體性與連續(xù)性

拓展與延伸工作是整體工作的一部分，必須承接領(lǐng)導(dǎo)工作的發(fā)展脈絡(luò)和進程，比如人民代表大會代表提出縣城應(yīng)修建二環(huán)路，人民代表大會的秘書就無須等待領(lǐng)導(dǎo)布置，主動向縣委、縣政府反映，與規(guī)劃、建設(shè)等部門聯(lián)系，并在一定時期內(nèi)將結(jié)果反饋給代表。

秘書對領(lǐng)導(dǎo)工作拓展延伸的方法可以歸納為：以保證領(lǐng)導(dǎo)工作取得預(yù)期效果為目的，注意工作的整體性與承繼性，做好各種后續(xù)事務(wù)，使工作落到實處。

(4)替領(lǐng)導(dǎo)工作補償代勞

從一定意義上講，前述的鋪墊與延伸工作都能起到替領(lǐng)導(dǎo)工作補償代勞的作用。這里講的補償，指的是秘書對領(lǐng)導(dǎo)的精力、智力、能力的補償，代勞指的是領(lǐng)導(dǎo)由于公務(wù)繁忙、時間有限，將部分本該親自辦理的事務(wù)交給秘書辦理。領(lǐng)導(dǎo)管轄的領(lǐng)域越廣、范圍越大，需要秘書補償代勞的事情就會越多。許多新的事物，領(lǐng)導(dǎo)未必都做，這就必須依靠身邊的秘書發(fā)揮作用，補償領(lǐng)導(dǎo)之不足。

秘書的補償代勞工作應(yīng)注意以下幾點：

1)按照領(lǐng)導(dǎo)的要求辦理，不可以領(lǐng)導(dǎo)者自居，如接電話時亂表態(tài)，代鎖導(dǎo)作協(xié)調(diào)工作時瞎指揮等均應(yīng)杜絕。

2)嚴格按照授權(quán)范圍行事。既不畏首畏尾，也不超越授權(quán)。

3)扮演好雙重角色.即在責(zé)任感、使命感上，盡職盡責(zé)完成任務(wù);在心理和態(tài)度上，嚴守秘書角色本分，謙虛謹慎，做好代勞工作。

4)加強同領(lǐng)導(dǎo)的溝通，掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖。

5)收集各種信息資料，備領(lǐng)導(dǎo)所需。

秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作補償代勞的方法可歸納為：忠實執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，嚴守授權(quán)范圍，扮演雙重角色，注重雙向交流，加強平時積累，通過補償和代勞促進領(lǐng)導(dǎo)工作效率。

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