初萌正在前臺接電話，忽然看見兩位客人直接往辦公區(qū)走。初萌趕快叫住她們?？腿擞行┎荒蜔┑卣f：“我們昨天剛來過，是找銷售部的錢經(jīng)理的，昨天有點事沒辦完?！?/p>

初萌說：“對不起，請你們稍等一下。我馬上通知錢經(jīng)理?！彪娫捊油ê?，錢經(jīng)理說：“我不想見那兩個人，請你幫我擋一下?！?/p>

本案例中，對于錢經(jīng)理暫時不想見的客人，秘書要想方設法加以擋駕。比如用以下一些方式應付：

“很抱歉，錢經(jīng)理正在主持一個重要會議，您能否改日再來？”

“您是否可以留個條，由我轉交錢經(jīng)理?！?/p>

秘書人員在接待工作中，常常會遇到以下幾種情況。對這幾種情況，秘書人員要本著不違背原則、不怠慢來訪者的宗旨，機智靈活地妥善處理。

（一）當客人要求面見主要領導時

一般的來訪者普遍有一種心態(tài)，認為只有主要領導才能解決他們的問題或滿足他們的要求，所以，不管大事小事，都要找主要領導。

當客人提出要求面見主要領導時，秘書人員要根據(jù)具體情況加以處理。

1、對于無理取鬧、糾纏不清，或態(tài)度惡劣、脾氣暴躁的來訪者，不宜領導接待，應堅決擋駕。
　　2．來訪者所反映的情況比較重要，但主要領導因需處理更重要的問題而分不開身，可暫緩安排面見。

3．秘書人員不能確定問題的性質和主要領導的態(tài)度，可先行擋駕，待請示后再作安排。

（二）當領導臨時因事外出時

領導因某件急事必須辦理而突然外出了，而他事先約好的客人則按約前來。在這種意外情況下，秘書人員應及時向來訪客人說明情況，請求諒解。如果客人愿意等一會兒，秘書人員應先陪客人談談，等候領導回來，而決不能讓客人獨自坐在會客室里等候。如果等了一段時間以后，領導還沒有回來，那么就應征求來訪者的意見，看他是否愿意再等一會兒，或者是否愿意先回去，等領導回來后，再與他聯(lián)系約會。如果領導在外出時對如何接待有約在先的客人有交待，那么就要照領導的意見辦理。

（三）當客人貿(mào)然來訪時

秘書人員遇到這種情況，首先，要弄清來客的身份，包括姓名、工作單位、職務等；其次，問清楚來訪意圖；再次，向領導匯報。在沒有匯報前，不能給予肯定的答復。因為領導有可能沒有時間，也有可能不愿意見這位客人。而經(jīng)過聯(lián)系后，領導如沒有時間或不愿意見

來訪者，這時秘書人員就要靈活、機敏而又委婉地拒絕來訪者。

實例：有位推銷員來到某集團公司辦公室推銷其電子產(chǎn)品，要見總經(jīng)理。公司李秘書遇到這種情況后，根據(jù)多年摸索和積累的接待經(jīng)驗，首先，給推銷員熱情地倒上茶；其次，問清楚推銷員的姓名、工作單位、職務；再次，摸清推銷員的意圖。李秘書先以“我去看一下總經(jīng)理是否在”加以搪塞。在總經(jīng)理作出不愿意見來訪者的答復后，李秘書對推銷員說：

“實在對不起，總經(jīng)理現(xiàn)在不在?！庇捎诶蠲貢撵`活機敏，在接待過程中，沒有給推銷員留下一種缺乏誠意的印象，推銷員自己也沒有一種被攆走的感覺。

（四）、當來了不受歡迎的客人時

在接待工作中，有時會遇到一些不受歡迎的人，如為一點小事糾纏不休的人，多次跑來索取贊助的人，或提出一些無理要求的人等。對于這樣一些不受歡迎的來訪者，秘書人員也要以禮相待，顯示出自己的涵養(yǎng)和風度。首先要弄清來訪者的姓名、所在公司、有什么事情，了解了來訪者的意圖后，迅速請有關部門接待，并及時向領導請示、匯報?？傊?，以盡量使他們少干擾領導和自己的工作為宗旨，同時又要使他們感到?jīng)]有受到怠慢。

接待來訪中的意外情況是多種多樣的，秘書人員遇到這些情況時，既要堅持原則，又要機智靈活地妥善處理。對于客人的不合理要求，要學會委婉拒絕；對于干擾領導工作的客人，要巧妙擋駕；對于客人的糊涂想法，要耐心勸解。在接待中解決問題，才是高水平接待。

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