簽字儀式的準(zhǔn)備

1．文本的準(zhǔn)備

（1）定稿。定稿即通過談判和磋商確定會談?wù)轿募母黜?xiàng)具體條款及其表述的過程，這是文本準(zhǔn)備的前提。會談過程中，各方都可以對具體條款和表述提出修改意見。因此可以這么說，談判的過程，就是定稿的過程。只有在文本定稿后，才可能舉行簽字儀式。

（2）確定使用的文字。如果是涉外商務(wù)會談簽字，還要確定文本選擇哪國文字。如果雙方使用不同的語言文字，簽字文本應(yīng)該使用雙方的文字書寫印刷，具有同等效力。

（3）確定正本和副本。正本即簽字文本，用于簽字后由各方或交專門的機(jī)構(gòu)保存。正本的數(shù)量根據(jù)簽字方的數(shù)量而定，各方各保存正本一份，各方都必須在每份正本的每種文字文本上簽字。有時為了方便使用，也可以根據(jù)正本的內(nèi)容與格式印制若千副本。副本的法定效力、印制數(shù)量和各方保存的份數(shù)，由簽字各方根據(jù)實(shí)際需要協(xié)商確定，并在條款中加以規(guī)定。一般情況下，副本不用簽字、蓋章，或者只蓋章不簽字。

（4）校印。校印即根據(jù)定稿印制、校對正本和副本。文本排版后，必須經(jīng)過嚴(yán)格的校對，確認(rèn)無誤后，才能最后交付印刷、裝訂。國內(nèi)合同和協(xié)議書的標(biāo)印格式應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定。涉外雙邊簽字的文本印制時還應(yīng)注意優(yōu)先權(quán)的問題。

（5）蓋章。為了保證文本在簽字后立即生效，一般在舉行簽字儀式前，先在簽字文本上蓋上雙方的公章，這樣，文本一經(jīng)簽字便具有法定效力。

2．商定參加人員

（1）簽字人。簽字人員是簽字儀式上的主要角色。簽字人可以是雙力參加談判的主談人，也可另派更高級別的領(lǐng)導(dǎo)人作為簽字人員，以示重視。簽字人員要符合以下條件：

●具有法定資格。各方簽字人員必須具有企業(yè)法人代表資格，或者由法人代表所委托的人員簽字。委托簽字時必須出示委托人親筆簽署的委托書。

●規(guī)格相等。各方簽字人員的職務(wù)和身份應(yīng)當(dāng)—…致或大致相等。比如，企業(yè)之間舉行簽字儀式，一方由董事長簽字，另一方也應(yīng)當(dāng)由董事K出面，沒有十分特殊的情況，不應(yīng)當(dāng)派級別較低的人員簽字。

（2）領(lǐng)導(dǎo)人。為了表示對談判成果的重視和慶賀，簽字各方也可以派出身份較高的領(lǐng)導(dǎo)人參加簽字儀式，但也應(yīng)當(dāng)注意規(guī)格大體相等。

（3）致辭人。如安排致辭，一般由簽字各方身份最高的人分別致辭。有時也可安排上級機(jī)關(guān)或協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的代表致賀詞。

（4）主持人。如果簽字儀式中安排致辭、祝酒等活動，應(yīng)當(dāng)有一位主持人介紹致辭人的身份。主持人一般由主辦方派有一定身份的人士擔(dān)任。

（5）見證人。見證人主要是參加會談的人員，各方人數(shù)應(yīng)當(dāng)大致相等。

有時也可邀請保證人、協(xié)調(diào)人、律師、公證機(jī)關(guān)的公證人員參加。

（6）助簽人。助簽人的主要職責(zé)是在簽字過程中幫助簽字人員翻揭文本，指明簽字之處。助簽人必須十分了解文本的印制情況，非常熟悉業(yè)務(wù)，認(rèn)真仔細(xì)，忠實(shí)可靠。雙邊簽字時，雙方助簽人的人選應(yīng)事先商定。多邊簽字時，也可由主辦方派一名助簽人，依次協(xié)助各方簽字。派禮儀小姐擔(dān)當(dāng)助簽人的做法，僅適用于—些喜慶性的簽寧儀式，而且事先一定要劉禮儀小姐進(jìn)行培訓(xùn)。

（7）群眾代表。有時為了充分發(fā)揮簽字儀式的鼓動和宣傳教育作用，可邀請主辦單位或雙方單位的部分群眾代表參加，以鼓舞員工的士氣。

（8）記者。為擴(kuò)大影響，可邀請有關(guān)新聞單位派記者參加簽字儀式。

3．布置簽字廳

（1）簽字廳的選擇。簽字廳有常設(shè)專用的，也有臨時以會議廳、會客室來代替的。布置它的總原則是要莊重、整潔、清靜。

一間標(biāo)準(zhǔn)的簽字廳，應(yīng)當(dāng)室內(nèi)鋪滿地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設(shè)都不需要。正確的簽字桌應(yīng)當(dāng)為長桌，桌上最好鋪設(shè)深綠色的臺布。

（2）簽字桌椅。雙邊簽字，一般設(shè)長方桌，上鋪深綠色或暗紅色的臺呢。桌后放兩把椅子，為雙方簽字人員的座位。如簽字方較多，則加長桌子，增加座位。多方簽字也可將桌排成圓形或方形，或僅放一張椅子，由各方代表依次簽字。涉外雙邊簽字儀式的座位按主左客右的禮儀順序擺放，即客方的座位安排在主方的右邊。多方簽字則按禮賓次序安排各方簽字代表的座次，一般按英文國名當(dāng)頭字母的順序排列，也可按事先商定的順序排列。排在第一位的居中，第二位排在其右邊，第三位排在具左邊。

簽字桌上可放置各方答字人的席卡。席卡一般寫明簽字的國家或組織的名稱、簽字人的職務(wù)及姓名。涉外簽字儀式應(yīng)當(dāng)用中英文兩種文字標(biāo)示。

（3）準(zhǔn)備簽字用具。在簽字桌上，應(yīng)事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時所用的文具。

（4）國旗的擺放。與外商簽署涉外商務(wù)合同時還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國旗。插放國旗時，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列而行。

（6）講臺。如果安排致辭，可以簽字桌的右側(cè)放置講臺或落地話筒。

（7）會標(biāo)。簽字儀式的會標(biāo)要求醒目，寫法由簽字雙方名稱、簽字文本標(biāo)題和“簽字儀式”織成：

（8）香檳酒。有時在簽字儀式結(jié)束后，各方舉行小型酒會，舉杯共慶會談成功。工作人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好香檳酒、酒杯等。

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