1．會(huì)議的主題和議題
會(huì)議的主題是會(huì)議要研究的問題和要達(dá)到的目的。確定主題時(shí)，一是要結(jié)合本部門或本單位的實(shí)際；二是要有切實(shí)的依據(jù)；三是要有明確的目的。議題則是對主題的細(xì)化。
2．會(huì)議名稱
會(huì)議名稱分為幾種情況：一是固定的，如董事會(huì)等；二是不固定的，應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題或議題來定，其中，有的還可以包括時(shí)間、范圍等，如“風(fēng)光旅行有限公司XX年業(yè)務(wù)懇談會(huì)”。
3．會(huì)議議程與日程
會(huì)議主持人根據(jù)到會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)情況確定；發(fā)言人根據(jù)議題確定；議題順序即是議程產(chǎn)生的主要形式。編制會(huì)議議程表時(shí)要注意：了解一般事物習(xí)慣性順序，也要注意本單位有無對會(huì)議議程順序的相關(guān)規(guī)定；將同類議題盡可能集中排列；保密性強(qiáng)的議題要放在后面。日程一般采用表格形式或簡短文字，將會(huì)議按每天上午、下午和晚上3個(gè)單元時(shí)間安排，并將會(huì)議議題具體化。
4．選擇會(huì)址
選擇合適的會(huì)址是會(huì)議成功召開的重要保證。選擇時(shí)要考慮：租金是否合理；環(huán)境是否安靜；交通是否便利；大小是否適當(dāng)，即要與會(huì)議規(guī)模和主題相符，一般每人平均應(yīng)有2～3m的活動(dòng)空間，若會(huì)期長一些，場地可大一些；設(shè)備是否齊全；停車是否方便等。
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