秘書與上級(jí)之間交談技巧
來源:易賢網(wǎng) 閱讀:614 次 日期:2014-04-10 06:52:28
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一般說來,人們?cè)谂c自己同等級(jí)、同層次的人講話時(shí),表現(xiàn)比較正常,行為舉止都會(huì)比較自然、大方。但是,在與比自己地位高的人交往時(shí),就可能感到緊張;表現(xiàn)比較拘謹(jǐn),并且自卑感強(qiáng);相反,在與社會(huì)地位低于自己的人講話時(shí),就會(huì)表現(xiàn)得比較自如、自信,甚至比較放肆。

比如,有的人在自己的上級(jí)面前從不敢“妄言”,在同一科室的也不多說話,可是在自己的下級(jí)或所管班組面前講話時(shí),則落落大方,侃侃而談。有的則在一般人面前總是擺出一副能者的架勢(shì),可是一見到權(quán)威就顯得十分馴服和虔誠。

因此,上下級(jí)之間的講話,上級(jí)要力求避免采取自鳴得意、命令、訓(xùn)斥、使役下級(jí)的口吻說話,而是要放下架子,以平易近人的方式對(duì)待下級(jí)。這樣,下級(jí)才會(huì)向你敞開心扉。談話是雙邊活動(dòng),只有感情上的貫通,才談得上信息的交流。

平等的態(tài)度,除說話本身的內(nèi)容外,還通過語氣、語調(diào)、表情、動(dòng)作等體現(xiàn)出來。所以,不要以為是小節(jié),純屬個(gè)人的習(xí)慣,不會(huì)影響上下級(jí)的談話。實(shí)際上,這往往關(guān)系到下級(jí)是否敢向你接近。此外,上級(jí)同下級(jí)談話時(shí),要重視開場(chǎng)白的作用。不妨與下級(jí)先扯幾句家常,以便使感情接近,打掉拘束感。

上級(jí)同下級(jí)說話時(shí),不宜作否定的表態(tài):“你們這是怎么搞的?”“有你們這樣做工作的嗎?”

在必要發(fā)表評(píng)論時(shí),應(yīng)當(dāng)善于掌握分寸。點(diǎn)個(gè)頭,搖個(gè)頭都會(huì)被人看作是上級(jí)的“指示”而貫徹下去,所以,輕易的表態(tài)或過于絕對(duì)的評(píng)價(jià)都容易失誤。

例如一位下級(jí)匯報(bào)某改革試驗(yàn)的情況,作為領(lǐng)導(dǎo),只宜提一些問題,或作一些一般性的鼓勵(lì):“這種試驗(yàn)很好,可以多請(qǐng)一些人發(fā)表意見?!薄澳銈儗碛辛私Y(jié)果,希望及時(shí)告訴我們?!边@種評(píng)論不涉及具體問題,留有余地。

如上級(jí)認(rèn)為下級(jí)的匯報(bào)中有什么不妥,表達(dá)更要謹(jǐn)慎,盡可能采用勸告或建議性的措詞:“這個(gè)問題能不能有別的看法,例如……”“不過,這是我個(gè)人的意見,你們可以參考。”“建議你們看看最近到的一份材料,看看有什么啟發(fā)?”這些話,起了一種啟發(fā)作用,主動(dòng)權(quán)仍在下級(jí)手中,對(duì)方容易接受。

下級(jí)對(duì)上級(jí)說話,則要避免采用過分膽小、拘謹(jǐn)、謙恭、服從,甚至唯唯諾諾的態(tài)度講話,改變誠惶誠恐的心理狀態(tài),而要活潑、大膽和自信。

下級(jí)跟上級(jí)說話,成功與否,不只影響上級(jí)對(duì)你的觀感,有時(shí)甚至?xí)绊懩愕墓ぷ骱颓巴尽?/p>

跟上級(jí)說話,要尊重,要慎重,但不能一味附和?!疤мI子”、“吹喇叭”等等,只能有損失自己的人格,卻得不到重視與尊敬,倒很可能引起上級(jí)的反感和輕視。

在保持獨(dú)立人格的前提下,你應(yīng)采取不卑不亢的態(tài)度。在必要的場(chǎng)合,你也不必害怕表示自己的不同觀點(diǎn), 只要你從工作出發(fā),擺事實(shí),講道理,領(lǐng)導(dǎo)一般是予以考慮的。

還應(yīng)該了解上級(jí)的個(gè)性。上級(jí)固然是領(lǐng)導(dǎo),但他首先是一個(gè)人。作為一個(gè)人,他有他的性格、愛好,也有他的語言習(xí)慣等。如有些領(lǐng)導(dǎo)性格爽快、干脆,有些領(lǐng)導(dǎo)則沉默寡言,事事多加思考,你必須了解清楚,不要認(rèn)為這是“迎合”,這正是運(yùn)用心理學(xué)的一種學(xué)問。此外,與上級(jí)談話還要選擇有利時(shí)機(jī)。

上級(jí)一天到晚要考慮的問題很多。所以,假若是個(gè)人瑣事,就不要在他埋頭處理大事時(shí)去打擾他。你應(yīng)該根據(jù)自己的問題重要與否,去選擇適當(dāng)時(shí)機(jī)反映。

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