一、秘書部門的基本功能

什么是功能，什么又是職能?這是常易被混為一談的問題。這里講的功能，是指事物(具體講是指系統(tǒng)、機(jī)構(gòu))主體所具有的能力和作用的總和，它是由這一事物(系統(tǒng)、機(jī)構(gòu))內(nèi)在的索質(zhì)及其結(jié)構(gòu)組成所決定的。簡(jiǎn)言之，功能是某一事物(系統(tǒng)、機(jī)構(gòu))所能發(fā)揮的效能與作用。例如政府的基本功能是保衛(wèi)國(guó)家與管理(建設(shè))國(guó)家。或者說政府的行政功能主要有：保衛(wèi)功能、管理功能、服務(wù)功能等。當(dāng)其一個(gè)組織機(jī)構(gòu)建立、出現(xiàn)的時(shí)候，它的功能基本上也就確定了,一般是不以人們的主觀意愿隨意變化的。好比秘書部門通常不是行政執(zhí)行部門,如果領(lǐng)導(dǎo)人硬要把它當(dāng)作行政執(zhí)行部門去使用，那就必須改變它的內(nèi)在組成狀況與改變它的內(nèi)部結(jié)構(gòu)才行，而經(jīng)過這樣改造后的機(jī)構(gòu)，實(shí)質(zhì)上成為行使政府職權(quán)的機(jī)構(gòu)，已經(jīng)不再是原來意義上的秘書機(jī)構(gòu)了。

職能與功能既有聯(lián)系，又有區(qū)別。職能通常指領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)根據(jù)其需要與某一機(jī)構(gòu)的功能，而要求、交付給這一機(jī)構(gòu)的職責(zé)任務(wù)。功能與職能都含有我們通常所說的“作用”的意思。但功能含有先天的客觀性，人們不能任意夸大某一種機(jī)構(gòu)的功能，例如說秘書部門具有行政管理的功能,就不準(zhǔn)確；職能則含有外在的領(lǐng)導(dǎo)賦予性，上級(jí)可以賦予下級(jí)某些職能，不過最多不能超過上級(jí)本身的職能權(quán)限，職能的概念比功能小，不能超越功能的范圍，比如要求秘書部門發(fā)揮保衛(wèi)祖國(guó)的職能，顯然也是不準(zhǔn)確的。

(一)秘書部門的基本功能是“服務(wù)”與“輔助”

l.秘書部門的基本功能是“服務(wù)”，這是1985年以來歷屆全國(guó)秘書長(zhǎng)座談會(huì)精神都指明了的。從歷史上也可以看出，自古領(lǐng)導(dǎo)人設(shè)置秘書部門，就是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)日繁、政務(wù)日重，必須要有一個(gè)或大或小的機(jī)構(gòu)，—批或多或少的秘書為之服務(wù)，為之分擔(dān)一部分輔助性的、事務(wù)性的工作，才能進(jìn)行其領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)。黨中央多次強(qiáng)調(diào)的秘書部門“三服務(wù)”——為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各部門服務(wù)，為人民群眾服務(wù)的根本指導(dǎo)思想，也是從秘書部門的功能出發(fā)，并反映了這一功能的。

人們通常說秘書職業(yè)是服務(wù)性職業(yè)，秘書部門是服務(wù)性部門，秘書是服務(wù)人員，就是從其功能的角度講的。

2.秘書部門的職業(yè)性功能是“輔助領(lǐng)導(dǎo)”的“輔助功能”。也就是通常所說的助手作用的意思。前面已講到的，秘書部門的基本功能是“服務(wù)”，這是不錯(cuò)的。然而，服務(wù)—詞是一個(gè)廣泛社會(huì)化的詞語，使用范圍極其廣闊。可以說幾乎沒有什么行業(yè)與服務(wù)無關(guān)的。小平同志說“領(lǐng)導(dǎo)就是服務(wù)”。我們說教師為學(xué)生服務(wù)，醫(yī)生為病人服務(wù)，炊事員為吃飯的人服務(wù)，社會(huì)上所有的職業(yè)部是直接間接為他人服務(wù)，為人民服務(wù)的。但各行各業(yè)又都有其不同的、獨(dú)有的服務(wù)特點(diǎn)，教師通過教書育人為人民服務(wù)，醫(yī)生通過治病救人為人民服務(wù)，炊事員通過做好飯菜為人民服務(wù)。秘書部門則是通過做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，輔助領(lǐng)導(dǎo)來體現(xiàn)為人民服務(wù)的。因此，也可以直接說，秘書部門的功能是輔助領(lǐng)導(dǎo)的“輔助”功能，秘書是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)起一種助手作用的輔助性的服務(wù)人員，秘書部門應(yīng)當(dāng)發(fā)揮輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)工作的功能。由于助手作用仍然含義較廣，許多其他部門也是領(lǐng)導(dǎo)人的助手部門，其他許多工作人員也是領(lǐng)導(dǎo)人的助手，xx總書記在1990年全國(guó)秘書長(zhǎng)座談會(huì)上，稱秘書部門為領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”，這就較之籠統(tǒng)地談助手更明確了。領(lǐng)導(dǎo)的助手很多，而“左右手”部門則只此一家。

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