董事會是由股東會選舉產(chǎn)生的行使公司經(jīng)營管理權(quán)的執(zhí)行關(guān)。是公司的常設機關(guān)，是公司業(yè)務執(zhí)行、經(jīng)營決策制定的執(zhí)行機關(guān)。

一般的董事會會議指金融董事會議，金融董事會議即金融機構(gòu)同國內(nèi)其他部門或者國外企業(yè)合作開辦的金融企業(yè)、公司等組成的董事會成員的會議。

金融董事會會議需要通過公司章程，討論確定公司經(jīng)理級人員，審議公司經(jīng)營或者戰(zhàn)略和發(fā)展計劃，審查公司財務報告。

1。會議議題的準備：

確定議題，明確召開董事會會議的目的。

議題的來源：董事會會議議題的來源一般是根據(jù)有關(guān)形勢進行發(fā)展的分析，并結(jié)合本公司工作實際所確定的議題。

2。會議材料的準備：

董事長講話：一般由董事長的秘書負責，有時也由籌備處專門的秘書人員準備。

待議文件：主要是需在會上討論、議定的材料。如：銀行貸款慣例辦法或某一時期的工作發(fā)展規(guī)劃等。

參閱資料：是會議的參考性文件。金融工作與國民經(jīng)濟其他各個方面的工作，特別是生產(chǎn)、流通、計劃、財政、投資等方面都有密切的聯(lián)系。上述方面的有關(guān)文件，有關(guān)負責同志的講話、報告，對做好金融工作都有指導的參考作用。

交流材料：確定交流材料，要圍繞會議的主要議題，既要選擇成功的，有推廣、借鑒價值的材料，又要盡可能地兼顧不同的方面，從不同側(cè)面進行選擇，使其具有更大的代表性。

會議總結(jié)：對會議估價；決議與解釋；貫徹會議精神的要求。

3。會議范圍和出席人員的確定：

會議范圍要控制；確定與會人員的數(shù)目要準確，文秘部門要掌握情況。

4。董事會的會議議程與時間、地點的安排：

一般董事會會議都在公司內(nèi)部的會議室召開，或者在董事長辦公室召開。開會時間，在冬季的上午、下午都可以進行安排，夏季一般安排在上午召開為宜。

5。董事會會議的會場布置：

一般以圓桌會議形式布置。

6。發(fā)出召開董事會的通知

通常設計獨特、印制精美的請柬具有很大的吸引力，能使人對大規(guī)模的契約簽訂和會議發(fā)生興趣。在準備請柬過程中，秘書要反復地核對會議或會議期間所進行的各種活動所涉及的日期、時間、地點及會議的主持人、來賓及其他人員的姓名。所有的細節(jié)都要準確地反映在請柬上。