秘書工作規(guī)律，按研究范疇不同，有基本規(guī)律和具體規(guī)律之分。秘書工作的基本規(guī)律，是作用于秘書工作一切主要方面和主

要過程的規(guī)律；秘書工作的具體規(guī)律，是作用于秘書工作某一階段或某個方面的規(guī)律，例如，秘書寫作的規(guī)律，秘書參謀的規(guī)律，秘書協(xié)調(diào)的規(guī)律，等等。秘書工作具體規(guī)律是秘書工作基本規(guī)律的具體表現(xiàn)，秘書工作基本規(guī)律包含、支配和制約著秘書工作的具體規(guī)律。由于秘書工作綜合性較強，涉及面很廣，這里僅就幾種具體工作規(guī)律作些論述。

一、辦公室公文寫作規(guī)律

協(xié)助領(lǐng)導者撰寫公文是秘書工作一項經(jīng)常性的重要任務(wù)。秘書工作者要順利完成這項任務(wù)，就必須認識和掌握公文寫作的規(guī)律。辦公室公文寫作規(guī)律具體表現(xiàn)為五個方面相同一的涵義。

（一）起草者的思想與領(lǐng)導意圖相同一

公文是各級機關(guān)在管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具，是領(lǐng)導者行使領(lǐng)導職能的重要手段。公文寫作任務(wù)一股由機關(guān)秘書人員承擔，只要公文寫作任務(wù)一下達，秘書人員必須按照領(lǐng)導要求努力完成。公文寫作不同于其它文章的寫作，是受命寫作，而不是自由創(chuàng)作，是“要我寫”而不是“我要寫”，公文內(nèi)容必須體現(xiàn)領(lǐng)導機關(guān)的工作意圖，不允許摻雜作者個人的意見。作者思想與領(lǐng)導意圖必須保持高度一致，才能保證公文的質(zhì)量，獲得領(lǐng)導者的認可。這就告訴我們，秘書人員在公文寫作中一定要首先領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，弄清發(fā)文的目的、對象、內(nèi)容、要求、時間等要素，然后再寫作。領(lǐng)導意圖還包括黨和國家的方針、政策以及上級機關(guān)的指示精神，秘書人員也必須認真學習，深刻領(lǐng)會，只有這樣，才能充分體現(xiàn)領(lǐng)導機關(guān)制發(fā)文件的工作意圖。

（二）寫作內(nèi)容與客觀實際相同一

公文是在公務(wù)活動中形成，用于處理公務(wù)的文書，并具有法定的效力，因而，公文的內(nèi)容必須是真實的，所提措施是可行的，不允許有半點虛構(gòu)和夸張。公文起草者必須時刻牢記自己的筆下有財產(chǎn)萬千，有人命關(guān)天，有是非曲直，有毀譽忠奸。因此，寫請示和報告，必須如實反映情況，否則，就是欺騙上級組織；寫決定和指示，必須符合執(zhí)行單位的實際，否則，就是一紙空文，無法落實。這就要求秘書人員在動筆起草公文前必須進行調(diào)查研究，充分占有第一手材料，并且進行實事求是的分析，提出的任務(wù)措施和要求必須從受文單位的實際情況出發(fā)，做到切實可行。行文應(yīng)簡短，文風要樸實，做到實在、管用。

（三）行文格式與發(fā)文用途相同一

公文是具有規(guī)范體式的文書，公文寫作是一種規(guī)范寫作。國家規(guī)定的公文格式，是為了充分體現(xiàn)公文的法定權(quán)威性和約束力，以便更好地實現(xiàn)發(fā)文目的。每種行文格式各不相同，都與發(fā)文用途密切相聯(lián)。發(fā)文用途規(guī)定了行文格式，行文格式反映發(fā)文目的，為發(fā)文用途服務(wù)。例如，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性措施，獎懲有關(guān)人員，撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定，就要選用“命令（令）”的文種和體式；對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導原則，就要選用“指示”的文種和體式；向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關(guān)的詢問，就要選用“報告”的文種和體式。每個文種的選用是不同的，選用什么文種主要是由行文用途所決定的。遵循這一原則，就能正確選擇公文的文種和體式，明確表達發(fā)文用途，實現(xiàn)公文的效用；違背這一原則，就可能選錯文種，用錯體式，不能有效地發(fā)揮公文的作用，甚至給工作造成損失。這就要求我們，秘書寫作必須熟悉黨、國家和軍隊機關(guān)公文處理有關(guān)條例和辦法，嚴格按照法定的格式撰寫公文，不能隨心所欲；必須根據(jù)發(fā)文用途和行文關(guān)系正確選擇文種，采用恰當?shù)谋磉_體式，學會模式制作，使所寫的公文既規(guī)范，又適用。（四）公文語言與行文關(guān)系相同一

公文是以書面語言為表達形式的溝通與交流工具，因此，它的語言既區(qū)別于文學作品的語言，具有明白、平實、簡潔、規(guī)范等特點，又是要符合行文雙方的隸屬關(guān)系，根據(jù)行文關(guān)系選擇公文用語。例如，“報告”、“請示”是上行文，在公文用語上必須體現(xiàn)出下級機關(guān)對上級機關(guān)的尊重、請教、禮貌，多用陳述語氣；“決定”、“指示”等是下行文，在公文用語上必須體現(xiàn)出堅定、果斷、要求，多用祈使語氣；“函”是平行文，在公文用語上必須體現(xiàn)出尊重、平和、謙恭，多用商量的語氣。這種特定的語句、語氣和語詞，都是由行文雙方的隸屬關(guān)系決定的。遵循這一規(guī)律，就能實現(xiàn)公文表達形式與內(nèi)容的有機統(tǒng)一，有利于實現(xiàn)行文目的。這就要求我們，秘書在撰寫公文時，一定要根據(jù)行文雙方的關(guān)系選擇恰當?shù)恼Z言和語氣表達形式；否則，就有失體統(tǒng)，不合規(guī)范。

（五）擬制速度與公文時效相同一

秘書寫作往往有規(guī)定的時限要求，在一定的時間內(nèi)完成寫作任務(wù)，否則就難以發(fā)揮公文的作用。尤其是在緊急的情況下，更要爭分奪秒，及時起草、送審和印發(fā)。否則，對上不能使機關(guān)及時了解下情；對下，不能使問題得到及時解決。公文制作速度是由公文的時效性決定的。公文的時效性越強，要求秘書的寫作速度越快；必要時加班加點，按時完成。這個就要求秘書人員應(yīng)當從平時注意材料積累，培養(yǎng)快速構(gòu)思能力，學會模式制作，練就一氣呵成的硬功夫，勇于吃苦耐勞，學會電腦寫作等方面入手，提高快速成文能力，只有這樣，才能按時完成寫作任務(wù)。

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