一、情況介紹會議的基本特點

１。會議的規(guī)模多是中小型會議。

２。會議形式多采取座談會的形式。

３。一般由一個或幾個（屬于一個部門或系統(tǒng)）主要發(fā)言者進行情況介紹，他們是信息的發(fā)出者，會前要對發(fā)言的內(nèi)容做充分的準備。其他與會者則主要是信息的接收者，一般是針對主要發(fā)言者的介紹來提問或發(fā)言，會前不必準備好固定的發(fā)言稿。

４。情況介紹會議一般不形成決議或結(jié)論。

二、情況介紹會議的類型

１。為了擴大受眾范圍，做宣傳.它在活動或項目還沒有全部進行完時召開，目的是在會后使其活動或項目可以引起社會更多的支持或關注。

２。向上級進行匯報，為上級領導安排部署下一步工作提供依據(jù)。

不管是上述哪種情況介紹會議，都會有記者的參加，有媒體的參與。因此，在進行會議準備時應注意以下幾點：

１。發(fā)言稿的準備

由于會議的目的是為了擴大受眾范圍，使之對情況有所了解，所以發(fā)言要從歷史背景、意義、原有情況、現(xiàn)有情況、發(fā)展水平、特點、性能、功用等多方面詳細介紹。

另外，考慮到受眾之間的文化水平和專業(yè)知識水平會有差異，發(fā)言稿盡量少用專業(yè)術語或使用專業(yè)術語后用較易于理解的語言進行解釋。

２。對記者的提問事先有所準備

一般記者的提問多與所介紹的情況有關，所以要對所介紹的內(nèi)容了如指掌。另外，還要有心理上的準備，不要面對記者時不知所措。

３。會議材料的準備

會前最好把準備好的情況介紹做成書面材料并打印出來，在開會時發(fā)給與會者。

三、會場布置

鑒于情況介紹會議一般多由一方做主要發(fā)言，同時多有媒體記者參加等特點，在會場布置上應不同于上述的幾種會議。

一般應把主要介紹者置于突出位置，使每一位參會者或大部分參會者都能直接看到主要介紹者。

會場最好布置成臺上臺下的形式，使主要介紹者與其他與會者對面而坐，這樣便于溝通。

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