我國秘書正逐漸從“官吏”的概念，向“職業(yè)”的概念轉(zhuǎn)變。隨著改革開放、市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，深入研究秘書這種職業(yè)的現(xiàn)狀及其特點(diǎn)，對(duì)于人們認(rèn)識(shí)秘書職業(yè)的重要性，進(jìn)一步推動(dòng)我國秘書的社會(huì)職業(yè)化，提高秘書的社會(huì)地位和工作效率，都是有益的。

秘書職業(yè)的特點(diǎn)主要如下：

一、人數(shù)眾多，遍布全國

秘書是一種人數(shù)眾多的職業(yè)，它不僅遍布城鄉(xiāng)各地，就連國外任何一個(gè)有中國外交使領(lǐng)館、商務(wù)辦事處的地方，只要那里有一個(gè)我國的組織單位，就必定至少有一名領(lǐng)導(dǎo)人，需要有一名以上的人從事秘書工作。

秘書又是滲透于一切行業(yè)中的職業(yè)。無論政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、文教各條戰(zhàn)線的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，或是廠礦、農(nóng)村、醫(yī)院、學(xué)校，都有著本層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)工作與領(lǐng)導(dǎo)人，也自然就有秘書工作、需要或多或少、或?qū)Ｂ毣蚣媛毜拿貢藛T來支持、輔助其領(lǐng)導(dǎo)工作。上至中共中央、全國人大常委會(huì)、國務(wù)院、全國政協(xié)、xx這些重要的首腦機(jī)構(gòu)，都設(shè)有辦公廳，擁有大量的秘書人員；下至城市的街道辦事處、邊遠(yuǎn)山區(qū)的鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府，也都設(shè)有秘書部門或有秘書、文書人員。

秘書還是一切企事業(yè)單位都需要設(shè)置的崗位。這除了領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，任何單位領(lǐng)導(dǎo)都需要有秘書輔助處理信息、傳遞管理文件、掌管印章、辦理日常事務(wù)外，還由于秘書部門具有的“不管部”功能，決定了任何機(jī)關(guān)還必須有人協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，去管理與處理一些無其他部門分管的工作。在民間、私營企事業(yè)中，秘書同樣存在，只是性質(zhì)任務(wù)與工作方法有所差異。

筆者曾試圖用一個(gè)公式表示秘書的數(shù)量：

slo（s指秘書，l指領(lǐng)導(dǎo)，o指組織機(jī)構(gòu))

這個(gè)公式表明了秘書的人數(shù)總是多于領(lǐng)導(dǎo)的人數(shù)，而領(lǐng)導(dǎo)的人數(shù)又總是多于組織機(jī)構(gòu)的數(shù)量。這是一個(gè)十分簡明的普遍真理。我國由于歷史條件與其他復(fù)雜的原因，是一個(gè)多機(jī)構(gòu)、多領(lǐng)導(dǎo)人的國家。我國的任何一個(gè)機(jī)構(gòu)中，總有一個(gè)到幾個(gè)正副領(lǐng)導(dǎo)人。某些高級(jí)的、大型的機(jī)構(gòu)，還不止有黨政兩套領(lǐng)導(dǎo)班子，還有工程技術(shù)(總工程師)、財(cái)會(huì)(總會(huì)計(jì)師)、工、青、婦等眾多的領(lǐng)導(dǎo)人。90年代筆者在某市調(diào)查，該市共有市級(jí)機(jī)構(gòu)102個(gè)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)28個(gè)，國有較大企業(yè)46戶，集體所有制較大企業(yè)46家，鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和個(gè)體企業(yè)24267家，私營企業(yè)117家。在以上單位中從事專兼職帶秘書性質(zhì)的達(dá)255l9人，其中專事文書、文字、情息等工作的狹義的秘書1034人。該市是90年代才建市的縣級(jí)市，人口為70余萬，算是個(gè)中等略大的縣級(jí)市。另外還了解過一些大型企業(yè)的情況，如著名的大慶油田，下屬的縣團(tuán)級(jí)單位就有200多個(gè)，每家都有黨辦、政辦、工會(huì)辦、分廠或車間辦，以及還可能有總工程師、總建筑師、總會(huì)計(jì)師辦公室等等，都設(shè)有大大小小的秘書群體。在一所普通大學(xué)里，除了校部的秘書外，各系一般都有黨政兩辦，各業(yè)務(wù)處室如科研處、學(xué)報(bào)編輯部等，也都有秘書人員。如果我們把辦公室里的工勤人員(如駕駛員、炊事員)除開，大致估計(jì)一下：我國大陸有31個(gè)省(市、自治區(qū))，有2200多個(gè)縣，每個(gè)縣有幾十上百個(gè)部、委、局、辦、社等設(shè)有一兩個(gè)秘書機(jī)構(gòu)的單位；我國有約lo萬個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，80年代鄉(xiāng)鎮(zhèn)一般只有很少的文書人員，近年來由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與機(jī)構(gòu)的膨脹，開始建立辦公室，大的鄉(xiāng)鎮(zhèn)還設(shè)立了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的工商、稅務(wù)、計(jì)劃生育、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)等業(yè)務(wù)部門，秘書人數(shù)自然也在增長。又據(jù)國家機(jī)構(gòu)編制主管部門公布的資料，至1999年10月止，全國事業(yè)單位如學(xué)校、醫(yī)院、研究院所等共有約114萬個(gè)，均有秘書群體及秘書人員，再加上民間企事業(yè)，這樣粗略測算，我國的秘書人員近1000萬人；即便因定義不清沒有人準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，秘書隊(duì)伍是一支遍布全國的龐大隊(duì)伍(它比鐵道、紡織、鋼鐵、石油等等許多行業(yè)人數(shù)更多)，應(yīng)當(dāng)是沒有疑問的。

秘書屬于第三產(chǎn)業(yè)，秘書又是信息工作者，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，秘書職業(yè)還會(huì)發(fā)展。在某些發(fā)達(dá)國家如美國的秘書人數(shù)就從80年代初約占人口的1％，90年已接近2％。我國的機(jī)關(guān)單位數(shù)目比例比發(fā)達(dá)國家高，各方面領(lǐng)導(dǎo)人需要秘書的程度也高得多，(單就文書、檔案這一系列的工作而言，我國的公文多得多，程序也繁雜得多。)我國秘書的人數(shù)如果達(dá)到總?cè)丝诘?％，就有1300萬人，如隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，達(dá)到總?cè)丝诘?．5％，就會(huì)有1800萬人。然后，最早也要在21世紀(jì)中葉以后，才可能隨著辦公的高度自動(dòng)化和家庭辦公的普及化，秘書的數(shù)量再逐漸減少，或秘書職業(yè)同其他職業(yè)互相滲透交叉。

秘書在全國縱橫交錯(cuò)的行政與管理網(wǎng)絡(luò)中，構(gòu)成類似神經(jīng)中樞的信息系統(tǒng)與類似骨架的后勤保障系統(tǒng)，正是依靠這支龐大的隊(duì)伍，保證了各級(jí)各地領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)工作的運(yùn)行，保證了全社會(huì)活動(dòng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。如果沒有這支隊(duì)伍，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)信息閉塞，事務(wù)纏身，各個(gè)組織機(jī)構(gòu)都將可能癱瘓，社會(huì)將出現(xiàn)無序化的混亂。我們從以上秘書的數(shù)量與分布上，也可以看出秘書的重要。

二、位居中樞，近身助手

秘書職業(yè)是圍繞、依附、從屬于領(lǐng)導(dǎo)的一種職業(yè)。有的秘書界人士(包括實(shí)際工作者和理論工作者)不太愿意承認(rèn)這一職業(yè)特點(diǎn)，總覺得依附、從屬這些字眼不大好聽。其實(shí)社會(huì)上一切職業(yè)，都不是孤立存在的，許多職業(yè)之間、職業(yè)與社會(huì)之間，都有著依存的關(guān)系。知識(shí)分子，既依存附著于工農(nóng)大眾，又每每先驅(qū)于工農(nóng)大眾。而農(nóng)民，《漢書?食貨志》說“辟土殖谷日衣”，是指依附于田地上從事糧食與副業(yè)生產(chǎn)的勞動(dòng)者；醫(yī)生通常是在醫(yī)院診所中工作的；軍人是依附于老百姓的人民子弟兵。而秘書職業(yè)同這些職業(yè)都有個(gè)不同點(diǎn)，秘書是遍布于一切職業(yè)之中，位居各個(gè)機(jī)構(gòu)的中樞，圍繞于各個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)的。秘書職業(yè)在社會(huì)組織結(jié)構(gòu)中的地位，更接近于會(huì)計(jì)職業(yè)，任何單位只要有財(cái)務(wù)工作就有會(huì)計(jì)人員，只要有領(lǐng)導(dǎo)干部就有秘書人員。但它又不同于會(huì)計(jì)人員，會(huì)計(jì)是專門管理資金賬目的專業(yè)人員，其職業(yè)的業(yè)務(wù)范圍專一明確；而秘書則是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)的輔助人員，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮的主要是一種親密助手的作用。秘書在各單位組織結(jié)構(gòu)中處在位居中樞，接近領(lǐng)導(dǎo)的特殊位置。xx同志在1990年全國黨委秘書長座談會(huì)上把辦公廳室形象地稱為領(lǐng)導(dǎo)人的“左右手”，這是很重要的應(yīng)引起重視的提法：

(一)秘書的近身與“左右手”地位，使秘書成為領(lǐng)導(dǎo)同外界接觸交往的重要渠道，除了領(lǐng)導(dǎo)人本人直接收集的信息外，一個(gè)單位進(jìn)進(jìn)出出的信息，諸如文件、電話、傳真、報(bào)表等，都是先由秘書收發(fā)登記處理的。所以文書工作、信息工作、接待工作等成為秘書職業(yè)的經(jīng)常性基礎(chǔ)工作，并使秘書職業(yè)帶有強(qiáng)烈的文牘性。

(二)秘書的近身與“左右手”地位，使秘書最易了解領(lǐng)導(dǎo)所轄范圍的情況，接近領(lǐng)導(dǎo)決策的全過程，加之秘書可能列席領(lǐng)導(dǎo)核心會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件也要交秘書之手才能發(fā)出。這也就決定了秘書職業(yè)帶有強(qiáng)烈的機(jī)要性。即使在民間企事業(yè)里，雖然不一定叫機(jī)要性，但對(duì)經(jīng)濟(jì)情報(bào)保密的要求也是很高的。

(三)秘書的近身與“左右手”地位，表明了秘書職業(yè)的圍核性。圍核性是原解放軍秘書學(xué)者董信泰提出的，不再專述。

(四)秘書的近身與“左右手”的地位，使得秘書在一定情況下，可能被授權(quán)代表領(lǐng)導(dǎo)人處理某些事務(wù)。秘書部門的負(fù)責(zé)人或個(gè)別秘書，還可能起著領(lǐng)導(dǎo)的“代言人”、“代理人”、接近行政助理的作用。這種作用可稱為“賦予性”的結(jié)果，其他人員也可能被領(lǐng)導(dǎo)賦予某些職權(quán)，但秘書的賦予性顯然強(qiáng)得多。

以上，從秘書職業(yè)所處的位置，也充分說明了秘書的重要性。如果沒有秘書，領(lǐng)導(dǎo)人將很難掌握信息，聯(lián)系群眾，正確決策，進(jìn)行科學(xué)的、有效的領(lǐng)導(dǎo)。

三、全面綜合，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)

這主要指秘書職業(yè)是近身直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。領(lǐng)導(dǎo)工作的全面性，決定了輔助、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)人工作的秘書職業(yè)，也就必然帶有強(qiáng)烈的全面性。它不同于任何專業(yè)業(yè)務(wù)部門，它不專事某項(xiàng)專門業(yè)務(wù)，如工業(yè)、商業(yè)、生產(chǎn)、計(jì)劃、宣傳、組織等，但秘書必須全面綜合各種信息，是領(lǐng)導(dǎo)的全方位助手。對(duì)此，論述甚多，也不再贅述。秘書的社會(huì)職業(yè)化是一個(gè)歷史發(fā)展過程。當(dāng)然，官員型的秘書及秘書負(fù)責(zé)人，也還將長期存在，只是一般秘書的職業(yè)特征將會(huì)越來越顯著。

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