如何對會議進行有效的策劃
來源:易賢網 閱讀:855 次 日期:2013-03-28 09:21:26
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良好的會議策劃是會議成功的第一步,一個能夠令與會者帶著滿意離開的會議,必定是一個策劃周密的會議。會議策劃過程中年有三個要素,即會議目標、與會者和會議方案。

1.會議目標

任何一個會議都必須是為了達到某個目標,會議的目標決定了會議策劃的很多環(huán)節(jié),只有確定了會議的目標,才可以確定哪些人參加會議,相應地才可以確定會議的地點、會議的議程和和會議預算。譬如一個跨國公司亞太總部的年度計劃會議,其目標是要通過會議確定未來的經營戰(zhàn)略和營銷計劃,很顯然,這樣的會議要求一個高級別的會議場地,擁有先進的會議設施,而且有安全、保密等方面的高要求,這樣的會議顯然與一個政府部門組織的行業(yè)會議不一樣。因此,只有確定了明確的會議目標和為達到目標所安排的會議內容,才可以確定會議的其它要素。

當然,您的會議目標還與許多因素有關,也許由于一些與會議有關的客觀因素的限制,你的會議目標并不一定能全部達到,這樣就需要對您的計劃做一些調整。在這個過程中我們的會議顧問將和您一起探討您的會議目標,并從中抓住重點,在會議資源方面進行整合,確保您的關鍵目標能夠實現(xiàn)。

2.與會者

一旦明確了會議目標,就可以確定哪些人需要參加會議。除了與會議目標、會議內容直接相關的與會者以外,另兩類人是經常需要考慮的,一是是否需要邀請不同類型的貴賓,比如政府官員、行業(yè)主管、或者是專家學者等,這些人員的參加可以提升會議的層次。二是是否允許(或邀請)與會者攜帶家屬。如果是參加人數(shù)較少的中、高層會議,可以考慮邀請家屬參加,以增進中、高層員工之間的感情。另外,如果是獎勵旅游,也可以邀請家屬參加,以激勵這些獲得獎勵的員工更好地工作。

3.會議方案

會議策劃的結果,是一套完善的會議方案,包括會議概要(會議主題、會議時間、會議地點、與會人員等)、會議日程及相關實務、會議預算三個部分。

在會議概要部分,確定會議主題至關重要,會議主題應該與會議目標一致,同時具有號召力,能夠引起注意力和共鳴,比如區(qū)域合作會議可以“展望未來”作為主題,公司年會可以“營銷整合提升績效”為主題。為讓主題更加生動形象及深入人心,可以通過圖形標志來表達主題,表現(xiàn)“展望未來”的標志可以是未來風格的設計,“營銷整合”的主題可以用“涓涓細流,匯成奔騰的河流”之類的圖形表示。當然,也可以用會議主題的字母縮寫作為會議標志。

會議日程是會議方案的主體部分,這里要考慮的是與會者的到達和離開時間、每一個時段的活動安排、會議內容等,除正式會議議程外,包括進餐、娛樂和中間休息等,都需要盡可能詳盡準確的考慮和時間安排。此外,令人激動人心的開幕式和閉幕式是需要重點考慮的環(huán)節(jié)。會議日程經常是一份由時間和事件組成的表格,但是很多會議重要事項,不能在日程表中詳細列舉,因此對于會議策劃人員來說,一份詳盡的、包含了會議從策劃、實施到評估反饋每一個環(huán)節(jié)的相關事務列表是必須的,這實際上是會議組織的一份藍圖,如果能夠按圖索驥,會議自然能夠組織得井井有條,達到預定的會議目標。

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