1.公文的概念

2．公文的作用

公文是作為傳達和貫徹黨和國家的各項方針政策，代表法定作者處理、聯系工作的工具。它有以下十個作用：

（1）發(fā)布政令。通過公文傳達貫徹黨和國家方針政策，頒發(fā)政令、法規(guī)，動員群眾實施，規(guī)定人們的行為規(guī)范，如國家機關依法發(fā)布的命令、令、決定、通告、公告等。各種政令都是以文件的形式制定和發(fā)布的，所以這種作用又可稱為公文的“法規(guī)作用”。

（2）領導與指導工作。上級機關通過發(fā)布指示、決定、通知、計劃、會議紀要等公文，可以指導下級機關的工作。

（3）報告情況。下級機關通過報告、工作簡報、專題報告、調查報告、總結報告等向上級機關報告工作，以便上級了解情況，指導工作。

（4）請示事項。工作中遇到問題本機關又無權解決，可通過公文請求上級機關指示，作出決定或批準下級提出的意見。

（5）答復問題。上級機關通過公文批復下級機關請示的事項。

（6）商洽公務。在同級機關或不相隸屬的單位之間為了加強聯系，通過介紹函件或通知、邀請，以互通情況，商討問題，互相配合，處理各種公務。

（7）交流經驗。通過簡報、通報、調查報告等公文向有關單位通報情況，交流經驗。

（8）告之信息。用通知、通報、公報等公文向有關單位或群眾通報情況，告之信息。

（9）記載活動。如會議記錄、會議紀要、大事記等，記錄重大事項和問題。

（10）宣傳黨的方針政策，進行思想教育。領導機關發(fā)布的許多文件如條例、規(guī)定、辦法等。

3．公文的分類

（1）公文的分類方法各種機關有各自不同的職責范圍，并依法形成了各自使用的公文種類。高級領導部門與基層單位，行政機關與業(yè)務機關，地方政府機關與軍事、外交、經濟、科技部門，它們所使用的公文除了共同種類之外，還各有不同的側重種類，各式各樣，差異很大，這就帶來公文分類學的復雜性，即從不同角度，有不同的分類法。

1）從文體的來源和使用范圍分，公文可分為對外文件、收來文件、內部文件三種。

2）從行文關系上分，可分為上行文、平行文、下行文三種。

3）從文件的機密性分，可分為機密文件、內部文件、公布文件三種。

4）從文件的性質、作用分，可分為法規(guī)文件、行政文件、黨內文件三種。

5）從文件的使用范圍分，可分為通用文件、專用文件等。

（2）黨和國家機關通用公文的種類國務院辦公廳曾發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》，經過多年的實踐，修訂后的《辦法》從1994年1月1日起施行。把公文種類調整為十二類十三種，刪去“指令”、“決議”、“布告”三個文種，將“議案”作為一個新文種列入主要公文種類。即：命令（令），議案，決定，指示，公告，通告，通知，通報，報告，請示，批復，函，會議紀要。此外，中共中央辦公廳于1989年4月25日發(fā)布的《中國共產黨各級領導機關文件處理條例（試行）》中，正式文件的種類里還列有公報、條例、規(guī)定三個文種。這樣，現在常用的公文種類總共有十六種1）命令（令）；

2）議案；

3）決定；

4）指示；

5）公告；

6）通告；

7）通知；

8）通報；

9）報告；

10）請示；

11）批復；

12）函；

13）會議紀要；

14）公報；

15）條例；

16）規(guī)定。

還有一些文種雖不在國務院辦公廳正式規(guī)定之內，實際上應用也很廣泛，同樣可能具有公文的性質，或在一定條件下具有公文的性質。如某些章程、辦法、計劃、協(xié)議書、電報、記錄、簡報、調查研究、首長講話稿等。

4．公文的結構

公文體式的結構包括：發(fā)文機關、發(fā)文號、秘密等級、緊急程度、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄報、抄送機關、印發(fā)機關等項。

（1）文頭部分

1）發(fā)文機關。發(fā)文機關名稱或規(guī)范化簡稱加文件種類構成文件頭，用套紅大字居中印在公文首頁上部，以示莊重。

2）發(fā)文號。包括機關代字、年份、序號。如“國發(fā)［199×］×號”用黑體字標注于版頭下方居中或左下方，下邊用一紅線與正文區(qū)分，有的線中帶有五星。

3）秘密等級。公文內容涉及國家機密的，應根據機密程度，在公文頭的左角或右角，也可在正標題的左上方標明“絕密”、“機密”、“秘密”字樣。

4）緊急程度。公文內容緊急，在時間上要求緊急遞送的，應根據緊急程度在正文標題左上角注明“急”、“緊急”、“特急”、“限時送達”字樣。

5）簽發(fā)人。上報公文應當在發(fā)文號右側標注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標明簽發(fā)人姓名。

（2）行文部分

1）標題。根據字數可占幾行，要排列正中，位于發(fā)文字號下方，字體比文件頭的字體小些，比正文的字體大些。通常由發(fā)文機關名稱、公文的事由和文種組成。

2）主送機關。是公文的致發(fā)對象，應標注在標題之下，正文之上靠左，并頂格書寫，其后用冒號。標注主送機關，要寫明其全稱、規(guī)范性簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱，其名稱之前不能標出“主送”字樣。

3）正文。是公文的主體和核心內容。字體不能太小，字距行距要清晰。要求一文一事，文字準確、簡煉、邏輯清楚，標點正確。

4）附件。是附屬于公文正文之后的文字材料，是公文的重要組成部分。如有附件，應在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。

（3）文尾部分

1）印章。是公文制發(fā)機關對公文生效負責的憑證，除會議紀要和有特定版頭的普發(fā)性公文外，都應當加蓋發(fā)文機關印章。

2）成文時間。是公文生效的日期。成文日期應標注在公文“落款”即發(fā)文機關署名的下面，如無落款，可直接寫在正文右下方，必須以漢字標注

3）附注。是用以對文內某些內容事項進行解釋說明的格式項目。標注在公文生效標識域以下，主題詞檢索標識域以上。

4）主題詞。是用以確切表達公文主旨的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。主題詞必須準確、有慣次性，不能與標題混為一談。它的位置在文件尾部橫線之上，即抄送機關之上，由左向右排列，詞與詞之間要空一格，不能用標點符號。

5）抄報抄送機關。抄報抄送機關是受文的機關單位。標注在文件尾部的橫線之下，分列兩段，抄報機關在上，名稱要使用全稱或規(guī)范性簡稱。

6）印發(fā)機關。指發(fā)文機關的辦理部門。應在抄報抄送欄之下設印發(fā)機關欄，要標明公文印發(fā)機關或部門的全稱及印發(fā)時間。這里的印發(fā)時間與成文時間不一樣，應晚于成文時間。

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