無論是自動化還是手工操作，任何應(yīng)收賬款系統(tǒng)都應(yīng)該監(jiān)督以下六個控制點：
1、核對所有應(yīng)收賬款的余額和相關(guān)的交易記錄。所有的銷售記錄都應(yīng)該有相應(yīng)的發(fā)票;所有的付款都要有收據(jù)、存款回單或者銀行證明;為客戶提供的所有信用都應(yīng)該有信用備忘錄或者其他記錄文件。
2、每開一張發(fā)票都要作記錄，同時記住，要及時開具發(fā)票。及時開具發(fā)票有助于建立完整的財務(wù)記錄，展現(xiàn)公司良好的財務(wù)管理技能，而遲開發(fā)票則無異于損害公司的財務(wù)狀況。
3、確保所有的發(fā)票都已經(jīng)寄給相應(yīng)的應(yīng)收賬款客戶，每天或每周核對發(fā)票與郵寄的記錄，貼上標簽。發(fā)票與郵寄記錄必須一一對應(yīng)。如果會計部門身兼數(shù)職，負責郵寄之外的部門必須完成這項核對工作。同樣，這種做法對于公司的財務(wù)管理來說是有利無弊的。
4、確保應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)例行報告相關(guān)的信息，包括賬齡數(shù)據(jù)，欠款客戶以及超過信用額度采購的客|戶|名|單。有了這個基礎(chǔ)，你的企業(yè)才可以對過去已經(jīng)到期未還或者還款紀錄較差的賬戶采取收賬措施。
5、確保系統(tǒng)不僅能夠根據(jù)客戶的支付情況、信貸備忘和日記賬授予不同的信用額度，而且能夠處理爭議中出現(xiàn)的退貨、差錯、貨款，以及偶然出現(xiàn)的壞賬核銷。
6、系統(tǒng)及其功能必須能夠做到檢查應(yīng)收賬款總賬和分戶賬的余額以及客戶交易記錄三者之間是否一致。而這應(yīng)該成為一個例行檢查的工作，不可間斷。
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