備用金報(bào)銷的處理依企業(yè)備用金管理制度的不同而有所區(qū)別。備用金管理制度可以分為定額備用金制度和非定額備用金制度兩種。

所謂定額備用金是指單位對(duì)經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門(mén)或工作人員根據(jù)其零星開(kāi)支、零星采購(gòu)等的實(shí)際需要而核定一個(gè)現(xiàn)金數(shù)額，并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。實(shí)行定額備用金制度，使用定額備用金的部門(mén)或工作人員應(yīng)按核定的定額填寫(xiě)借款憑證，一次性領(lǐng)出全部定額現(xiàn)金，用后憑發(fā)票等有關(guān)憑證報(bào)銷，出納員將報(bào)銷金額補(bǔ)充原定額，從而保證該部門(mén)或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。只有等到撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時(shí)才全部交回備用金。

實(shí)行定額備用金的單位，其內(nèi)部各部門(mén)或有關(guān)工作人員使用備用金購(gòu)買貨物或用于零星開(kāi)支后，應(yīng)將所購(gòu)買的貨物交由倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收入庫(kù)，憑驗(yàn)收入庫(kù)單連同發(fā)票到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷，用于其他開(kāi)支的憑發(fā)票或其他原始憑證到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷。有關(guān)部門(mén)或工作人員報(bào)銷時(shí)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)編制現(xiàn)金付款憑證。出納員依據(jù)付款憑證將報(bào)銷的金額用現(xiàn)金補(bǔ)給報(bào)銷的部門(mén)或工作人員。這樣報(bào)銷后有關(guān)部門(mén)或工作人員于中的現(xiàn)金又達(dá)到了核定的限額。

例：M公司維修科使用定額備用金制度，金額為1200元。5月14日用現(xiàn)金購(gòu)買零配件800元，其備用金只剩下400元，次日到財(cái)務(wù)科報(bào)銷，會(huì)計(jì)編制付款憑證，出納員補(bǔ)給現(xiàn)金800元，這樣維修科的備用金又達(dá)到了1200元。會(huì)計(jì)分錄是：

借：管理費(fèi)用  800

貸：現(xiàn)金   800

如果5月14日維修科購(gòu)買零配件實(shí)際支付了1400元，由經(jīng)辦人員墊付現(xiàn)金200元，則5月15日?qǐng)?bào)銷時(shí)，出納員應(yīng)付給的現(xiàn)金就是1400元，維修科備用金在支付給經(jīng)辦人員墊付款200元后又恢復(fù)到1200元。