采購部門的采購備用金、收銀部門的找零備用金等都被稱為備用金，備用金是單位現(xiàn)金的特殊形式，其現(xiàn)金不由出納人員保管和收支，而由各部門人員在規(guī)定的額度內按照規(guī)定的范圍使用，以便于靈活地開展業(yè)務，提高工作效率。出納人員應當了解本單位的備用金保管和使用情況，按照規(guī)定辦理預借和報銷手續(xù)，保證備用金的安全與完整。

1.備用金借支管理

(1)由企業(yè)各部門填制“備用金借款單”，一方面財務部門應管理需要核定各零星開支，另一方面則憑此單據(jù)支給現(xiàn)金。

(2)各部門零星備用空一般不得超過規(guī)定數(shù)額，若遇特殊情況，應由管理部門經(jīng)理核準。

(3)各部門借支零星備用金時，應將取得的正式發(fā)票定期送到備用金管理人員(出納人員)手中，沖轉借支款或補充備用全。

2.備用金保管

(1)備用金收支應設置“備用金”賬戶，并編制“收、支日報表”遞交財務經(jīng)理。

(2)備用金應根據(jù)取得的發(fā)票定瑚編制備用金支出一覽表，及時反映備用金支出情況。

(3)備用金賬戶應做到逐月結清。

(4)出納人員應妥善保管與備用金相關的各種票據(jù)。

3.備用金的預借

(1)備用鑫管理一般有定額管理和非定額管理兩種方法。定額管理是根據(jù)各部門的實際需要和單位的財務負擔能力核定并報有關領導批準的備用金定額;非定額管理是按每次業(yè)務所需備用金管理額預借并按報銷壘頓核銷的備用金。

(2)財會部門應會同單位有關部門制定備用金的使用范圍，開支權限，領款、報精手續(xù)及報銷期限，并在預借時向專門負責人予以書面說明。

(3)領用備用金時，應借記“其他應收款-A部門(××個人)備用金”科目，貸記“庫存現(xiàn)金”科目。

4.備用金的報銷

(1)定額備用金的報銷。各部門在使用備用金后要到財務部門報銷，報銷期限至少每月一次，報鋪時出納員接審核無誤的報銷單據(jù)支付現(xiàn)金給備用壘管理人，補足其原定額。只有等到期末終了、撤銷定額備用金或調換經(jīng)辦人時才全部交田備用金。

(2)非定額備用金的報銷。非定額備用金一般系根據(jù)特定業(yè)務的需要而預借，因此并非長期保留項目，而是在業(yè)務辦理完后憑有關票據(jù)到財務部門一班性報銷，多退少補，一次結清，下次再用時則重新辦理手續(xù)，管理上與差旅費的預借和報銷十分類似。

【例】月末生產(chǎn)部門備用金保管員小劉報銷辦公用品支出300元。編制會計分錄如下：

借：制造費用 300

貸：庫存現(xiàn)金 300

【例】年度終了，收回生產(chǎn)部門備用金1 000元，待重新核定后再設立備用金。編制會計分錄如下：

借：庫存現(xiàn)金 1 000

貸：其他應收款——生產(chǎn)部門備用金 1 000