新修訂的《會計檔案管理辦法》增加了電子會計檔案的相關(guān)規(guī)定，將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規(guī)定會計檔案包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。新《管理辦法》還規(guī)定，滿足一定條件時單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。

僅以電子形式歸檔保存的會計資料，一方面在制度上確定了電子會計檔案的合法合規(guī)，方便會計檔案的保存和保管，另一方面也讓人不太放心，電子形式的會計資料平時看不見摸不著，機器故障、系統(tǒng)原因、人為錯誤等，都可能造成電子會計檔案的丟失。那么，電子會計檔案要怎樣保管才安全呢？

首先，在計算機系統(tǒng)的物理安全方面要有保證，比如防水、防火、防震、防盜等，注意辦公區(qū)域的鎖禁和巡查等。

其次，在計算機系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)的安全、可靠方面要有保證。能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；符合電子檔案的長期保管要求，并建立電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。

最后，針對電子會計檔案要利用計算機技術(shù)完善相關(guān)內(nèi)控制度，比如電子簽名，禁止未經(jīng)授權(quán)的訪問，防篡改，建立災(zāi)后恢復(fù)的應(yīng)急方案等等。

總之，電子會計檔案是順應(yīng)當前信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的，其保管與安全問題也應(yīng)當結(jié)合信息技術(shù)及內(nèi)部控制制度而做好風險防范，盡量應(yīng)用先進的技術(shù)和辦法保證電子會計檔案的安全。