商業(yè)信函格式

同其它信函一樣，商業(yè)信函也是一種具有習(xí)慣格式的文體。商業(yè)信函通常由信封、信文及附件3部分構(gòu)成。前兩部分是必不可少的，而后者則需視具體情況而定。

1)信封

(1)信封的種類

信封有橫式和豎式兩種。用橫式信封時(shí)，將收信人地址寫(xiě)在信封的上方；用豎式信封時(shí)，將收信人地址寫(xiě)在信封的右側(cè)，如果位置顛倒了，就會(huì)導(dǎo)致投遞錯(cuò)誤，發(fā)信人寄出的信又會(huì)給投遞回來(lái)。

(2)信封的內(nèi)容

①收信人地址。用橫式信封時(shí)，收信人地址居上書(shū)寫(xiě)；用豎式信封時(shí)居右書(shū)寫(xiě)。這部分內(nèi)容包括：郵政編碼，省、市(縣)、城區(qū)、街道、門(mén)牌號(hào)碼，以及單位全稱和業(yè)務(wù)部門(mén)名稱。收信人的地址要寫(xiě)得詳細(xì)具體、準(zhǔn)確工整。注意不要只寫(xiě)單位名稱而不寫(xiě)詳細(xì)地址，也不要簡(jiǎn)化單位名稱，以免誤投。

②收信人姓名。一般寫(xiě)在中間位置，字稍大。姓名后接寫(xiě)稱呼等，如“同志收”、“先生啟”。初次聯(lián)系工作時(shí)，如不知對(duì)方姓名，或有時(shí)為避免因?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)人員調(diào)動(dòng)工作(或出差)而延誤書(shū)信的處理，也可把具體業(yè)務(wù)部門(mén)作為收信人，如某廠“銷售科收”等。

③寄信人地址及姓名。用橫式信封時(shí)居下書(shū)寫(xiě)；用豎式信封時(shí)居左書(shū)寫(xiě)。

根據(jù)郵政部門(mén)的規(guī)定，郵票一般貼在橫式信封的右上角或貼在豎式信封的左上角。 (3)國(guó)外信封書(shū)寫(xiě)格式。為了便于投遞，對(duì)國(guó)外商業(yè)業(yè)務(wù)信函，應(yīng)按國(guó)外的習(xí)慣格式書(shū)寫(xiě)，國(guó)外信封的書(shū)寫(xiě)格式與國(guó)內(nèi)不同，而寄往使用英語(yǔ)的國(guó)家和地區(qū)的商業(yè)信函，其信封書(shū)寫(xiě)格式又分美式和英式兩種：

①美式信封書(shū)寫(xiě)格式，一般是在信封左上角寫(xiě)寄信人的姓名與地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址寫(xiě)在信封的居中偏右位置，包括：收信人的稱謂(先生、女士、經(jīng)理等)和收信人的名、姓、門(mén)牌號(hào)碼和路名、市名、州名、郵政編碼和國(guó)名。

郵票一般貼在信封右上角，航空標(biāo)志或貼或?qū)懺卩]票下方。

②英式信封書(shū)寫(xiě)格式，一般是將寄信人的姓名和地址寫(xiě)在信封的左下角，航空標(biāo)志或貼或印在信封的左上角；收信人的姓名與地址寫(xiě)在信封的居中位置，郵票也貼在信封的右上角。注意在寫(xiě)信封上的姓名、地址時(shí)，美國(guó)習(xí)慣一般都采用齊頭式，就是每一行左面都取齊。英式寫(xiě)法則多采用縮進(jìn)式，即每行逐次向右縮進(jìn)。

③為投遞方便，信封上(可在信封左上角或右下角)還標(biāo)注有關(guān)投遞事項(xiàng)，常見(jiàn)的有：

1)航空(By Air-Mail)；

2)掛號(hào)(Registered，或Reg；Regd.)；

3)快遞郵件(Express)；

4)包裹郵件(Parcel Post)；

5)印刷品(Printed Matter)；

6)樣品(Sample)；

7)商業(yè)文件(Commercial Papers)；

8)密函(Confidentia1)；

9)親啟，私人信(Private)；

10)贈(zèng)品(With Compliments)；

11)如無(wú)法投遞，請(qǐng)退某處(1fimdelivered，please re-turn to......)；

12)保護(hù)退還郵費(fèi)(Return Postage(Guaranteed)；

13)留存郵局(Post Restitute／Care Postmaster)；

14)無(wú)商品價(jià)值樣品(Sample(s) of no commercial Value)。 2)信文

信文又稱信箋。它記載商業(yè)業(yè)務(wù)的具體事宜，是商業(yè)信函的核心部分。信文內(nèi)容多種多樣，其表達(dá)既靈活，又有一定的格式。一般分為開(kāi)頭、正文、結(jié)尾和署名4個(gè)部分。

3)附件

商業(yè)信函常見(jiàn)的附件有報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品介紹或說(shuō)明書(shū)、訂購(gòu)合同、發(fā)貨通知單、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)書(shū)等，用以證實(shí)信文所寫(xiě)的各種論點(diǎn)，或作為商業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)的確認(rèn)手續(xù).

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