柏明頓：會議是一個公司必不可少的溝通方式，但是會議有沒有真正達到您想要的目的呢？

會議時常漫無焦點？討論冗長沒有結(jié)論？這里告訴你有效召開會議的要點，幫助你成功開好每一個會議。

又到了年初起跑的時候，每位主管面對的，無非是一大堆開不完的會議。

當(dāng)與會人數(shù)越多時，會議往往就越?jīng)]效率。不是為了一個不重要的問題陷入爭執(zhí)，就是會議時間冗長，最后卻沒有辦法達成結(jié)論。

主持會議的能力，是考驗一個人是否適合擔(dān)任主管的最簡單方式。要如何增加開會的效率，讓每個人都能各抒己見、各得其所？根據(jù)哈佛管理溝通雜志（harvardmanagementcom-munication）分析，首先，你需要掌握開會的十個要點，再來將這些要點與同事分享，建立彼此的共識。這樣一來才可以節(jié)省自己和別人的時間，有效提升會議的生產(chǎn)力。開會的十個要點包括：

■知道時間。為了尊重每個人的時間，開會最忌諱的就是拖延，尤其是一些經(jīng)常性的會議。所以要讓會議順暢的進行，要對每個議題的討論時間有限制。如果在某個議題討論太久，卻還沒有結(jié)果，就把這個議題記下來，下次開會時再討論。另外，如果這次會議一定要達到某些具體結(jié)論的話，在開會前就要先告知每個參與的人，不達到目的絕不罷休。不要為了減少與會人員的負擔(dān)而迅速結(jié)束會議，這只會讓你的后續(xù)動作更困難而已。

■不要忘了會議的主要理由。在企業(yè)，開會通常為了三個目的：溝通、管理和決策。而不管哪一個目的，最重要的是要以行動為焦點。例如討論要采取什么行動，上次行動的結(jié)果如何，或是在不同的行動方案中選擇一個。避免沒有討論行動的會議，因為那很可能只會浪費時間。

■會議的黃金規(guī)則：公開稱贊，私下批評。避免公開批評別人的意見，因為這對士氣有很大的傷害。此外，大家都在同一個公司工作，惡意批評別人并不會帶來什么好處。

為了避免會議上惡意批評別人的情況發(fā)生，會議前要事先告知同事，這次會議的負責(zé)人是誰，會議的時間有多長，以及會議的焦點是什么。遇到有惡意打擾議程的成員，會議主席要以堅定而有禮貌的態(tài)度，堅持將會議導(dǎo)入原來的議程。

■不要在非上班時間開會。盡量在日常上班時間開會，除非是很緊急的事情。喜歡在傍晚或者周末開會的人，缺乏工作與生活的平衡，自然也無法在正常時間做好份內(nèi)的工作，因為他們看不到他們所處世界的另一面，也無法看到周遭的另一個角落。

■不運用團體壓力使議案通過。不能利用會議，使一些違法或不適當(dāng)?shù)陌缸油ㄟ^。公司必須要有一些既定的價值觀，如果那些價值觀違反道德或是法律規(guī)定，試著改變那些價值觀，否則，令謀高就。

■不使用會議破壞他人生涯。在不斷變動的世界，過去的同事或部屬可能很快又會跟你碰面。如果你因為貪圖功勞，在會議上破壞別人的事業(yè)生涯，很可能在下一個工作上，這件事將會令你非常尷尬。你可以在會議上表達你的不同意見，但不需要犧牲掉另一個人的前程。

■公私分明。在工作場所難免會結(jié)交一些朋友，但是在開會時，就要避免被這些社交關(guān)系影響。在會議開始及結(jié)束時，難免需要一些社交來潤滑，但是必須清楚地知道適可而止。在會議中，太多的社交反而會使得不屬于該團體的成員感到厭惡，更使得會議缺乏效率。人總需要一些工作之外的人際關(guān)系，如果你發(fā)現(xiàn)你大部分的人際關(guān)系都需要透過會議建立，那你可能需要做些改變。

■會議最好的模式是民?，而非專?。不要試圖影響與會者，做出你想要的結(jié)論，更不要只憑你的職銜或權(quán)力來領(lǐng)導(dǎo)他人。好的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該使用說服，而不是用強迫的方式。另外，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該要了解會議的意義，如果你想要宣告自己的一項政策，只要將它發(fā)布在相關(guān)媒體上即可，不需要召集大家，控制整個議程，卻又不給大家討論的空間。

■建立清楚的議程，并在會議前讓大家傳閱。在開會前必須想清楚這次會議的目的、本質(zhì)和架構(gòu)。整理成清楚的議程，并在會議前讓大家傳閱。這樣才能讓與會人員有充分時間準備相關(guān)的資料。

■當(dāng)例行會議的目的已經(jīng)不存在時，停止繼續(xù)開會。如果你已經(jīng)無法清楚陳述某些例行會議的存在原因時，那就是該停止這些會議的時候。定期檢視會議存在的目的，才能避免官僚情況的出現(xiàn)。當(dāng)然，要廢除這些會議時，先想想這些會議當(dāng)初存在的理由，如果是為了設(shè)定公司未來的目標，就應(yīng)該繼續(xù)存在。

讓會議簡單、目的清楚，以及互相尊重，你將發(fā)現(xiàn)開會并不那么可怕。

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